Optimizacija broja zaposlenih: vrste, ciljevi, aktivnosti, procedure

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Zaposlenici u svakoj tvrtki moraju imati odgovarajuće vještine i sposobnosti da bi obavili posao. Kako bi djelatnost cijelog poduzeća bila učinkovita i profitabilna, menadžment se mora pobrinuti za optimizaciju broja osoblja. Poduzeće treba zapošljavati toliki broj građana koji je neophodan za optimalno funkcioniranje poduzeća. Stoga se nerijetko nakon pomne analize ustanovi potreba za otpuštanjem, smanjenjem, premještajem ili zapošljavanjem djelatnika. Optimizaciju može izvršiti izravno rukovodstvo tvrtke ili predstavnici organizacija trećih strana specijaliziranih za ovaj događaj.

Koncept optimizacije

Optimizacija broja osoblja u poduzeću je proces određivanja broja zaposlenih potrebnih za učinkovito i optimalno funkcioniranje poduzeća. U takvim uvjetima može se očekivati da će uz minimalne troškove za naknadu radnika bitiosigurati izvrstan rad tvrtke.

Optimizacija strukture i broja osoblja omogućuje vam da odredite najbolji omjer troškova rada uz učinkovitost stručnjaka. Menadžment različitih poduzeća može koristiti različite metode za provedbu ovog procesa, ali rezultat je obično promjena u broju zaposlenih u tvrtki. Dopušteno je ostaviti broj unajmljenih stručnjaka nepromijenjenim, ali se u isto vrijeme vrše prijenosi između različitih strukturnih jedinica.

Procesne značajke

Svaki poslodavac trebao bi biti svjestan nekih nijansi koje čine optimizaciju broja zaposlenih uspješnom:

• najčešće, nakon završetka ovog procesa, potrebno je izvršiti određene promjene kadrovskog osoblja tvrtke;
• često menadžment mora potpuno promijeniti glavne aspekte funkcioniranja poduzeća;
• u velikim tvrtkama optimizaciju provode neposredni zaposlenici tvrtke s potrebnim obrazovanjem i znanjem;
• male tvrtke outsource procedure.

Upravo kroz ovaj proces tvrtke mogu odrediti koliko je radnika potrebno da bi tvrtka ostvarila visoku dobit uz minimalne troškove rada.

Koji se ciljevi postižu?

Ciljevi optimizacije broja zaposlenih su sljedeći:

• smanjenje troškova rada za vlasnika tvrtkeangažirani stručnjaci;
• nadogradnja vještina zaposlenika, jer oni obavljaju samo poslove koji odgovaraju njihovim vještinama, obrazovanju i kvalifikacijama;
• osloboditi se zaposlenika koji ne donose nikakvu korist tvrtki, a u gotovo svakom poduzeću postoje takvi neučinkoviti zaposlenici koji ne žele poboljšati svoj učinak i nisu zainteresirani za razvoj poduzeća;
• poboljšanje organizacijske strukture tvrtke, koja osigurava jednostavnost upravljanja svim zaposlenicima tvrtke.

Dok dobro organiziran proces doista može postići mnoge smislene ciljeve, važno je povjeriti postupak samo iskusnim profesionalcima.

Posljedice nepismene optimizacije

Ako se optimizacija broja zaposlenih ne izvrši ispravno, to može dovesti do negativnih posljedica za poduzeće. Uprava neće moći vidjeti nikakve prednosti procesa, a to također može dovesti do smanjenja dobiti od aktivnosti.

Ukoliko zaposlenici koji su stvarno važni i potrebni za rad poduzeća budu otpušteni ili smanjeni, to će uzrokovati gubitak, pogoršanje imidža tvrtke ili otpuštanje ostalih zaposlenika tvrtke. Stoga bi postupak trebali provoditi samo iskusni stručnjaci koji će prvo pažljivo analizirati sve zaposlenike tvrtke.

