Model je funkcionalan. Izgradnja modela "kako jest" i "kako će biti"

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Organizacija kao živi organizam je sustav organiziranih informacijskih procesa koji dolaze izvana, kruže iznutra, nastali kao rezultat. U isto vrijeme, nisu svi svjesno formirani od strane menadžmenta i/ili zaposlenika, objektivna stvarnost igra svoju značajnu ulogu.

Funkcionalni model je sustav povezanih sustava: osim planiranih, mnogi strukturni elementi, procesi i funkcije nastaju, između ostalog, kao posljedica pogrešaka u upravljanju, nerazumijevanja zadatka od strane zaposlenika ili pristrana procjena postignutog rezultata od strane menadžera. Neadekvatna analiza vanjskih utjecaja, dupliciranje zadataka, raznolikost odluka, psihologija odlučivanja i mnoge druge okolnosti temelj su za studiju koja analizira modele upravljanja organizacijom i predlaže učinkovita rješenja.

U bilo kojem trenutku možete odrediti kakoizgleda kao model funkcionalne organizacije u stanju "kako jest" (KAKO JESTE). Sa stajališta uspostavljenih metoda moguće je analizirati primljene ideje i formulirati načine za učinkovitiji rad i daljnji razvoj organizacije.

Postojeće iskustvo i metodologije

Jezgra IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) tehnika modeliranja trenutno je predstavljena raznim varijacijama i stvarno dobrim iskustvima. Temelji se na ideji nedjeljive čestice - bloka koji prikazuje neku poslovnu funkciju. Strane bloka su njegove uloge. Lijevo - ulaz, desno - izlaz, gore - kontrola, dolje - mehanizam.

Ovaj formalni stav prema organizaciji omogućuje nam da je predstavimo u obliku međusobno povezanih blokova (poslovnih funkcija). Posljedično, strukturni model organizacije predstavljen je skupom jednostavnih elemenata. Princip funkcionalne dekompozicije: jedan blok - jedna poslovna funkcija. Načelo ograničenja složenosti ograničava broj elemenata u svakom dijagramu. Načelo konteksta - bit poslovne funkcije same organizacije predstavljena je kao kombinacija ideja o tome što se planiralo stvoriti, što je i kako funkcionira.

Za objektivnu konstrukciju modela upravljanja organizacijom važno je i iskustvo stečeno u razvoju i implementaciji automatiziranih radnih mjesta, što je potaknuto napretkom u razvoju računalne tehnologije, pojavom lokalnih i globalnih mreža.

Rezultat primjene tehnike: "biti" (TO BE) obično predstavlja kakouvodi se jedan ili drugi informacijski sustav, a proces razvoja poduzeća smatra se prijelazom iz postojećeg stanja u unaprijed određeno. Sama po sebi, primjena tehnike ne daje uvijek značajan rezultat. Ne može se svaki funkcionalni model upravljanja prilagoditi određenom modernom informacijskom sustavu.

Temelji početka manekenstva

Model funkcionalne organizacije vrlo je težak zadatak. Radi pojednostavljenja rada, prvo treba pretpostaviti da je materijalna komponenta u normalnom stanju i besprijekorno funkcionira, a tehničke službe organizacije joj osiguravaju sve potrebno, kontroliraju inženjerske konstrukcije i opskrbu potrebnim vrstama energije u dovoljnoj mjeri. količine.

Uz ovu pretpostavku možete odrediti kako funkcionalni model izgleda za danu organizaciju u poziciji "kako jest" (KAKO JEST) u svom najčišćem obliku. Ako se kasnije pokaže da materijalna komponenta nije dobro radila, bit će potrebno još jedno modeliranje.

Da bi bili uspješni, potrebno je pretpostaviti da utičnica ima ispravan napon prije nego što uključite uređaj.

