Plaćanje putnih naknada: što trebate znati o tome?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Plaćanje putnih troškova nije samo prilika za putovanje o trošku tvrtke, već i odgovornost koja nameće niz ograničenja slobode kretanja zaposlenika. Neki smatraju da je besplatno putovanje i minimum posla nešto čemu treba težiti kada poslodavac dodjeljuje odgovornost za poslove izvan grada ili države. Kako super: možete se opustiti i malo dosaditi na konferencijama. Međutim, nije sve onako kako se činilo na prvi pogled.

Što se može smatrati poslovnim putovanjem?

Prema članku 167. Zakona o radu Ruske Federacije, službeno putovanje je putovanje na određeno razdoblje o trošku poslodavca radi obavljanja službenih dužnosti izvan "zidova" ureda. Preduvjet je prelazak granice zemlje, odnosno putovanje u drugi grad nije poslovno putovanje. U tom slučaju se dani polaska i dolaska uzimaju u obzir kao obvezni za uključivanje u ovo razdoblje putovanja. Zaposleniku ostajeured, ali raspored rada izvan zemlje ne određuje tvrtka pošiljateljica.

Također je dopušteno smatrati poslovnim putovanjem u iznimnim slučajevima ona putovanja koja zahtijevaju putovanje u susjedni grad. Ovo pravilo vrijedi za one pozicije koje ne uključuju stalne potrebe za prelaskom granice, na primjer, taksista. Iz grada može putovati svaki dan, ali vrijeme provedeno na putu tamo ne smatra se službenim putovanjem. Drugačija je situacija s službenicima koji rade u uredima, a ponekad moraju otputovati u drugi grad kako bi se usavršavali i pohađali tečajeve. Sve troškove snosi poslodavac, jer je to u njegovoj nadležnosti, a pravo zaposlenika da odbije testiranje i učenje je očuvano.

Dodatne razlike u putovanju

Putovanje u inozemstvo uključuje neke iznimke od pravila. Oni se uglavnom odnose na vremenske i vremenske troškove. Pretpostavimo da je zaposlenik poslan u drugu zemlju, gdje mora ostati tjedan dana kako bi imao vremena posjetiti izložbu ili se upoznati s novim proizvodima dobavljača. Let kasni, a zaposlenik je prisiljen ostati u drugoj zemlji sa svojim novcem:

• Platite hotelsku sobu.
• Jedi.
• Koristite prijevoz unutar zemlje/grada.
• Imajte potrebne zalihe za njegu i higijenu.

Svi troškovi moraju biti potkrijepljeni čekovima i računima, kako bi kasnije, nakon povratka na posao, pojačali materijalnu potporu zapovrat novca. Ako govorimo o putovanju u drugi grad, onda se putna naknada plaća samo djelomično - prijevoz i hrana.

Što točno tvrtka plaća?

Tvrtka snosi sve putne troškove jednog ili grupe zaposlenika. Cijena ne uključuje samo putovanje, smještaj, ulaznice i posjete određenim muzejima ili izložbama. Putni dodatak također uključuje obvezna plaćanja:

• Zdravstveno osiguranje.
• Osobno osiguranje.
• Plaćanje za prtljagu i njeno osiguranje.
• Izjava o traženom iznosu.
• Premije osiguranja za najam automobila (ako zaposlenik nema osobna ili službena vozila).

Vikendi se također uzimaju u obzir, jer je osoba prisiljena biti na zadatku izvan radnog vremena u vezi s nalogom za odlazak. Plaćanje za službena putovanja vikendom obračunava se posebno i iskazuje u financijskim izvještajima kao jednokratni ili dnevni trošak. To je neophodno kako bi osoba mogla nešto pojesti i kretati se. Ostatak viška (odlasci u kazališta, muzeje, kafiće, restorane, shopping) zaposlenik osigurava sam.

Procedura isplate putne naknade: kada se novac izdaje i vraća?

Najprije treba izdati nalog zaposleniku koji je, po mišljenju nadređenih, nadležan za stvari koje treba rješavati u inozemstvu. To moraju biti dužnosnici koji ispunjavaju određene obveze i zadovoljavaju kriterije odabira za radno mjesto. Drugim riječima, ako zaposlenik ne poznaje strancajezika, vlasti su mu dužne platiti tumača, ako je potrebno za pregovore s tvrtkom koja poziva. Nakon pregleda narudžbe, zaposlenik je potpisuje i dobiva predujam za naručivanje karata i najam hotela najkasnije 24 sata prije polaska.

Važno! Akontacija mora iznositi 50% iznosa namijenjenog za putovanje. Mora pokriti sve troškove koji su predviđeni tijekom boravka u inozemstvu. Plaćanje dnevnih putnih troškova ne odnosi se na mobilnu komunikaciju i mobilni internetski promet.

