Elementi internog okruženja organizacije i njihove karakteristike

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Sastavni dio provođenja SWOT analize je prepoznavanje tržišnih prilika i prijetnji, kao i utvrđivanje snaga i slabosti tvrtke, za koje se analiziraju različiti elementi internog okruženja organizacije.

Koje je interno okruženje organizacije?

Kada je u pitanju interno okruženje organizacije, obično se podrazumijeva skup elemenata na koje se može utjecati na ovaj ili onaj način, u usporedbi s čimbenicima okoline koji se ne mogu mijenjati. Dakle, unutarnje okruženje organizacije uključuje:

1. Ljudi.
2. golovi.
3. Zadaci.
4. tehnologija.
5. Struktura.

Kombinacija svih ovih elemenata je bit organizacije: ljudi, ujedinjeni u određenu strukturu, obavljaju niz zadataka, koristeći određene tehnologije za postizanje konačnih ciljeva.

Dakle, kombiniranje elemenata unutarnjeg okruženja organizacije može, ali ne mora biti učinkovito. Zadatak analize je identificirati one procese koji su idealno postavljeni, kao i one kojismanjiti ukupnu profitabilnost tvrtke.

Kako se klasificiraju elementi internog okruženja?

Glavni elementi unutarnjeg okruženja organizacije obično se klasificiraju u grupe, ili takozvane rezove:

• organizacijski dio;
• marketinški rez;
• okvir;
• proizvodni komad;
• financijski dio.

Radi praktičnosti analize, elementi svake grupe razmatraju se zasebno. U organizacijskom kontekstu proučavaju značajke poduzeća sa stajališta organizacijske strukture poduzeća. Pozornost se posvećuje kako hijerarhijskim odnosima unutar poduzeća, tako i sustavu interakcije između pojedinih struktura poduzeća. Marketinški dio daje predodžbu o rasponu proizvoda, njihovim značajkama i prednostima, čimbenicima cijene, kao i o metodama prodaje i oglašavanja.

Kada se razmatra financijski rez, pozornost se posvećuje financijskim izvještajima, dinamici glavnih pokazatelja troškova i profitabilnosti. Utvrđuje se učinkovitost novčanog toka. U kadrovskom dijelu razmatra se odnos između rukovodstva i izvršnog osoblja, te se vrši analiza rezultata radne aktivnosti. To također uključuje korporativnu ili organizacijsku kulturu organizacije, metode stimuliranja i motiviranja osoblja.

Peti dio - proizvodnja - uključuje popis tehnologija, normi, pravila i standarda za proizvodnju robe i kontrolu njihove kvalitete. Različiti inovativni razvoji i znanstvena istraživanja usmjerena na proširenje asortimana ili poboljšanje korisnih svojstava proizvoda, takođerpogledajte proizvodni rez.

Osoblje kao element internog okruženja

Zadaća situacijskog pristupa u analizi i donošenju upravljačkih odluka je sagledavanje ponašanja pojedinih zaposlenika, njihovih skupina, kao i prirode utjecaja upravljačkog osoblja. Prema ekonomskoj teoriji, osoblje je jedan od glavnih čimbenika proizvodnje, međutim u suvremenim stvarnostima tim zaposlenika postaje strateški važan element.

Upravljački zadatak je što učinkovitije organizirati rad osoblja, pri čemu treba uzeti u obzir nekoliko komponenti ovog procesa:

• načela regrutacije i zapošljavanja;
• prilagodba novih zaposlenika;
• praćenje osoblja, njegove metode;
• motivacija i stimulacija osoblja;
• obuka, razvoj osoblja;
• stvaranje i održavanje korporativne kulture.

Dakle, sustav organizacijske kulture organizacije, nepropisno prilagođen u poduzeću, može postati njegova slaba strana i kao rezultat toga otežati postizanje kratkoročnih i dugoročnih ciljeva i međuzadataka. Upravljanje timom ostaje jedna od strateških aktivnosti vođa.

Ciljevi tvrtke kao element internog okruženja

Prilikom analize stanja tvrtke i planiranja daljnje strategije postavlja se jedan ili više ciljeva. Zadatak menadžmenta poduzeća je odabrati samo ostvarive ciljeve koji odgovaraju stanju na tržištu itvrtka.