Početni cilj simulacije

Formuliranjem poslovne funkcije organizacije, njezine pozicije u okolnom društveno-ekonomskom prostoru, moguće je odrediti raspon dolaznih informacijskih procesa i odlaznog prometa. Materijali, alati, oprema, kao i rezultat funkcioniranja organizacije: proizvodi, usluge, društveno korisne djelatnosti su sekundarne iprezentiraju se tijekom simulacije kao opisi, informacije o glumačkim stvarnim objektima.

Uobičajena poslovna funkcija kao sustav koji kombinira mnoge elemente i procese predstavljena je kao skup blokova koji implementiraju jednostavne poslovne funkcije. U ovoj fazi određuju se dupli blokovi, formira se niz zadataka koje treba riješiti.

Razumijevanje obrazaca upravljanja organizacijom vrlo je važno.

Upravljanje u organizaciji

Organizacija osigurava upravljanje vlasniku, direktoru, menadžerima, vođama različitih razina. No funkcionalni model trebao bi odražavati stvarno stanje stvari i smatrati osoblje tvrtke specifičnim aktivnim resursom.

Nije važno tko gradi model. To može biti organizacija treće strane ili vaš vlastiti odjel. Razlika je značajna: upravljanje organizacijom je jedno, a modeliranje drugo.

Za točno utvrđivanje stanja "kakvo jest", ne treba se voditi mišljenjem zaposlenika - u ovom slučaju, kadrovi na svim svojim pozicijama prvenstveno su predmet istraživanja. Oni su opisani funkcionalnim modelom procesa, koji u konačnici daje potpunu sliku svih procesa.

Vodenje i režija…

Utjecaj menadžmenta i vlasnika značajno usporava proces modeliranja, što pogoršava funkcioniranje organizacije. O tome svjedoči iskustvo korištenja tehnike. Izgradnja modela "kao što jest" u kontekstu njegovog razumijevanjavodstvo je specifične osobne prirode.

Odabir izvođača treba prihvatiti kao apsolutnu činjenicu: on je taj koji je odgovoran za svoje postupke i nije dužan slijediti savjete, preporuke ili izravne upute organizacije.

Informacijski sustavi: funkcionalnost koja vam je potrebna

Utvrdujući dostignuća u razvoju informacijskih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, računovodstvo, logistiku i sl., moramo priznati da je rigidnost odluka postala tradicija. Zasad ne postoje takvi sustavi koji bi mogli prijeći okvire zadaća koje su formulirane na početku. Zadaci se razvijaju, softverska rješenja ne evoluiraju.

Uzimajući bilo koji postojeći sustav (na primjer, "1C: Računovodstvo", "1C: Upravljanje dokumentima", eDocLib), ne samo da možete vidjeti razinu ideja programera o njegovoj funkcionalnosti, već i odmah naići na ograničenja u provedba određenih poslovnih funkcija.

Ali moramo uzeti u obzir činjenicu da je, bez primjene barem jedne od postojećih metoda, nemoguće dobiti predodžbu o tome kakva je funkcionalnost potrebna, a što je očito suvišno.

Nakon implementacije ovog ili onog informacijskog sustava, često je potrebno doraditi algoritme i razviti dodatni softver. Ovo je vrlo važna točka u modeliranju osnovne poslovne funkcije organizacije.

Poslužitelj informacija o tvrtki

Za učinkovitu primjenu ustaljenih metoda i formiranje funkcionalnog modela kao idealnog(željenu) strukturu funkcija i procesa, zgodno je razmotriti tvrtku u obliku npr. web stranice. To vam omogućuje stvaranje vlastite interne infrastrukture (glavni ured i udaljeni odjeli), implantaciju programa koji se u njoj koriste (računovodstvo, logistika, upravljanje dokumentima) i pružanje funkcionalnosti u skladu s radnim obvezama zaposlenika.

U ovom obliku prikladno je ne samo formalizirati funkcije svakog elementa (osoblje, oprema, korišteni programi, važne tablice, itd.), već i osigurati njihov razvoj tijekom rada tvrtke.

