Izvješće o korporativnoj kartici: primjer. Računovodstvo korporativne bankovne kartice

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-01-17 18:53

U posljednje vrijeme, korporativno plaćanje karticama postalo je uobičajeno za većinu tvrtki. Ovi instrumenti plaćanja jednostavni su za korištenje.

Obračun korporativnih kartica je prilično jednostavan. Iskusni računovođe u pravilu nemaju problema s evidentiranjem transakcija. Poteškoće mogu nastati prilikom sastavljanja izvješća o korporativnoj kartici od strane zaposlenika kojemu je ona izdana. Zatim razmotrite značajke odraza transakcija.

Opće informacije

Korporativne kartice nazivaju se bankovne kartice, sredstva na kojima pripadaju organizaciji. Koriste se za plaćanje troškova zaposlenika u sklopu njihovih profesionalnih aktivnosti.

Poslovnom karticom moguće je platiti putne, poslovne, ugostiteljske troškove. Ovaj platni instrument se ne koristi u osobne svrhe zaposlenice, kreditiranje njezine zarade, kao ni socijalne naknade.

Pregledi

Postoje kreditne i namirne (debitne) kartice. Pomoćuzadnja uplata se vrši na teret sredstava koja se drže na računu poduzeća, odnosno prekoračenja.

Na kreditnim karticama, odnosno namirenja se provode na teret posuđenih sredstava koje osigurava bankarska struktura.

Značajke operacije

Dopuna se vrši bankovnim prijenosom. Za to se bankovnoj organizaciji šalje nalog za plaćanje.

Sredstva se troše samo uz korištenje kartice. To mogu biti i obične bezgotovinske transakcije i podizanja gotovine.

Korporativne kartice ne podliježu ograničenjima namire koje postavlja Centralna banka za gotovinska plaćanja. U međuvremenu, bankarske organizacije, vođene preporukama Središnje banke, mogu postaviti limit za izdavanje. Na primjer, na poslovnoj kartici Sberbanke, maksimalni iznos je 100 tisuća rubalja dnevno.

Prednosti platnih instrumenata

Mogu se primijetiti sljedeće prednosti korištenja korporativnih kartica:

• Kontroliranje potrošnje zaposlenika. Prvo, sve transakcije će se odraziti na računu tvrtke. Drugo, generira se izvješće o korporativnoj kartici, koje odražava sve troškove nastale za određeno razdoblje.
• Mogućnost korištenja sredstava u bilo kojem trenutku. Pristup novcu na računu je 24 sata dnevno.
• Brzo blokiranje kartice u slučaju problema.
• Mogućnost korištenja sredstava na službenim putovanjima u inozemstvo. Prilikom napuštanja Ruske Federacije nije potrebno kupovati stranu valutu. U isto vrijeme, iz Rusije je mogućepromptno dopuniti račun zaposlenika koji je u inozemstvu.
• Značajna ušteda vremena prilikom rezervacije i plaćanja karata, hotelskih soba.

Obavijest Federalne porezne službe i fondova

Informacije o otvorenom računu moraju se poslati FIU, VSS i poreznoj službi. Trenutačno, obavijest šalje sama bankarska organizacija koja poslužuje račun.

Obavijest se šalje u roku od 7 dana (radno).

Važne nijanse

Korporativne kartice za pravne osobe izdaju se za određene zaposlenike poduzeća, tj. registrirani su.

Odraz poslovanja u računovodstvu na korporativnim karticama u pravilu se obavlja na zasebnom računu.

Bankovni račun može se otvoriti i u rubljama i u stranoj valuti. U tom slučaju, u prvom slučaju, nema potrebe za otvaranjem dodatnog deviznog računa. Prema Uredbi Središnje banke br. 266-P, plaćanje korporativnom karticom može se izvršiti i u valuti koja se razlikuje od valute računa. Prilikom primanja, na primjer, dolara, sustav banke će pretvoriti traženi iznos (automatski pretvoriti rublje u dolare).

Namjene potrošnje

Regulatorni akti utvrđuju popis transakcija koje se mogu izvršiti u stranoj valuti korištenjem korporativne kartice:

• Primanje gotovine u stranoj valuti u inozemstvu Ruske Federacije za plaćanje gostoprimstva, putnih troškova.
• Plaćanje troškova (zastupnika/putovanja) u trgovačkim/uslužnim organizacijama u stranoj valuti izvan Rusije.

Druge operacije smatraju se nezakonitima. Praćenje usklađenosti s popisom provodi bankarska struktura.

Dokument lokalne organizacije

Poduzeće treba razviti akt koji definira osnovna pravila za korištenje korporativnih kartica. Ovaj dokument mora biti instaliran:

• Popis transakcija i troškova koje zaposlenik smije napraviti.
• Ograničenja nagodbe.
• Procedura za podnošenje izvješća o korporativnoj kartici.
• Informacija o nedopustivosti otkrivanja PIN koda trećim stranama.
• Rok do kojeg zaposlenik može predati unaprijed izvješće o poslovnoj kartici. U istom odlomku preporučljivo je navesti dokumente koji će potvrditi informacije.