Posjedovanje dovoljnih financijskih sredstava, osoblje i učinkovito planiranje kombiniraju se kako bi doveli do pravog postavljanja ciljeva. Istodobno, popis općih ciljeva treba podijeliti na podciljeve ili zadatke, za čiju je odgovornost raspoređena među zaposlenicima ili odjelima organizacije.

Na primjer, tvrtka X, ulazeći na tržište s proizvodima masovne proizvodnje, postavlja cilj: postati lider na određenom tržištu u kratkom roku. Istodobno, poduzeće X poslovalo je u drugom segmentu, a analizom financijskih izvještaja utvrđeno je da postoji nepodmireni kredit od banke u velikom iznosu. Osim toga, analiza kadrovske politike pokazala je da odjel prodaje svoje funkcije obavlja neučinkovito te se ne postižu planirani pokazatelji. Očito je da je cilj koji je postavila uprava ne samo teško ostvariv, već je gotovo nemoguć.

Primjeri ispravno formuliranih ciljeva:

• dosegnite do 60% svijesti o robnoj marki;
• povećati tržišni udio na 16%;
• za ulazak u tri najbolje tvrtke na tržištu;
• povećajte prosječni račun na 1500 rubalja;
• povećajte promet web-lokacije na 2000 ljudi dnevno.

Dakle, kako bi se učinkovito postavili ciljevi, upravljanje tvrtkom mora se temeljiti na dubinskom istraživanju tržišta i trenutnoj poziciji tvrtke u njemu.

Zadaci tvrtke kao element internog okruženja

Nakon sastavljanja popisa ciljeva tvrtke, potrebno ih je podijeliti na zadatke, odnosno na komponente. Rijetko u bilo kojoj organizacijipostavljena je samo jedna meta. Dakle, strateški ciljevi tvrtke pretvaraju se u operativne ciljeve za godinu, polugodište ili kvartal. Nadalje, cilj je podijeljen na popis specifičnih zadataka koji se moraju izvršiti kako bi se postigao željeni rezultat.

Svaki od postavljenih zadataka mora imati dokumentiran krajnji rezultat, kao i odjele i određene zaposlenike odgovorne za njegovu provedbu. Evo primjera pretvaranja jednog od ciljeva u popis zadataka. Dakle, za postizanje cilja povećanja prodaje za 25%, tvrtka može rasporediti zadatke na ovaj način:

1. Povećajte raspored termina za svakog voditelja prodaje za 5%. Odgovornost i kontrolu snosi voditelj odjela Ivanov I. I.
2. Preliminarna analiza stanja na tržištu iz odjela marketinga, razvoj reklamne tvrtke uz mjesečno praćenje provedbe preporuka. Odgovorni - šef odjela A. P. Petrov.
3. Proširenje prodajnog tima na 20 ljudi do kraja godine. Odgovorni - HR-menadžer A. I. Sidorov.
4. Otvaranje 5 novih poslovnica u regijama u 6 mjeseci. Odgovorni - zamjenik direktora za razvoj G. I. Laptev, menadžer ljudskih resursa A. I. Sidorov.

Dakle, čelnik organizacije može kontrolirati proces postizanja cilja poduzeća u fazama, a ispravan rad kadrovskih menadžera omogućit će svakom zaposleniku da bude osobno odgovoran za postizanje ukupnog rezultata.

Tehnologije i njihovo mjesto u internom okruženju

Procestransformacija sirovina u gotove proizvode zahtijeva određene tehnologije. Ako se radi o tvornici konzervi, tada su potrebne posebne linije, obučeno osoblje, odobreni standardi i registrirani patenti. Sve gore navedeno odnosi se na poslovnu tehnologiju.

Koliko god iznenađujuće bilo, tehnologija je, kao element internog okruženja, prisutna čak i kod malih poduzetnika ili freelancera. Primjerice, fotograf ili dizajner u svom radu koristi poseban softver, opremu i tehnologiju bez kojih je jednostavno nemoguće ostati konkurentan na tržištu.

Struktura poduzeća kao element njegovog internog okruženja

Jedan od prvih koraka u analizi internog okruženja poduzeća je detaljno ispitivanje organizacijske strukture. Istovremeno, trgovci i menadžeri uspostavljaju ne samo popis internih odjela, već i odnos između njih, hijerarhijsku podređenost i ovisnost.

