Primjer regulacije interakcije između odjela, primjeri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Svako poduzeće ima lokalne dokumente koji reguliraju njegovu djelatnost. Jedan od najznačajnijih je regulacija interakcije između odjela (uzorak dokumenta bit će opisan u nastavku). Za čelnika organizacije to je učinkovit alat za upravljanje. Razmotrimo detaljno uzorak regulacije interakcije između odjela.

Zahtjevi

Kakav bi trebao biti propis? Interakcija između odjela računovodstvene i ekonomske službe, kadrovskih službenika i jedinice za naseljavanje i planiranje, drugih strukturnih jedinica poduzeća neizbježna je u procesu aktivnosti. Pritom bi kontakt zaposlenika trebao osigurati provedbu postavljenih zadataka u najkraćem mogućem roku. Uzorak regulacije interakcije između odjela, prije svega, trebao bi biti dostupan izvođačima. Ako osoba odgovorna za njegov razvoj zapiše sve odredbe, ali podređeni ne mogu ništa razumjeti, u dokumentu neće biti smisla. U tom smislu, formiranje uzorka propisainterakcije između odjela, treba uzeti u obzir tri ključna načela:

1. Dokument je sastavljen na temelju modela poslovnog procesa. Kvaliteta propisa izravno će ovisiti o temeljitosti sheme.
2. Struktura dokumenta određena je modelom procesa. Sve točke sheme moraju biti prisutne u propisima.
3. Prezentacija informacija se provodi na službenom, suhom jeziku. Preporuča se koristiti kratke jednostavne rečenice u tekstu dokumenta. Odredbe treba formulirati nedvosmisleno. Sve kratice i pojmovi moraju biti napisani.

Golovi

Primjer regulacije interakcije između odjela pruža:

1. Uspostavljanje i održavanje reda u pripremi dokumentacije, učinkovit kontakt između strukturnih jedinica.
2. Prevencija konfliktnih situacija u timu. Ako se unaprijed utvrde sheme interakcije za rad, udio sudjelovanja jednog ili drugog zaposlenika u procesima, sporovi neće nastati.
3. Brzi ulazak u tim pridošlica. Uredba pomaže razumjeti strukturu interakcija, označava koje će dokumente koristiti zaposlenik, koje službe će kontaktirati.
4. Kontrola discipline.
5. Brži prijenos predmeta drugom zaposleniku (pri odlasku ili odlasku na godišnji odmor).
6. Spriječavanje gubitka financijskih, ljudskih i vremenskih resursa.

Struktura

Koja je regulacija interakcije izmeđuodjela može se smatrati ispravno sastavljenim? Dokument obično uključuje sljedeće odjeljke:

1. Opće odredbe.
2. Definicije, pojmovi i kratice.
3. Opisi procesa.
4. Odgovornost.
5. Kontrola.

Zakonodavni akti, GOST-ovi i drugi dokumenti mogu poslužiti kao izvori definicija. Potonji, posebice, uključuju Naredbe ministarstava, odjela, vladine uredbe. Istodobno, upućivanje na regulatorne dokumente, čije su odredbe korištene, treba uključiti u propise za interakciju između odjela. Uzorak za zdravstvene ustanove posebno sadrži naznake Naredbi Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja, Ministarstva zdravstva regije.

Prijava

Obično sadrži grafički model poslovnog procesa. Prikazan je kao dijagram koji se sastoji od nekoliko blokova. Grafička slika može se izraditi pomoću softverskih proizvoda za računala. Sheme odražavaju specifičan postupak za provedbu određenih zadataka. Vizualizacija je prikladnija od teksta. Dijagram jasno prikazuje početak procesa i svaku fazu, odnos između njih i konačni rezultat. Ovaj model često koriste programeri propisa za interakciju između odjela tvrtke prema 223-FZ. Shema naglašava ključne parametre kao što su rezultati i ulazi, sudionici i klijenti. Ako se početnik upozna s takvim modelom, odmah će razumjeti specifičnosti procesa i bit će spreman za implementaciju određenog zadatka.

Upute

U prvoj fazi potrebno je odrediti predmet dokumenta i odgovorne osobe, tj.izrađuje i kakve propise. Interakcija između računovodstvenih odjela, posebice, provodi se prema jasnoj shemi, sadržanoj u zakonodavstvu. U ovoj strukturnoj jedinici uvijek postoji najvažnija osoba odgovorna za poštivanje zahtjeva izvještavanja. On može postati osoba odgovorna za izradu pravilnika o interakciji između odjela. O uzorku dokumenta trebaju raspravljati svi zaposlenici. Za to se organizira glavna skupština. Ako dokument regulira proces u kojem se sukobljavaju interesi više od dva odjela, tada je važno uključiti ključne djelatnike u raspravu. Osoba odgovorna za razvoj trebala bi kolegama objasniti važnost primjene pravila.