Kada je potrebna procedura?

Mjere za optimizaciju broja zaposlenihmože biti drugačiji. Odabiru se ovisno o razlogu procesa. Proces je najčešće potreban u sljedećim situacijama:

• poduzeće troši previše za plaćanje velikog broja zaposlenika, ali se dobit od poslovanja smatra niskom;
• izvršavaju se određene prilagodbe korporativnoj kulturi poduzeća, a pojedini zaposlenici konzervativci ne mogu promijeniti pravila svog rada, što dovodi do smanjenja učinkovitosti njihovih aktivnosti, a to postaje razlogom za treba tražiti lojalnije i uspješnije stručnjake;
• u proizvodni proces uvode se različite tehnologije ili oprema s kojima postojeći stručnjaci dosad nisu radili, pa postoji mogućnost da se jednostavno neće moći nositi s novim zadacima;
• zbog niske dobiti, uprava tvrtke može odlučiti prestati raditi u bilo kojem području djelatnosti, stoga prestaje potreba za uslugama nekih stručnjaka, što dovodi do smanjenja radnih mjesta ili osoblja.

Glavni cilj ovog procesa je smanjenje troškova plaća za zaposlenike i povećanje dobiti od aktivnosti poduzeća. Ali u procesu optimizacije broja osoblja u poduzeću potrebno je uzeti u obzir razloge njegove implementacije.

Obrasci za obradu

Postoje različiti oblici i vrste optimizacije broja zaposlenih. Odabiru se ovisno o razlogu provedbe procesa iznačajke promjene broja zaposlenih. Odabiru se sljedeći oblici postupka:

• smanjenje iznosa troškova rada zaposlenika;
• tražite nove zaposlenike s visokim kvalifikacijama, iskustvom i drugim potrebnim vještinama;
• provođenje različitih aktivnosti čija je glavna svrha povećanje kvalifikacija postojećih zaposlenika ili korištenje motivacije za poboljšanje učinka.

Ovisno o dostupnom obrascu, odabiru se najbolje metode.

Koje se metode koriste za optimizaciju broja zaposlenih?

Za provedbu ovog procesa, menadžment poduzeća može koristiti različite metode. U pravilu pribjegavaju takvim metodama:

• otpuštanje zaposlenika (moguće smanjenje, kao i otkaz vlastitom voljom ili na temelju posebnog sporazuma stranaka);
• uklanjanje iz društva pojedinih jedinica koje ne ostvaruju profit;
• iznajmljivanje zaposlenika, outsourcing ili outstaffing.

Odabir metoda za optimizaciju broja osoblja ovisi o razlozima provedbe procesa, kao io ciljevima koje menadžment poduzeća mora postići. Zatim razmotrite svaki proces detaljnije.

Koje se učinkovite intervencije koriste?

Za optimizaciju broja osoblja sve se više koriste različite metode koje su vrlo učinkovite i nove za poslodavce. To uključuje:

• Outstaffing. Predstavlja ga proces tijekom kojeg se zaposlenici odvode iz tvrtke. Mogu se registrirati kod druge tvrtke, obavljajući iste poslove.
• Outsorsing. Podrazumijeva povlačenje neposrednog procesa rada iz rada poduzeća. To dovodi do smanjenja troškova tvrtke, kao i do smanjenja broja zaposlenih.
• Leasing zaposlenika. Pretpostavlja da tvrtka koristi usluge djelatnika koji nije službeno prijavljen. Takve stručnjake nude posebna leasing društva na temelju posebnog ugovora. Tijekom određenog vremenskog razdoblja menadžment organizacije procjenjuje sposobnosti i sposobnosti stručnjaka. Ako je suradnja uspješna, tada se sklapa ugovor o radu na neodređeno.

U Rusiji se gore navedene metode optimizacije broja osoblja u organizaciji koriste prilično rijetko, ali se učinkovito koriste u zapadnim zemljama, jer vam omogućuju postizanje svojih ciljeva uz minimalne troškove i napore sa strane vlasnika poduzeća.