Hijerarhija u organizaciji rada osoblja pomaže učinkovitoj raspodjeli posla. Zaposlenici su razdvojeni i razdvojeni u posebne grupe i odjele, raspoređeni su u različite odjele. Hijerarhija u poduzeću može biti horizontalna i vertikalna, a u analizi se otkriva učinkovitost i kvaliteta raspodjele rada.

Jedna od važnih komponenti takve analize može biti određivanje učinkovitosti informacija i drugih tokova između organizacijskih jedinica. Na primjer, u poduzeću B, koje proizvodi dijelove zavozila, stalno se bilježe kašnjenja u provedbi plana. Zaposlenici su zamoljeni da popune kartice radnog vremena, uvedene su kazne, ali takve preliminarne mjere upravljanja timom nisu bile učinkovite.

Analizirajući odnos između odjela tvrtke B, pokazalo se da nisu krivi zaposlenici koji izrađuju dijelove, već odjel koji je odgovoran za popravak opreme. Dakle, mnogi strojevi su bili u mirovanju duže od predviđenog vremena zbog dugotrajnih popravaka.

Kako odrediti snage i slabosti poduzeća?

Donošenju menadžerske odluke prethodi temeljita analiza svih elemenata internog okruženja, vanjskog okruženja, nakon čega slijedi zaključak o mjestu poduzeća na tržištu i njegovim mogućnostima.

Podaci dobiveni tijekom analize moraju se prikazati u obliku liste. Na primjer, to mogu biti sljedeće stavke:

1. Nekvalificirano prodajno osoblje.
2. Nedostatak vlastitih akumuliranih sredstava.
3. Inovativni razvoji u proizvodnji robe.
4. Imati bankovni zajam.
5. Širok asortiman proizvoda.
6. Zastarjela proizvodna oprema.

Nakon izrade takve liste potrebno je podatke odvojiti po kvalitativnom utjecaju, odnosno utvrditi ima li ovaj ili onaj čimbenik pozitivan ili negativan učinak na poslovanje tvrtke.

Dakle, kao rezultat toga, početni popis treba podijeliti na dva dijela, a sljedeći korak treba biti procjena mogućeg utjecaja ovih čimbenika unutarnjeg okruženjaorganizacijama. Preporučujemo korištenje ljestvice od 1 do 5 ili od 1 do 10. Svaka stavka na popisu mora biti ocijenjena u bodovima, ovisno o tome koliko ovaj faktor utječe na aktivnosti tvrtke.

Sljedeći korak je procijeniti moguću štetu koju svaka od stavki na popisu može uzrokovati. Kao rezultat toga, rezultirajuća lista mora biti rangirana prema dvama pokazateljima – mogućnostima i vjerojatnostima. Ova metoda pomoći će da se odsiječe beznačajni podaci i stvori popis glavnih problema koji su pronađeni u analizi čimbenika unutarnjeg okruženja organizacije. Primjer kvalitativne analize organizacijskog okruženja trebao bi završiti specifičnim popisom od najviše 10 stavki za svaku od kategorija – slabosti i snage tvrtke.

Kakav je odnos između internog okruženja i SWOT analize?

SWOT alat uključuje analizu okruženja tvrtke, internog i vanjskog. Elementi unutarnjeg okruženja organizacije i njihove karakteristike pokazuju koje se snage mogu iskoristiti za postizanje konkurentskih prednosti. Popis slabosti dobivenih analizom pomoći će u prilagodbi aktivnosti tvrtke kako bi se njihova šteta svela na najmanju moguću mjeru ili modernizirala i poboljšala.

Rezultat SWOT analize pomaže u usporedbi prijetnji i prilika vanjskog okruženja, odnosno tržišta na kojem tvrtka posluje ili namjerava djelovati, s čimbenicima unutarnjeg okruženja. Zadatak marketingaša, menadžera ili vođe je izraditi marketinški plan na takav način da, koristeći prednostitvrtke su mogle izbjeći štetu od tržišnih prijetnji. Isto se može reći i za kombiniranje tržišnih prilika i snaga tvrtke - lider mora odlučiti kako ih najbolje iskoristiti zajedno.

Kako napraviti SWOT analizu?

Kako biste razumjeli kako pravilno provesti SWOT analizu, razmotrite najčešće pogreške koje menadžeri čine prilikom provođenja.

Nerazumno uvrštavanje elemenata internog okruženja u kategoriju prednosti ili slabosti poduzeća dovodi do grešaka u planiranju. Svaka činjenica mora biti potkrijepljena određenim brojkama i podacima iz izvješća. Neutemeljeno se može tvrditi da je tvrtka tržišni lider, ali to zapravo potvrđuju samo riječi čelnika, a ne marketinška istraživanja.