Preostala polovica iznosa koristit će se za ponovni izračun preostalih troškova, koji će se smatrati nepredviđenim ili dodatnim. Zaposlenik im osigurava čekove, a tek po dolasku kući može računati na naknadu za gubitke. Primjerice, osiguran je vozač koji osigurava prijevoz. Za njega se izdvaja posebna putna naknada za popravak stroja, zamjenu dijelova, zaliha i punjenje gorivom. Drugi zaposlenik ne može tražiti naknadu troškova prijevoza jer je osiguran transfer i osobni vozač.

Još jedan slučaj, ako su karte bile naručene, ali je let odgođen. Radnik je hitno pozvan natrag i morao je vlastitim novcem kupiti autobusne karte. Tada se troškovi nadoknađuju. Kada novca uopće nema, tvrtka ga šalje na račun primatelja na najbrži i najpovoljniji način.

Kada je to korisno za putnika?

Putovanje na posao nije uvijek povezano s osobnim troškovima. Tamo jeslučajevi u kojima pošiljatelj nadoknađuje troškove prehrane, a zaposlenik ostaje "na crno". Ovo se odnosi na trenutke kada domaćin plaća sve troškove prehrane unutar hotela u kojem je osoba odsjela, ili potrošena iz osobnog novca (gost dolazi u kuću/apartman). Istovremeno, građaninu se vraća 50% troškova predviđenih za ishranu bez potrebe predočenja računa za kupovinu hrane ili pripremljene hrane u restoranima i kafićima.

To je predviđeno zakonom, a posljedica je činjenice da osoba ima pravo odbiti hranu koja mu je nepoželjna iz zdravstvenih razloga. Dakle, može kupiti nešto po svom ukusu i potrebama, ali će se plaćanje dana putovanja vršiti na način propisan zakonom. Ponekad se troškovi mogu nadoknaditi zajedničkim dogovorom zaposlenika i šefa.

Plaćanje putnih naknada: putovanja i komunikacije vikendom

Ako je osoba prisiljena obavljati radne aktivnosti vikendom, na primjer, sklapanje ugovora ili njihovo potpisivanje, tada se mobilna komunikacija mora platiti. Takvi nepredviđeni, ali očekivani troškovi mogu se djelomično ili u cijelosti nadoknaditi zajedničkim dogovorom. U praksi se često događa da poslovno putovanje u inozemstvo može uključivati ne samo drugu vremensku zonu, već i dane u tjednu ili godišnja doba.

1. Ako je zaposlenik poslan u SAD, gdje se nedjelja smatra radnim danom, tada će se troškovi za taj dan nadoknaditi u 100% iznosu. Međutim, nepovjerenje treba zanemariti, jer će se i to morati dokazati.
2. Ako je putnik na putu za Južnu Afriku, tada se u obzir uzimaju i sezonalnost i promjena godišnjih doba. Na primjer, "od zime do proljeća" letjeti s koferima zimske odjeće dodatno je opterećenje promjenjivog donjeg rublja za toplu sezonu. Plaćanje za skladištenje prtljage dijeli se na pola ako se strane dogovore: zaposlenik ne uzima puno stvari - menadžer plaća, postoji višak zbog krivnje zaposlenika - trošak.

Ista stvar se događa iu drugim slučajevima, kada postoje nesuglasice i kontroverzna pitanja oko troškova. Ponekad isplata putnih dana podrazumijeva njezinu iznimnu pojavu krivnjom tvrtke, ali i tu činjenicu treba dokazati zaposleniku. Važno je uzeti u obzir i neke druge okolnosti koje utječu na razdvajanje obveza.

Plaće

Mora li šef isplatiti plaću dok je zaposlenik u inozemstvu? Ovo je kontroverzno pitanje, budući da zaposlenik već obavlja svoje aktivnosti, prima odbitke. S druge strane, provodi slobodno vrijeme koje bi mogao provesti s obitelji ili na odmoru s posla. I umjesto toga, prisiljen je raditi vikendom, ali samo na račun odbitaka za put.

Budući da je naknada za putovanje vikendom samo djelomična, potrebno je zaposleniku platiti radne sate, ocjenjujući njegov doprinos razvoju tvrtke po osnovici prema potpisanom ugovoru o radu. Plaća ne smije utjecati na dodatna putovanja ako je to u najboljem interesu tvrtke, iosoba je dužna ispunjavati svoje ovlasti. No, motiv može biti zrcalna situacija, kada prekovremeni rad na poslovnom putu može utjecati na veličinu paušala. To znači da dnevnica, prema 1. dijelu čl. 168 Zakona o radu Ruske Federacije, dodaju se stopi plaće.

Što utječe na dnevnice u različitim organizacijskim strukturama?