Politika smanjenja broja radnika

Menadžer koji planira optimizirati mora proučiti određene preporuke stručnjaka, za što odabire odgovarajuću stručnu literaturu. Optimizacija broja osoblja gotovo je uvijek povezana s potrebom smanjenja broja zaposlenih u tvrtki. To može biti zbog promjene smjera, uvođenja nove opreme ili drugih čimbenika.

Za smanjenje količineradnici se mogu koristiti na različite načine:

• otpuštanje građana izradom mirovnog sporazuma, kroz koji zaposlenici mogu očekivati dobru naknadu;
• ako je potrebno prekinuti suradnju sa zaposlenicima koji se ne snalaze u svojim glavnim zadaćama, pa njihove radnje dovode do loših rezultata u funkcioniranju tvrtke, tada se provodi certifikacija, pa ako se ispostavi od strane rezultat ovog procesa da građanin zaista nema potrebne vještine i znanja, onda biva otpušten zbog nedosljednosti sa svojim položajem;
• smanjenje osoblja ili radnog mjesta, ali postupak se mora provesti prema zahtjevima zakona, stoga se svi zaposlenici s kojima će se raskinuti ugovori obavještavaju o planiranom postupku dva mjeseca unaprijed, a neke osobe također imaju povlašteno pravo ostati u tvrtki;
• otpuštanje zaposlenika koji redovito krše radnu disciplinu, jer pod takvim uvjetima ne donose nikakvu dobit tvrtki, stoga mogu biti otpušteni u sklopu disciplinskog postupka.

Potreba prestanka suradnje s angažiranim stručnjacima uz optimizaciju broja zaposlenih dovodi do toga da zaposlenici imaju negativan stav prema ovom procesu.

Razlozi zbog kojih imate nepotrebnih zaposlenika u tvrtki

Optimiziranje broja osoblja gotovo je uvijek povezano s potrebom raskida ugovora o radus različitim zaposlenicima. Možda nisu dorasli zadatku ili možda neće moći raditi u nekom drugom području djelatnosti. Identificiranje takvih stručnjaka prilično je jednostavno, ali je važno znati odakle točno dolaze u tvrtki. Razlozi za pojavu dodatnih radnika koji ne donose nikakvu dobit tvrtki su:

• ako tvrtka ažurira opremu i tehnologije, tada se mnogi zaposlenici jednostavno ne mogu nositi s tim predmetima, a obično se ovaj problem javlja kod ljudi nakon 45 godina;
• poduzeće koristi loše napisane i loše osmišljene opise poslova, tako da mnogi zaposlenici ne razumiju koje su radnje uključene u njihove dužnosti;
• cijeli ured nije podijeljen na zone i odjele, tako da su svi zaposlenici u jednoj velikoj prostoriji i obavljaju razne funkcije;
• šef tvrtke je novajlija u poslu, stoga prilikom otvaranja poduzeća nije formirao kompetentnu organizacijsku strukturu;
• u poduzeću nema kadrovskog planiranja, pa se zaposlenici zapošljavaju spontano, a to se obično odnosi na poduzeća gdje ljudi pozivaju svoju rodbinu ili prijatelje na posao;
• poduzeće nema jasnu podjelu ovlasti između svih zaposlenika tvrtke;
• u svakoj poslovnici glavni direktor može samostalno obavljati funkcionalne usluge, što često dovodi do nepismene organizacije rada zaposlenika;
• sa radnicima koji moraju obavljati privremeni rad sastavlja se standardni ugovor o radu;
• intvrtka dobiva novu opremu za koju su potrebni novi zaposlenici, a dosadašnji stručnjaci ostaju kao pomoćnici, iako zapravo ne donose nikakvu korist tvrtki.

