Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija: kako funkcionira?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Elektronsko upravljanje dokumentima (EDM) je brz način za razmjenu informacija na temelju korištenja elektroničkih dokumenata s virtualnim potpisima. Dugo je stekao priznanje u razvijenim zemljama svijeta kao učinkovito sredstvo za operativno poslovanje.

Essence

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija je skup procesa za stvaranje, obradu, slanje, prijenos, primanje, pohranu, korištenje i uništavanje dokumenata. Svi se ovi procesi izvode nakon provjere integriteta i potvrde primitka dokumenata.

Pravila za provedbu tijeka dokumenata između pravnih osoba provode se po dogovoru stranaka. Razmjena informacija obavlja se telekomunikacijskim sredstvima, a dokumenti se pohranjuju na elektroničkim medijima. Razdoblje pohrane računovodstvenih podataka ne smije biti duže od onog koji je propisan zakonom.

Organizacijeizmeđu sebe mogu razmjenjivati formalne i neformalne dokumente s potpisima sudionika. U području poduzetničke djelatnosti to mogu biti: računi, ugovori, fakture, ugovori, dogovori, nalozi, obavijesti, punomoći i sl. Informacije se mogu prenijeti u obliku tekstualnih, tabličnih i grafičkih datoteka.

Svrha implementacije EDI-ja

Preduvjeti za uvođenje EDI-a mogu biti:

• smanjenje rutinskog posla;
• smanjite gubitak dokumenta;
• "transparentan" rad s dokumentima;
• poboljšanje discipline u izvedbi - pružanje dokumenata na vrijeme, itd.

Među kvantitativnim ciljevima su sljedeći:

• Smanjite vrijeme obrade dokumenta za 10 puta.
• Smanjite uredske troškove na pola.

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija: kako funkcionira

U skladu s domaćim zakonodavstvom, elektroničko upravljanje dokumentima između organizacija provodi se dogovorom dviju strana. Za razmjenu podataka potrebno je da svi sudionici budu povezani na opremu jednog operatera. Zatim korisnik treba poslati zahtjev za dodavanje na popis stranaka. Nakon potvrde zahtjeva, sudionici sustava mogu razmjenjivati podatke.

EDI modul morat će obavljati sljedeće funkcije:

• Pozovite druge strane na razmjenu podataka.
• Stvorite adresar.
• Integracija s računovodstvenim softverom,na primjer, 1S.
• Potpišite i šifrirajte dokumentaciju.
• Struktuj korespondenciju.
• Prati statuse e-pošte.

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija provodi se uz pomoć certifikata. Povezivanje s poslužiteljem i autentifikacija vrši se putem osobnog digitalnog certifikata. Svakom korisniku sustava izdaje se EDS, pohranjen na elektroničkom nosaču tokena i zaštićen PIN kodom. Korisnik mora unijeti svoju prijavu, lozinku na osobni račun. Tek nakon toga imat će pristup svojim dokumentima.

Svaki zaposlenik organizacije povezan sa sustavom može pokrenuti proces razmjene. Prije slanja dokumenta drugoj stranci, mora biti potpisan digitalnim potpisom. Ova se operacija izvodi pomoću programa Cryptopro. Dokument se šalje putem EDI-ja. Zaposlenik druge ugovorne strane prima obavijest o primitku novog dokumenta. Ako to prihvati, onda stavlja i EDS. Ako trebate unijeti izmjene u dokument, tada se stvara nova elektronička verzija. Nakon dovršetka uređivanja, sve promjene trebate spremiti pomoću EDS-a. Zatim se dokument s promjenom šalje drugoj strani. Po potrebi se provodi elektronička koordinacija informacija.

Ako trebate ponovno napraviti promjene, onda se cijeli postupak ponovno ponavlja. Ako nema pritužbi na novu verziju, dokument se poštuje. Za konačni uzorak smatra se da je potpisan s dva digitalna potpisa. Sve verzije dokumenta pohranjene su na poslužitelju i dostupne su za pregled. Čim uzorak dobije status valjanog, izmijenitidokument neće raditi. Prekinutim ugovorima se dodjeljuje status "Otkazani". Ovako se provodi elektroničko upravljanje dokumentima između organizacija.

Oprema

Što je potrebno za elektroničko upravljanje dokumentima između organizacija? Prvo morate odabrati telekom operatera i instalirati poseban softver za razmjenu informacija. Drugo, sa svakom drugom stranom s kojom organizacija namjerava voditi elektroničku korespondenciju potrebno je sklopiti "Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata".

Također je potrebno instalirati EDI poslužitelj na kojem će se pohranjivati svi dokumenti. To može biti i klijentska oprema i "cloud" pohrana. Pristup podacima sustava izvana provodi se putem aplikacije koja je instalirana na opremi zaposlenika organizacije. Interakcija računala s poslužiteljem odvija se putem HTTP protokola uz dodatnu SSL 128 enkripciju. Pristup dokumentima se vrši samo preko sučelja aplikacije i nakon prolaska autentifikacije.

EDF projekt

Projekt automatizacije procesa može potrajati od nekoliko mjeseci do nekoliko godina. Termin izravno ovisi o broju procesa koje je potrebno automatizirati, resursima i financijskim mogućnostima organizacije. Kratka shema za uvođenje EDI-ja je sljedeća:

• Stvaranje radne grupe.
• Formiranje ciljeva, rokova i proračuna projekta.
• Istraži postojeće procese.
• Razvoj zadataka.
• OdaberiEDI sustavi.
• Potpisivanje sporazuma o implementaciji EDS-a.
• Odobrenje pravilnika o radu.
• Punjenje imenika sustava.
• Obuka osoblja.
• Preliminarno testiranje.
• Izdavanje naloga o uvođenju EDS-a.
• Rafiniranje softvera i operativnih postupaka.
• Pokretanje pilot projekta.
• Puni prijelaz na EDI.