Također:

• Krug zaposlenika koji imaju pravo na primanje korporativnih kartica određuje se naredbom čelnika.
• Zaključite ugovore o odgovornosti s relevantnim zaposlenicima.
• Zaposlenici-vlasnici kartica trebaju biti upoznati s postupkom korištenja kartica s potpisom.

Povrat i izdavanje instrumenata plaćanja vodi se u posebnoj knjizi.

Značajke refleksije

Obračun tekućeg računa se vodi u poduzeću na računu. 55. Otvara mu se podračun 55.4.

Ako račun ima minimalno stanje, preporučljivo je stvoriti podračune drugog reda: "Minimalni saldo" i "Ograničenje plaćanja".

Ako je organizacija otvorila nekoliko računa (za svaku karticu), tada podračun 55.4 kreirasvakom od njih. Ako se na jedan račun izda više kartica različitih zaposlenika koji vrše plaćanja unutar općeg limita, potrebu za vođenjem analitičke evidencije u kontekstu nositelja utvrđuje poduzeće samostalno.

U slučajevima kada je korporativna kartica povezana s jednim tekućim računom, preporučljivo je stvoriti podračun na računu. 51 ili 52.

Računovodstvo

Pravila za evidentiranje transakcija prikazana su u tablici radi praktičnosti:

db	cd	Odredište	Potvrda
55,4	51	Prenos iznosa limita plaćanja i minimalnog stanja (u rubljama) s računa poduzeća na račun kartice (rublja)	Nalog za plaćanje, bankovni izvod.
55,4	52	Prijenos limita plaćanja i minimalnog salda u stranoj valuti s deviznog računa na račun poduzeća.	Dokument za plaćanje, bankovni izvod.
55,4	67, 66	Primanje sredstava na račun kartice na dan jednokratnog kreditiranja, ako je sklopljen odgovarajući ugovor s bankovnom strukturom	Bankovni nalog, bankovni izvod.
55,4	66	Primanje kreditnih sredstava na karticuračun na dan plaćanja kreditnim sredstvima bankovne organizacije u nedostatku vlastitog novca društva, ako je s bankom potpisan ugovor o prekoračenju	Bankovni izvod, nalog.
91.2	51, 52	Plaćanje bankovnih naknada za izdavanje, izdavanje, servisiranje kartice	Bankovni izvod, računovodstveni izvod.
91.2	66	Obračun kamata na zajam koji daje korporativna kartica	Bankovni izvod, računovodstveni izvod.
66	51, 52	Prijenos sredstava za otplatu zajma ili kamata na zajam primljen u vezi s korištenjem kartice	Nalog za plaćanje (dokument), bankovni izvod.

Za odraz nadopune korporativne kartice u "1C" koristi se dokument "Otpis s računa". Nalazi se u odjeljku "Banka i blagajna".

Obračun obračuna

Postoje dvije opcije za bilježenje transakcija: pojednostavljeno i akademsko. Njihove značajke prikazane su u tablicama.

Pojednostavljena metoda

db	cd	Odredište	Potvrda
71	55,4	Odraz količine posla plaćenog karticom,usluge, roba, kao i gotovina podignuta s kartice u kontekstu vlasnika (prijavnih djelatnika) na datum naveden u bankovnom izvodu	Bankovni izvod s aplikacijom za dešifriranje za korporativne kartice.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 itd.	71	Odraz plaćenog materijala, radova, usluga, u skladu s predprijavom koju je predao zaposlenik s priloženom popratnom dokumentacijom, na dan prijave.	Računi, karte, potvrde, čekovi, originalni listići, čekovi na bankomatima, itd.

Akademska verzija

db	cd	Odredište	Potvrda
10, 20, 26, 44 itd.	71	Odraz materijala, radova, usluga plaćenih korporativnom karticom, u skladu s izvješćem s popratnom dokumentacijom na dan podnošenja	Ulaznice, potvrde, originalni listići, terminalni računi, itd.
71	57	Odraz transakcije izvršene na kartici, ali nije evidentirana na bankovnom računu	Referenca za računovodstvo.
57	55,4	Odraz iznosa plaćene robe, radova, usluga, gotovine podignute s kartice, u kontekstu odgovornih osoba na dan kada su prikazani na bankovnom izvodu	Izvadakbanka s dešifriranjem karticama.

Ako se datum izvješća o korporativnoj kartici poklapa s danom kada je transakcija prikazana na bankovnom izvodu, transakcije se vrše prema prvoj opciji.