Opis procesa

Njegov volumen ovisit će o složenosti interakcije. Ako je proces jednostavan, a zaposlenik odgovoran za njega dobro razumije sve faze implementacije, tada on sam može izraditi shemu rada s drugim strukturnim jedinicama. Nakon toga bi trebao razgovarati o dokumentu s ostalim sudionicima. Ako je poslovni proces složen, tada svaki zaposlenik razvija svoj dio modela. Nakon toga, svi projekti se sastavljaju i raspravljaju. Prilikom upoznavanja s temeljnim dokumentom svi zainteresirani djelatnici mogu predložiti određene ispravke i dopune. Nakon toga, pravila interakcije između odjela tvrtke prenose se na voditelja.

Izjava

To se može učiniti izravno. U ovom slučaju, sam glava potpisuje pravila interakcije izmeđuodjela tvrtke. Uzorak dokumenta također se može odobriti neizravno. U ovom slučaju, vođa izdaje naredbu. Podaci o registraciji upravnog akta upisuju se u pečat odobrenja.

Specifičnosti rada odgovorne osobe

U nekim organizacijama, pozicija menadžera kvalitete je osigurana u državi. U praksi su razvijene određene faze pripreme dokumenata. Mora ih se pridržavati voditelj koji izrađuje pravila interakcije između odjela. Primjer osnovnih koraka:

1. Definirajte procese.
2. Izrada grafikona.
3. Detaljan opis.
4. Sastavljanje teksta.

Odgovorni specijalist proučava raspored zaposlenika u različitim odjelima. To je potrebno za sastavljanje opisa standardnih situacija uključenih u pravilnik o interakciji između odjela. Primjer: "Benzinska postaja se pregledava korištenjem tehničkih sredstava kao što je… Izvještaj se generira po završetku pregleda."

Definiranje konačnog cilja

Osoba odgovorna za izradu pravilnika mora imati predstavu o svim procesima, poznavati dužnosti zaposlenika, imati odgovarajuće kvalifikacije i razinu profesionalnosti. Svrha dokumenta treba biti jasna zaposlenicima. U protivnom će provedba propisa biti dodatni teret za zaposlenike.

Optimizacija i dizajn

Sveobuhvatno proučavanje procesa koji se odvijaju u poduzeću, omogućuje vam identifikacijuslabe točke. Analiza situacija, rezultata, operacija omogućuje optimizaciju aktivnosti. To nam, pak, omogućuje formiranje nekoliko scenarija za daljnji razvoj. Dakle, poduzeće može ostaviti sve kako jest, stvoriti novi model rada ili ispraviti stari.

Njanse

Važno je da svaki zaposlenik jasno razumije što treba raditi i kako će postignuti rezultati utjecati na njegovu zaradu. Zato je potrebno raspraviti uredbu prije njezina usvajanja. Ključna uloga u pripremi dokumenta dodijeljena je, naravno, voditelju radne skupine (projekta). Zadaća ovog stručnjaka je postaviti kritična pitanja. Mora biti u stanju predstaviti jasan model procesa. Svaki sudionik vidi sliku svojim očima. Mora postojati zajedničko razumijevanje. Svaki sudionik treba objasniti odgovornost u izradi pravilnika. U većini slučajeva timovi su skeptični prema implementaciji takvog dokumenta. Ovisno o složenosti procesa, uvođenje propisa traje 4-12 mjeseci.

Uvodne značajke

Da biste uveli novi propis, morate:

1. Prepoznaj prethodne dokumente kao nevažeće.
2. Uvedite nove lokalne zakone za aktiviranje propisa.
3. Razvijte dokumente potrebne za primjenu odobrenih pravila.
4. Fino ili implementirajte nove module automatiziranih baza podataka.
5. Izradite obrasce nestandardiziranih dokumenata.
6. Promijenite ili dopunite osobljeraspored.
7. Pronađite kandidate za nove pozicije, imenujte ili premjestite radnike.
8. Podučite izvođače novim pravilima.
9. Provedite kontakt sa zaposlenicima.
10. Provedite probnu provedbu uredbe.
11. Ispravite tekst na temelju rezultata eksperimentalnog izvođenja.
12. Provedite u djelo konačnu verziju dokumenta.
13. Definirajte postupke za kontrolu kvalitete propisa.