Pogreške u implementaciji EDI-ja

U procesu automatizacije dokumenata posebnu pozornost treba posvetiti procesima u kojima je prisutnost papira propisana zakonom. Ne možete umnožavati papirnati dokument elektroničkim putem. To značajno usporava proces rada i uzrokuje negativan stav prema procesu automatizacije u cjelini. Nitko ne plaća dodatno za obavljanje dvostrukog posla.

U procesu implementacije potrebno je izraditi novu proceduru za rad s dokumentima, osposobiti osoblje, a tek nakon toga pristupiti potpunoj implementaciji. To se može postići samo ako se zaposlenicima priopće prednosti korištenja novih tehnologija.

Još jedna popularna greška je slaba studija zahtjeva za EDMS. Ako korisnici moraju raditi u nekonfiguriranom sustavu, tada se EDI proces razlikuje od onoga koji je usvojen u organizaciji.

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija: prednosti i nedostaci

Prednosti:

• Smanjenje troškova slanja originalnih dokumenata poštom.
• Ušteda prostora za pohranu dokumentacije. Sve je pohranjeno elektronski.
• Jednostavno za korištenje. Dokument se šalje s jednog radnog mjesta. Brza pretraga dokumenta vrši se prema statusu (poslan, primljen, prihvaćen, itd.).
• Trenutna dostava. Sve poslane informacije stižu do primatelja u roku od nekoliko sekundi.
• Dokument se ne može izgubiti dok ne istekne razdoblje njegovog zadržavanja u sustavu.

Nedostaci:

• Da biste koristili opremu, morate kupiti licencu, koja košta puno novca.
• Najčešće se podaci mogu razmjenjivati samo između članova istog sustava.
• Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija u 1C ili korištenjem bilo kojeg drugog softvera razlikuje se od prethodno korištene sheme. Uvođenjem novog algoritma svi će zaposlenici imati pitanja o obavljanju poslova.
• Tehnička oprema. Prije uvođenja EDI-a, organizacija treba kupiti opremu i osposobiti zaposlenike za upravljanje novim sustavom.
• EDI se provodi korištenjem EDS-a, čija je valjanost 1 godina. Certifikate je potrebno pratiti i ažurirati na vrijeme. Također je potrebno kontrolirati rok važenja potvrda druge ugovorne strane kako bi se izbjegli problemi s porezom.

Pravna regulativa

Koji propisi reguliraju elektroničko upravljanje dokumentima između organizacija? Zakonodavstvo Ruske Federacije uključuje Federalni zakon br. 63 "O elektroničkom potpisu", pravila za podnošenje dokumenata Federalnoj poreznoj službi propisana su naredbom Ministarstva financija br. MMV-7-2 / 168. EDOizmeđu organizacija provodi se na temelju naloga Ministarstva financija br. 50n. Pravila za razmjenu primarnih računovodstvenih dokumenata u elektroničkom obliku propisana su naredbom Federalne porezne službe broj MMV-7-6/36@. Svi EDI operateri u toku svojih aktivnosti moraju se rukovoditi naredbom Federalne porezne službe br. MMV-7-6/253@.

SBIS

Elektronsko upravljanje dokumentima između SBIS organizacija pruža korisnicima sljedeće pogodnosti:

• Dokumente možete slati bilo kojoj organizaciji koja je registrirana na teritoriju Ruske Federacije. Ako druga strana nije član SBIS sustava, tada će zaposlenik tvrtke jednostavno kontaktirati predstavnika organizacije i na njegovu e-poštu poslati pozive za sudjelovanje u sustavu. Odmah nakon potvrde zahtjeva, razmjena informacija između sudionika bit će obavljena bez posrednika.
• Ne morate instalirati softver na svoje računalo. Dovoljno je imati ažuriranu verziju preglednika i pristup internetu.
• Ne treba vam poseban program za rad s podacima. Ako je izvješće u početku pripremljeno u softveru treće strane, na primjer, 1C, tada možete postaviti integraciju podataka s VLIS sustavom.
• Tipični obrazac dokumenta nije instaliran. Možete slati tekst, proračunsku tablicu, slike i još mnogo toga.

SKB "Kontur"

Jedan od prvih programera softvera u Rusiji također isporučuje opremu za elektroničko upravljanje dokumentima između organizacija. "Kontur" je razvio Diadoc sustav uz pomoć kojeg se vrši razmjena elektroničkih dokumenata. Značajka sustava je da se pristup podacima može dobiti u inozemstvu. Tvrtka je razvila roaming tarife posebno za tu svrhu. Ako želite, možete pristupiti podacima putem API-ja.

Što trebate?

Za povezivanje EDI-a, organizacija mora kupiti:

• licencirani softver;
• poslužitelj;
• provedite nadogradnju opreme;
• osoblje vlaka;
• postavite i integrirajte EDMS za rad s internim aplikacijama.

Trebaju uložiti takva ulaganja kako bi se povezivalo elektroničko upravljanje dokumentima između organizacije? Uključivanje u troškove konzultacija tehničke podrške, EDMS-a i ažuriranja softvera je druga faza ulaganja. Ovi troškovi će se morati plaćati mjesečno.

Zaključak

Papirnati radni tijek zamjenjuje se elektroničkim. Ne samo da smanjuje troškove procesa organizacije, već i povećava učinkovitost poslovanja u cjelini. Za uspješno funkcioniranje EDI-a potrebno je jasno formulirati ciljeve implementacije sustava i pravilno konfigurirati opremu.