Plaćanje dnevnice ne ovisi o državi i mjestu prebivališta osobe. Prema rješenju Vrhovnog suda broj CAS 05-151 od 26.04.2015., dnevnice se pokrivaju u cijelosti do polaska. Ako su prekoračeni, uprava ih je dužna nadoknaditi. Riječ je o "džepnim troškovima" potrebnim za obavljanje poslova izvan stalnog radnog mjesta vezano uz radne trenutke ili službene zadatke. Vrijedi napomenuti da se novac uplaćuje iz općeg proračuna, koji čini državni fond.

Ako zaposlenik pripada proračunskoj organizaciji, tada ima poseban fond iz kojeg dolazi novac za takve troškove. Riječ je o Ministarstvu unutarnjih poslova – socijalne i medicinske aspekte ove organizacije u potpunosti osigurava država, nema nikakve veze s fondovima osiguranja i osigurava građane koji rade na nevladinim pozicijama.

Ovdje plaćanje putnih troškova u proračunskim institucijama u potpunosti ovisi o državnom tipu upravljanja i opskrbe jedinica. Kad je riječ o vojnoj službi, odbici su nešto veći nego u nedržavnim strukturama ili privatnim poduzećima. “Budući da je dužnost i zadatak za zaposlenika zadaća države, onda troškovizemlja plaća.”

Putne pristojbe

Za tekuće izvještajno razdoblje primjenjuje se sljedeći zakon: ne postoje minimalna i maksimalna ograničenja za organizacije, odnosno svaka tvrtka može postaviti vlastito ograničenje plaćanja kako bi osigurala zaposlenika za jedan dan izvan radnog mjesta. Međutim, ako ode na nekoliko sati, dnevnica se isplaćuje u cijelosti, jer to nije naknada, već pokriće troškova.

Male tvrtke pokušavaju se ograničiti na dnevnicu od 700 rubalja, jer se iznos ne oporezuje u skladu sa stavkom 3. čl. 217 Poreznog zakona Ruske Federacije. Porez na dohodak morat će se odbiti od iznosa koji čini razliku iznad utvrđenog minimuma.

Važno! Ako je zaposlenik poslan u inozemstvo, neoporezivo ograničenje je 2500 rubalja. Plaćanje putnih troškova u proračunskoj ustanovi vrši se na potpuno isti način.

Primjer izračuna odbitaka od dnevnih plaćanja

Pretpostavimo da je g. Petrov otišao na službeni put na 5 dana, od čega su 2 dana bila vikendom. Ima pravo na 1000 rubalja za svaki dan proveden u drugom gradu, prema odluci vlasti. Od ovih 5.000 rubalja, iznos jednak 5700=3.500 rubalja ne oporezuje se. Preostalih tisuću i pol podliježe oporezivanju i plaćanju premija osiguranja.

Kada putuje u inozemstvo na istih 5 dana, osoba dobiva 3.000 rubalja dnevno. Od 15.000 rubalja ostaje iznos od 2.500 rubalja koji podliježe porezu na dohodak idoprinosi. U ovom slučaju, u svakom slučaju, predočenje čekova i računa nije potrebno.

Koje dokumente treba predočiti?

Odmah vrijedi krenuti s prijevozom - ako putujete osobnim automobilom, računovodstvo izdaje tovarni list na kojem se izdaju čekovi i potvrde o uplati goriva i ostalog potrošnog materijala. Karte za avione, vlakove i autobuse čuvajte do povratka kući. Putovnicu s oznakama graničnog prijelaza također treba fotokopirati radi prilaganja tovarnom listu. Za gradske izlete unutar zemlje potrebno je izdati izvješća o zadatku - ovo je list koji odražava servisni popis obveza.

Ako je hotel osobno rezervirao zaposlenik, tada biste trebali unaprijed saznati imaju li obrazac br. 3-G za izdavanje gostima. U suprotnom, smještaj će biti na teret zaposlenika, budući da KKM takvim organizacijama nije potreban. Prilikom izdavanja dopisa (za proračunske organizacije) potrebno je dodatno priložiti karte s datumom polaska i dolaska. Isplata putnih naknada vikendom može biti prinudna ako se sačini lokalni akt i potpiše nalog na obrascu T-9. Ovi dokumenti imaju prednost nad zakonima koji vode računovođe. Najprije se moraju uzeti u obzir kako se ne bi preplatila putna naknada.

Glavna razlika između proračunskih i privatnih poduzeća je obvezno osiguranje zaposlenika koji je "krivnjom" vodstva izvan zemlje. Važno je učiniti sve kako bi zaposlenik mogao pravovremeno i pažljivoizvršiti sve zadatke tvrtke. Privatne tvrtke rijetko su zainteresirane za ovakva plaćanja, jer uvijek treba popuniti dodatnu dokumentaciju i odbiti porezne uplate. Stoga unaprijed provjerite sve što će biti izdano i potpisano na vaše ime. Također saznajte koje organizacije izvan grada ili zemlje izdaju relevantne dokumente. Ponekad je prilično teško nabaviti kartu u javnom prijevozu da dokažete činjenicu službenog putovanja.