Dodatno, za obje opcije treba uzeti u obzir iznos štete:

db	cd	Odredište	Potvrda
73,2	55,4	Odraz iznosa materijalne štete uzrokovane propustom zaposlenika u pružanju popratnih dokumenata ili u vezi s korištenjem sredstava kartice za osobne potrebe	Bankovni izvod, računovodstveni izvod.
50, 70	73,2	Naknada za štetu od strane zaposlenika putem blagajne poduzeća ili odbitkom od zarade	Računovodstveni izvod, nalog za prijem.

Izvješće o korporativnoj kartici: primjer

Zaposlenik koji je primio sredstva za izvješće mora dostaviti dokument koji opisuje sve nastale troškove. Uz njega su priloženi prateći papiri. Odgovarajuće upute utvrđuju se redoslijedom koji je odobrila Centralna banka.

Naredbom Državnog odbora za statistiku iz 2001. odobren je standardni obrazac izvješća AO-1.

U obrascu, međutim, nema redaka u kojima možete prikazati transakcije na korporativnim karticama. Postoje dva načina da popravite situaciju:

• Dopuniti standardni obrazac. Kako je utvrđeno u Redu, organizacijaima pravo dodati dodatne redove jedinstvenom obrascu.
• Razvijte sami obrazac. Jedinstveni obrasci od 01.01.2013. ne smatraju se obveznim za poduzeća. Odgovarajuća odredba proizlazi iz Saveznog zakona br. 402.

Razmotrimo primjer. Zaposleniku je izdana korporativna kartica Sberbanka, na kojoj je dostupno 50 tisuća rubalja. Dobio je upute za kupnju višenamjenskog uređaja, čija je cijena 110 tisuća rubalja. U skladu s nalogom za plaćanje, na karticu je prebačeno 65 tisuća rubalja. Nakon kupnje uređaja ispostavilo se da stanje iznosi 5000 rubalja.

Računovođa poduzeća dopunjuje standardni obrazac izvješća s nekoliko redaka. Prije svega, daju se stupci koji odražavaju iznose sredstava od datuma korištenja kartice:

• "Stanje na kartici". Ovaj redak se popunjava ako zaposlenik nije predao instrument plaćanja.
• "Issue card …". Ovaj redak sadrži podatke je li instrument plaćanja izdan prije izvršenja zadatka.

Stanje na kartici priznato je kao 0 pod uvjetima iz primjera, budući da je kartica izdana zaposleniku prije nego što je zadatak završen. Redak "Izdana kartica" označava njen broj i raspoloživi iznos.

Da bi se prikazala nadopuna sredstava, u izvješće je dodan stupac "Nalog za plaćanje". Ovdje je naznačen datum, broj dokumenta.

Redak "Ukupno" treba sadržavati iznos stanja na izdanoj kartici i iznos dodatnog prijenosa. Prema uvjetima primjera, ukupno je 115tisuća RUB

Na poleđini izvještaja trebaju biti navedeni dokumenti kojima zaposlenik potvrđuje nastale troškove. Zaposlenik mora navesti datum troška i iznos.

Podizanje gotovine

Prilikom izrade obrasca izvješća potrebno je predvidjeti situaciju u kojoj zaposlenik neće moći platiti usluge ili robu bankovnim prijenosom. Sukladno tome, zaposlenik će morati unovčiti potreban iznos.

Da bi se prikazale takve transakcije, dodaju se sljedeći redovi:

• "Povučeno s kartice".
• "Potrošena gotovina".
• "Dodano na karticu putem terminala".
• "Stanje gotovine".

Sve transakcije sa sredstvima prikazane su na prednjoj strani izvješća.

Potvrda o primitku dokumenta

Odgovorni zaposlenik mora podnijeti izvješće računovođi ili voditelju poduzeća. Nakon toga dokument se provjerava, a zatim ga odobrava direktor organizacije.

Roba, usluge koje je kupio zaposlenik se kreditiraju. Zaposlenik dobiva potvrdu o prihvaćanju izvješća – dno obrasca. Ako nije dostavljen u obliku koji je razvilo poduzeće, račun se sastavlja u proizvoljnom obliku.

Odobrenje obrasca

Prema općim pravilima, voditelj mora odobriti obrazac koji je samostalno izradilo poduzeće. Takav je zahtjev uspostavljen u Saveznom zakonu br. 402. Isti zahtjev vrijedi ako organizacija koristi jedinstveni obrazac.

Obično uzorciobrasci primarnih dokumenata dani su u prilozima naloga o davanju suglasnosti na računovodstvenu politiku.

Otvaranje računa

Za kreiranje računa s korporativnim karticama, tvrtka će prvo trebati dokumente potrebne za otvaranje redovnog računa. Osim toga, morate napisati zahtjev, čiji obrazac daje banka. Napisano je za svakog zaposlenika-držatelja kartice. U prilogu su i dokumenti kojima se identificiraju relevantni zaposlenici. To se posebno odnosi na putovnicu, kao i dokumente koji potvrđuju radni odnos s poduzećem (kopija ugovora). Banka može zatražiti i druge papire ako je potrebno.