Trenutni elektronički "vinaigrette"

Teško je podcijeniti doprinos koji su proračunske tablice i Word dokumenti dali organizaciji elektroničkog upravljanja dokumentima. Sa stajališta modeliranja i izgradnje funkcionalnog modela organizacije važna je analiza informacijskih procesa, korištene tablice i datoteke.

Usustavom informacija o korištenim resursima lako je utvrditi izvor njihovih promjena, potrošača i, prije svega, trenutni sadržaj. Uspostavljena tradicija često dovodi do činjenice da su cjeloviti elektronički dokumenti u svojim formatima uključeni u određene sustave upravljanja dokumentima. Sa stajališta implementacije, to je prihvatljivo, ali s gledišta učinkovitosti nije.

Nedavno su se pojavili i razvili alati za izradu i obradu proračunskih tablica i dokumenata pomoću PhpOffice knjižnica (PhpExcel i PhpWord). Korištenje ovih alata omogućuje vam izolaciju od stvarnih dokumenatasamo potrebne informacije i generirajte željene rezultate, koji se tradicionalno mogu otvoriti u MS Excelu i MS Wordu.

Djelomični sažetak rezultata

Upotreba popularnih tehnika funkcionalnog modeliranja, odabranih informacijskih sustava, računovodstvenih i logističkih programa, spojenih u jedan vlastiti informacijski sustav (poslužitelj), omogućuje kreiranje željenog modela upravljanja organizacijom. A uz pomoć alata kao što je PhpOffice, možete mu dati fleksibilnost, mogućnost razvoja.

Nažalost, rijetko je moguće izgraditi željeni informacijski sustav bez dodatnog programiranja. Međutim, vrlo je važno uzeti u obzir postignuto razumijevanje funkcionalnosti u korištenim softverskim proizvodima.

Konkretno, moderna proračunska tablica je, prije svega, neophodna funkcionalnost, a njezin je stvarni sadržaj stvarni odraz jednog ili drugog funkcionalnog bloka na strukturnom modelu. Ako uzmemo "1C: Računovodstvo" kao primjer, onda možemo vidjeti da njegova struktura i funkcionalnost u potpunosti odražavaju stvarnost. Istovremeno, tehnička podrška proizvođača ujednačava krutost sustava, omogućavajući potrošaču da dobije potrebnu funkcionalnost, odražavajući promjene u informacijskom poslovnom prostoru.

Viša sila: nepredviđene okolnosti

Pozivajući se na okolnosti više sile u svojim unutarnjim i vanjskim odnosima, organizacija pouzdano svjedoči o svom neznanju kako će izaći iz ovoga ili onogsituacije. I tako automatski potpisuje zajamčeno povlačenje obveza.

Sposobnost organizacije da ispuni svoje obveze od iznimne je važnosti za partnere, za kupce i za vlastite zaposlenike, odnosno za okolno društveno-ekonomsko okruženje.

Formula za savršeno društvo

Priroda je svrsishodna, svaki njezin organizam promišljen je do najsitnijih detalja i sposoban je ne samo adekvatno odgovoriti na svaku promjenu u okolišu, već se i sam oporaviti, bez vanjskog uplitanja.

Idealna organizacija je ona koja, zapravo, "ne postoji", ali svoju funkciju obavlja. Kada se organizacija organski uklopi u društveno-ekonomsko okruženje koje je okružuje, postane njezin neizostavan dio i adekvatno se razvija, tek tada će to okruženje osigurati život poduzeća i brinuti se o njemu kao o dijelu njegovog tijela.

Obrnuti ciklus

Rezultat bilo koje simulacije bilo koje organizacije je prije svega razlog za ponavljanje procesa. Modeliranje je viša razina programske stvarnosti, manje formalna i kruta od izgradnje informacijskih sustava.

Svaki program (kao što iskustvo svjedoči) može se poboljšati jer je riješen sam po sebi. To daje osnovu za reviziju algoritma rješenja, njegovog rezultata i kompetentnije vrednovanje ulaznih podataka.

Konstruirani model je program višeg reda. Kada se implementira, pruža neprocjenjivo praktično iskustvo, dobar je razlogvrati se na početak.