Utvrđivanje potrebe za osobljem: koncept, metode planiranja i načini pokrivanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Jedan od najvrjednijih resursa svake tvrtke je njezino osoblje. Međutim, dosta je skupo. Stoga je od iznimne važnosti odrediti broj zaposlenih u kojem možete postići maksimalni ekonomski učinak uz najnižu cijenu. Za to se koriste posebne metode i pristupi. Utvrđivanje potreba za kadrovima jedan je od prioritetnih zadataka menadžmenta. Kako se ovaj proces provodi bit će razmotreno kasnije.

Vrste radnih potreba

Proces utvrđivanja potrebe za osobljem je sustav ugrađenih sveobuhvatnih mjera. Njegova je zadaća postizanje specifičnih ciljeva za proizvodni proces. Ovo je prilično kompliciran postupak, budući da je potrebno odrediti ne samo broj zaposlenika koji će izvršiti potrebnozadataka, ali i stvoriti najučinkovitiji proizvodni sustav. Stoga se i osoblje odabire u skladu s njihovim kvalifikacijama i iskustvom. Obuka je osigurana po potrebi.

U organizaciji planiranje mora pokriti nekoliko različitih područja razvoja. U tom slučaju proces planiranja u području radnih resursa bit će što učinkovitiji.

Postoje različiti pristupi i metode za određivanje potreba za osobljem. Najčešće se dijele u 2 glavne vrste:

• Obećavajuće. Ovaj pristup se također naziva strateškim. Vezano je za budućnost organizacije. Potreba za osobljem u ovom slučaju utvrđuje se u skladu s odabranim smjerom organizacije. Istovremeno, dugoročno se ne izračunava samo broj radnih resursa, već i razina kvalificiranosti zaposlenika.
• Situacijsko. Takvo planiranje omogućuje proizvodnju potrebnom količinom resursa u kratkom roku. Ovakvim pristupom pažnja se pridaje fluktuaciji osoblja, kao i pokazateljima broja godišnjih odmora, bolovanja, porodiljskih i dugotrajnih dopusta, smanjenja itd.

Procedura planiranja se provodi kontinuirano u različitim vremenskim razdobljima. Dakle, sličan postupak može biti:

• Kratkoročno - do 12 mjeseci.
• Srednjoročno - od 1 godine do 5 godina.
• Dugoročno - više od 5 godina.

Također, iskusni menadžeri određuju kvalitativne i kvantitativne potrebe osoblja. UU drugom slučaju možete postaviti točan broj zaposlenika tvrtke. U kvalitativnoj ocjeni utvrđuje se potreba za osobljem određene kvalifikacije.

Kvantitativna potreba

Definicija kvalitativnih i kvantitativnih potreba za osobljem značajno se razlikuje. Planiranje ide u oba smjera. Prilikom određivanja kvantitativnih pokazatelja bira se metoda kojom je moguće izračunati optimalan broj zaposlenih u državi. Određivanje ove vrijednosti provodi se unutar određenog vremenskog okvira.

Utvrđivanje kvantitativne potrebe za osobljem događa se uz pomoć nekoliko osnovnih pokazatelja:

• Redovni broj zaposlenika. Ovo je broj zaposlenika na popisu za određeni datum. Ovo uzima u obzir broj zaposlenika koji su otišli i stigli na dan analize.
• Broj priloga. Broj zaposlenika koji su u stanju poduzeća i koji taj dan moraju doći na posao radi obavljanja svojih radnih obveza. Ako pronađemo razliku između prosječnog broja i broja prisutnih, dobivamo pokazatelj cjelodnevnog zastoja zbog godišnjeg odmora, službenog puta, bolesti zaposlenika.
• Prosječan broj zaposlenih. Ovaj pokazatelj se koristi za praćenje broja zaposlenih za određeno razdoblje. Koristi se pri izračunu prosječne plaće, produktivnosti rada, omjera fluktuacije, fluktuacije osoblja itd. Ako trebate pronaći prosječan brojzaposlenika za mjesec ili drugo razdoblje, zbraja se broj zaposlenih za svaki dan, podijeljen s brojem dana. To uključuje vikende i praznike. Ako trebate odrediti prosjek za godinu, zbrojite prosječan broj zaposlenih za svaki mjesec. Rezultat je podijeljen s 12.