U isto vrijeme, osim pouzdanosti, svaka od navodnih prednosti mora se usporediti s poznatim podacima o konkurentima. To će otkriti stvarne snage poduzeća, koje će pomoći u postizanju njegovih ciljeva.

Na primjer, snaga tvrtke bila je bliska lokacija sirovinskih resursa. Očito, to pruža mnoge prednosti za tvrtku, pomažući uštedjeti i financijske troškove i vrijeme. Međutim, kada se analiziraju ove informacije u smislu razlika u odnosu na konkurente, može se pokazati da se svi glavni igrači nalaze u blizini izvora sirovina. Ispostavilo se da svaka tvrtka na tržištu ima tako jaku stranu, pa stoga neće biti moguće ostvariti prednosti u odnosu na konkurente.

Za praktičnost i sprječavanje pogrešaka, trebali biste analizirati konkurente iz dostupnih otvorenih izvora i odrediti njihove snage i slabosti. Zatim je vrijedno sastaviti testnu tablicu u kojoj se svaki element unutarnjeg okruženja uspoređuje s konkurentima. Kao rezultat toga, ispada da se tvrtka može pohvaliti ne tako puno prednosti.

Sve preporuke za utvrđivanje snaga i slabosti tvrtke također se mogu pripisati procesu analize prilika i prijetnji na tržištu. Sve informacije moraju biti istinite i točne.

Uobičajena je pogreška navođenje općih informacija koje neizravno utječu na aktivnosti tvrtke. Ili je njihov utjecaj premali da bi se mogao dokazati. Na primjer, neiskusni menadžeri navode takve čimbenike okoline:

• kriza u zemlji;
• teška situacija u gospodarstvu;
• nestabilni tečajevi.

Ako govorimo o krizama u gospodarstvu, nemoguće je izmjeriti i planirati njihov značaj za aktivnosti određene tvrtke. Faktor “krize” je prilično nejasan, pa ga treba razložiti na specifične komponente koje stvarno utječu na položaj poduzeća. Moguće je da je na državnoj razini uvedeno obvezno licenciranje ili su određene kvote za određene vrste djelatnosti.

Što se tiče nestabilnog tečaja, često ga spominju u svojim SWOT analizama one tvrtke koje nemaju valutnu ovisnost. Ako tvrtka ne uvozi ili izvozi, ne kupuje sirovine iz inozemstva,ne prodaje gotove proizvode u drugim zemljama, tada utjecaj fluktuacija tečajeva ima neznatan utjecaj na aktivnosti poduzeća.

Na kraju

Unutarnje okruženje tvrtke važan je strateški resurs koji može pomoći ili, obrnuto, naštetiti aktivnostima tvrtke. Unutarnje okruženje organizacije uključuje nekoliko osnovnih elemenata: ljude, tehnologiju, strukturu, zadatke i ciljeve. Takav skup elemenata nije slučajan, jer svaka organizacija s određenom strukturom zapošljava ljude koji uz pomoć tehnologije ostvaruju ciljeve i ukupne ciljeve poduzeća.

Voditelj organizacije u donošenju menadžerskih odluka treba se temeljiti na analizi unutarnjeg i vanjskog okruženja poduzeća. Ako postoji očigledna prijetnja na tržištu, tada će resursi unutarnjeg okruženja pomoći da se to prevlada. Isto vrijedi i za tržišne prilike, koje se mogu maksimalno iskoristiti samo korištenjem internih resursa poduzeća.

Resursi internog okruženja u analizi se ocjenjuju u smislu njihovog utjecaja i dijele na snage i slabosti poduzeća. Organizacijska struktura organizacije može biti slaba strana organizacije, dok se u isto vrijeme profesionalan i učinkovit marketinški odjel može pripisati snazi poduzeća.

Prilikom izrade marketinškog plana nekoliko općih ciljeva raspoređuje se u obliku zadataka među odjelima, odjelima, grupama i određenim zaposlenicima. Pravi sustavmotivacija i stimulacija osoblja, upravljanje timom pomoći će da se svakom zadatku da osobna odgovornost zaposlenika. U isto vrijeme, svaki zaposlenik u timu razumjet će da radi na postizanju jednog zajedničkog cilja.