Kako se u budućnosti ne bi suočili s potrebom otpuštanja zaposlenika, poduzetnici moraju odgovorno pristupiti odabiru zaposlenika. Za sezonski ili jednokratni rad poželjno je sklopiti ugovore na određeno vrijeme.

Kako se identificiraju dodatni zaposlenici?

Prije optimizacije broja zaposlenih potrebno je utvrditi razloge za njegovu implementaciju, kao i odabrati najbolje metode i forme. Obično je postupak potreban kada se identificira veliki broj zaposlenika koji ne donose nikakvu korist tvrtki. Možete ih definirati na sljedeće načine:

• provodi se kadrovska revizija kako bi se utvrdila struktura zaposlenika po položaju, dobi i drugim kriterijima;
• uspoređuje stopu rasta troškova rada sa stopom rasta dobiti od aktivnosti tvrtke;
• procijenite broj zaposlenih u konkurentskim tvrtkama.

Prije otpuštanja ili otpuštanja radnika treba procijeniti hoće li ovaj proces donijeti pozitivan rezultat za rad poduzeća.

Kako se odvija proces?

Ako voditelj poduzeća shvati potrebu za optimizacijom zaposlenika, tada može sam obaviti proces ili se obratiti profesionalcima. Ako se odabere klasični pristup ovom događaju, tada se izvode sljedeće metode:

• direktor tvrtke određuje obećavajuće smjerove razvoja poduzeća, kao i ciljeve koji se moraju postići u određenom vremenskom razdoblju;
• odabrani su oblici i metode buduće optimizacije;
• provodi se odabrana procedura, za koju se mogu zaposliti novi stručnjaci, kao i otpustiti ili smanjiti sadašnji zaposlenici;
• preispituju se svi procesi koji se implementiraju u poduzeću, jer uzrok gubitaka mogu biti ne samo zaposlenici koji nemaju potrebnu razinu kvalifikacije, već i druge nijanse aktivnosti tvrtke;
• sastavljanje novog osoblja;
• uvode se novi opisi poslova ili drugi dokumenti na temelju kojih rade stručnjaci.

Ako poduzeće koristi otpuštanja kako bi smanjilo broj zaposlenika, onda se poslodavac mora pripremiti na značajne financijske gubitke, jer je potrebno isplatiti otpremnine otpuštenim zaposlenicima.

Čak i proračunske institucije često primaju nalog za optimizaciju broja osoblja. To je obično zbog niske učinkovitosti takve organizacije.

Preporuke za poslodavce

Ako se čelnik poduzeća odluči za optimizaciju, preporučljivo je uzeti u obzir sljedeće savjete:

• potrebno je pronaći individualan pristup otpuštanju svakog zaposlenika;
• poslodavac se mora pripremiti na nezadovoljstvo zaposlenika;
• poželjno je koristiti razne poticaje koji građanima omogućuju da sami ili kompilirajućidogovor stranaka;
• ako je potrebno, koristi se skraćeno radno vrijeme;
• ako zaposlenik ima dobro iskustvo, ali se ne nosi dobro s novim zadacima, tada ga je preporučljivo poslati na naprednu obuku, a ne odmah ga prisiljavati da da otkaz.

Ako, u sklopu optimizacije, zaposlenici budu otpušteni nezakonito, mogu se obratiti sudu radi vraćanja na posao i dobiti moralnu štetu od direktora.

Zaključak

Restrukturiranje i optimizacija broja osoblja u poduzeću složeni su procesi koji se mogu implementirati u različitim oblicima i vrstama. Njihov je glavni cilj minimizirati troškove rada za zaposlenike. Mogu se sastojati od zapošljavanja ili otpuštanja različitih radnika.

Postupak mogu izvesti zaposlenici tvrtke ili stručnjaci treće strane. Ako se planira otpustiti stručnjake, tada je važno provesti ovaj postupak uzimajući u obzir zahtjeve zakona kako se takva odluka poslodavca ne bi mogla osporiti.