Da bi se odredili prikazani pokazatelji, proizvodnja bilježi obračun plaća i posjećenost. Istodobno, izvor informacija su nalozi za zapošljavanje i otpuštanje sa radnog mjesta, za premještaj, zamjenu, privremenu odsutnost djelatnika iz opravdanog razloga itd.

Za izračunavanje broja zaposlenika na određeni datum, koriste se različite metode za određivanje potrebe za osobljem:

1. Metoda intenziteta rada. Pretpostavlja korištenje informacija o vremenu radnog procesa.
2. Metode izračuna. Koristite podatke o cijenama usluga, poslovima, brojevima i mogućnosti upravljanja.
3. Stohastičke metode. Omogućuje vam da odredite numeričke karakteristike korištenjem korelacijske ili regresijske analize.
4. Metoda stručnih procjena. Uključuje jednostavne ili proširene (jednostruke, višestruke) izračune.

Pokazatelji kvalitete

Utvrđivanje kvalitativne potrebe za osobljem karakteriziraju značajne poteškoće. Analitičar mora u toku takve studije odrediti ne samo broj osoblja, već i stupanj profesionalnosti, kvalifikacije radnika koji su organizaciji potrebni.

Teškoća leži u činjenici da u ovom trenutku ne postoji jedinstven sustav za određivanje kvalitete rada, potencijala zaposlenika. Postoji samo osnovni popis karakteristika i kvaliteta koji određuju stupanj kvalifikacije, vještine zaposlenika:

• Ekonomičan. Oni određuju složenost posla koji zaposlenik obavlja, njegovu kvalifikaciju, uvjete rada, radni staž i pripadnost djelatnosti.
• Osobno. Prisutnost određenih vještina, disciplina, učinkovitost, savjesno obavljanje svojih dužnosti, kreativnost i kreativnost.
• Organizacijski i tehnički. Tehnička opremljenost rada, njegova atraktivnost, razina organizacije tehnologije proizvodnje, racionalizacija.
• Društveno-kulturni. Društvena aktivnost, kolektivizam, moralni i opći kulturni razvoj.

Utvrđivanje potrebe za osobljem organizacije na kvalitativnim osnovama temelji se na sljedećim podacima:

• Organizaciona struktura.
• Podjela zaposlenika prema stupnju stručne kvalifikacije (navedeno u proizvodnoj i tehničkoj dokumentaciji).
• Zahtjevi za poslove.
• Kadrovljenje strukturnih odjela tvrtke.
• Propisi organizacijskih i upravljačkih procesa.

Za svaku značajku kvalitete utvrđuje se potreba za brojem osoblja. Ukupan broj zaposlenika koji je potreban za pravilan rad organizacije utvrđuje se zbrajanjem rezultataza svaki kriterij. Za to se izrađuju sljedeći organizacijski dokumenti:

• Ciljevi sustava na temelju kojih se gradi organizacijska struktura tvrtke.
• Opća organizacijska struktura poduzeća i njegovih odjela.
• Osoblje.
• Opisi poslova. Također se koriste u izračunu intenziteta rada funkcija glavnog i upravljačkog osoblja.

Čimbenici koji utječu na potrebu za radnim resursima

Postoje određeni čimbenici koji utječu na procese planiranja radne snage i zahtjeve za osobljem.