Nakon utvrđivanja mjera za provedbu dokumenta, upravitelj izdaje nalog. Valja napomenuti da će se zbog trajanja događaja razlikovati datum odobrenja i izravnog stupanja na snagu uredbe. Razmotrimo dalje glavne pogreške koje zaposlenici čine pri sastavljanju dokumenta.

Nedosljednost s praksom

Izradu propisa važno je povjeriti zaposleniku koji je izravno povezan s radnim aktivnostima u poduzeću. Pretpostavimo da je organizacija postala vrlo velika. Vodstvo si može priuštiti formiranje posebne službe, čiji će zadaci uključivati rješavanje razvojnih pitanja. Sukladno tome, odjel će postaviti zadatak da opiše sve procese poduzeća. Ali svrha ovog događaja im je nevažna. Ako propise donose ljudi koji nisu uključeni u stvarne aktivnosti, tada zaposlenik koji njime upravlja neće izvršiti shemu. Sukladno tome, dokument nema smisla raditi.

Nedostatak fleksibilnosti

Mnoge odgovorne osobe teže maksimalnomdetalj. Ovo stanje je uzrokovano nepoznavanjem razlika između izrade propisa i opisa stvarnih proizvodnih procesa. Ako je zadatak automatizirati operacije, njihova je detaljizacija namijenjena pomoći zaposlenicima. Potreba za propisima nastaje kada je u proizvodnji uključeno mnogo ljudi. Njihovi se postupci često dupliciraju, ali svaka osoba tumači ovu ili onu operaciju na svoj način. Uredba ima za cilj rješavanje sporova. Treba imati na umu da zaposlenici organizacije moraju imati određenu slobodu djelovanja, dopuštajući im da donose jednu ili drugu odluku ovisno o situaciji. Na primjer, korisniku se može odgovoriti odmah umjesto nakon nekog vremena.

Veliki volumen i složenost teksta

Propisi koji se sastoje od 5-7 stranica smatraju se optimalnim. Istodobno, njegov sadržaj trebao bi biti opsežan, ali kratak. Ne preporučuje se korištenje složenih, višedijelnih rečenica. Tekst mora biti razumljiv. Osim toga, treba obratiti pažnju na uvjete. Ne biste trebali zamijeniti pojmove sinonimima, koristite kratice bez dekodiranja.

Interakcija između informacijske sigurnosti i IT odjela

Trenutno su u mnogim poduzećima kontakti ovih službi vrlo otežani. Poteškoće su povezane s unutarnjim sukobima IT odjela i odjela za informacijsku sigurnost. Postoji nekoliko mogućnosti za osiguranje njihove učinkovite suradnje. Prvi i najjednostavniji je prisutnost zaposlenika (jedan ili više) koji su specijalizirani za informacijsku sigurnost u okviru usluge informacijske tehnologije. Pravila interakcije između IT odjela iIB u ovom slučaju odražava tipične pristupe suradnji. Organizacija rada odvija se na temelju prevladavajućeg stereotipa da je informacijska sigurnost dio pružanja informacijske tehnologije. Ako u poduzeću nema sukoba između ovih usluga, tada menadžer može razmišljati o uređenju usluge informacijske sigurnosti kao zasebne strukture IT odjela. Sukladno tome, bit će potrebno izdvojiti više sredstava, uključujući financijska, kako bi se osigurale takve aktivnosti.

Tipični uzorak

Opće odredbe određuju:

1. Svrha dokumenta. U pravilu postoji izraz: "Sadašnji propis određuje postupak…".
2. Opseg. Uredba se može primijeniti na radnike ili objekte.
3. Regulatorni dokumenti u skladu s kojima je akt izrađen.
4. Pravila za odobrenje, prilagodbu, ukidanje propisa.

U odjeljku "Pojmovi, kratice, definicije" navedeni su pojmovi korišteni u dokumentu. Sve kratice moraju biti napisane. Pojmove treba navesti abecednim redom. Svaki koncept je naveden u novom retku u jedinicama. h. Definicija pojma data je bez riječi "ovo", kroz crticu. U odjeljku "Opis procesa" dat je opis korak po korak. Preporučljivo je uvesti podstavke. Svaki od njih će odgovarati određenoj fazi. Isti dio označava djelatnike uključene u obavljanje određenih poslova. Nisu opisane samo radnje, već i njihov rezultat.

Odgovornost i kontrola

Propisi trebaju sadržavati naznaku mogućnosti primjene sankcija prema osobama koje se ne pridržavaju odredbi. Zakonom je dopuštena odgovornost. To može biti kazneno, administrativno ili disciplinsko. Obavezno je navesti puno ime i prezime i radno mjesto djelatnika koji prati provedbu propisa.