Mogu biti izravni ili neizravni, unutarnji ili vanjski. Sljedeći čimbenici imaju najveći utjecaj:

• Uvjeti na tržištu rada. Oni su definirani s nekoliko značajki. Uvjeti uključuju demografsku situaciju, nezaposlenost, kvalitetu obrazovanja, ponudu i potražnju za radnom snagom u raznim sektorima, uključenost službe za zapošljavanje u procese osposobljavanja stručnjaka.
• Tehnološke inovacije. Aktivni napredak u suvremenom svijetu dovodi do pojednostavljenja ljudskog rada, mijenja njegov sadržaj. To zahtijeva pravovremenu prekvalifikaciju kvalificiranih stručnjaka.
• Promjene u području zakonodavstva. Ovaj faktor je teško predvidjeti. To se odnosi na zakonodavstvo iz područja zaštite rada i zapošljavanja.
• Pristup regrutiranja konkurenata. Organizacija mora stalno pratiti i proučavati metode i pristupe radu s osobljemnatjecatelji. Na temelju ovih informacija prilagođava se vlastita kadrovska politika organizacije.
• Ciljevi tvrtke. Mogu biti kratkoročni ili dugoročni i slijediti zajedničku strategiju.
• Financiranje. Svaka organizacija ima određene financijske mogućnosti. Na temelju toga odabire se i kadrovska politika organizacije.
• Kadrovski potencijal. To je temelj uspješnosti provedbe marketinškog plana. Ako odjel osoblja poduzeća može uzeti u obzir razvojnu zonu, sposobnosti osoblja, to vam omogućuje da na vrijeme zatvorite nova radna mjesta.

Fape rada

Postoji nekoliko osnovnih koraka u određivanju potreba za osobljem. Najčešće se u obavljanju sličnog zadatka ističu tri velika procesa.

U prvoj fazi tvrtka analizira vlastite resurse. To je potrebno kako bi se utvrdilo je li moguće u budućnosti samostalno zadovoljiti takve potrebe. U ovom slučaju važni pokazatelji su profit, promet tvrtke. Mora imati dovoljno sredstava da plati svoje zaposlenike.

Sljedeće, u drugoj fazi, radi se analiza potreba za kadrovima u proteklom razdoblju. Zaključuje se o svrsishodnosti i učinkovitosti korištenja radnih resursa. Analitičar identificira slabosti u ovom procesu. Razvija se dugoročni plan koji vam omogućuje da potpuno eliminirate ili minimizirate negativan utjecaj faktora odvraćanja.

U trećoj fazi se prihvaćaodluka o konkretnim radnjama u području kadrovske politike u ovom trenutku. Ovo uzima u obzir sveukupne ciljeve i ciljeve organizacije. Odluke se donose o zadržavanju i smanjenju pojedinih zaposlenika. Nakon analize utvrđivanja potrebe za osobljem može se donijeti nekoliko odluka:

• smanjenje osoblja;
• privlačenje osoblja izvana;
• obuka i prekvalifikacija osoblja.

Štoviše, navedene radnje mogu se provoditi istovremeno. Ovisi o situaciji koja se razvila u organizaciji.

Metode za utvrđivanje potrebe

Utvrđivanje potreba poduzeća za osobljem provodi se prema određenim metodama.

Postoji nekoliko popularnih tehnika:

1. Fotografiranje radnog dana. Ovo je učinkovita, ali vrlo dugotrajna metoda. Zaposlenik ima niz odgovornosti. Tijekom njihovog izvođenja bilježi se vrijeme. Ovaj pristup vam omogućuje da identificirate suvišne radnje. U nekim slučajevima donosi se odluka o potrebi rada pojedinog djelatnika u cjelokupnom proizvodnom procesu ili slobodnom radnom mjestu kao takvom. Za male količine posla može biti potrebno spojiti dvije jedinice osoblja u jednu.
2. Obračun prema standardima usluge. Za svakog zaposlenika određuju se određeni pokazatelji uspješnosti na temelju različitih standarda i pravila. Imajući informacije o dnevnoj stopi proizvodnje, menadžeri mogu izračunati potrebu za osobljemneko vremensko razdoblje.
3. Stručne ocjene. Ovo je jedna od najpopularnijih metoda. Koriste ga razne tvrtke. Mišljenje menadžera je odlučujuće u određivanju potrebe za kadrovima. Ali u isto vrijeme, menadžere mora karakterizirati visoka razina osposobljenosti i profesionalnosti. Važno je imati jasno razumijevanje razvoja ove industrije u budućnosti.
4. Ekstrapolacija. Na temelju aktualnih podataka izrađuje se dugoročna prognoza. Ovo uzima u obzir moguće promjene. To može biti rast cijena, planirane akcije države u ovoj industriji, njezin razvoj u budućnosti itd. Ovaj pristup se koristi ako su unutarnji i vanjski uvjeti organizacije stabilni. Kod nas se može koristiti samo za kratkoročno planiranje.
5. Izgradnja računalnog modela. Voditelji odjela prenose informacije na temelju kojih se izrađuje računalna prognoza potreba organizacije za radnom snagom za zadanu perspektivu. Ovo je relativno nova metoda, tako da nije imala vremena za značajniju distribuciju. To zahtijeva značajne financijske troškove, kao i uključivanje relevantnih stručnjaka u rad. Tehnika je prikladnija za velika poduzeća.

Formule za izračun

Utvrđivanje potrebe za osobljem provodi se posebnim izračunima.

Prije nego što odaberete formulu, morate odrediti čemu je tvrtka sklonija u procesu vođenja svoje kadrovske politike:

• Za povećanjeobujam proizvodnje, što zahtijeva uključivanje dodatnog osoblja.
• Za smanjenje količine proizvodnje, što dovodi do oslobađanja radnih resursa.
• Ne planira se mijenjati obujam proizvodnje. Potreba za osobljem određena je prirodnim kretanjem osoblja u slučaju otkaza, dekreta, dobi za umirovljenje, itd.

Stoga se u odjelima za planiranje poduzeća vrši obračun i opravdavanje rasta proizvodnje. Za povećanje produktivnosti uzimaju se u obzir svi čimbenici. Da biste odredili planirani broj zaposlenika, primijenite formulu:

Chpsp=ChbpI + OI, gdje je Nspp prosječan planirani broj zaposlenih u razdoblju planiranja, Nbp je broj zaposlenih u prošlom (baznom) razdoblju, I je indeks promjene obujma proizvodnje u budućnosti, OI je ukupna promjena broja zaposlenih u bazno razdoblje.

Prosječan broj zaposlenika

Utvrđivanje potrebe za osobljem može se izvršiti pomoću druge formule. Prosječan broj zaposlenika možete odrediti na sljedeći način:

Chss=ChyavKss, gdje je Nss broj prosječnog broja zaposlenih, Nyav je broj zaposlenika potrebnih za obavljanje zadatka tijekom jedne smjene, Kss je koeficijent prosječnog broja zaposlenih.

Metode pokrivanja potreba

Kada se utvrdi potreba za radnim resursima, navedite načine da je pokrijete:

• Vanjski. U ovom se slučaju pozornost posvećuje diplomantima specijaliziranih obrazovnih ustanova, centara za prekvalifikaciju osoblja, kao i prijedlozimaagencije za zapošljavanje, otvoreno tržište rada.
• Domaće. Osoblje tvrtke prolazi kroz prekvalifikaciju, usavršava svoje vještine. U tu svrhu provodi se stručno usavršavanje radi mogućnosti karijernog rasta. Ovaj pristup smanjuje fluktuaciju osoblja.

Broj pomoćnog osoblja

Utvrđivanje potrebe za pomoćnim osobljem također se provodi prema jednostavnoj formuli:

Chsvr=KrmRSKss, gdje je Nvvr broj navedenih djelatnika za podršku, Krm je broj poslova za pomoćne djelatnike, RS je broj radnih smjena u jednom danu.