Plaćanje goriva i maziva: izvršenje ugovora, postupak obračuna, pravila i značajke registracije, obračuna i plaćanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Često nastaju situacije kada je, zbog proizvodnih potreba, zaposlenik prisiljen koristiti svoju imovinu. Najčešće se radi o korištenju stroja. Štoviše, poslodavac je dužan to nadoknaditi: platiti gorivo i maziva (POL), amortizaciju i druge troškove. Kako ga učiniti što učinkovitijim?

Zakonodavni okvir

Malo ljudi uopće ne razumije što znači plaćati gorivo i maziva te naknadu za korištenje osobnih vozila. I poslodavci to iskorištavaju. Iako je njihova obveza naknade troškova zaposleniku sadržana u članku 188. Zakona o radu. Međutim, kao što će se vidjeti u nastavku, njegova uporaba nije najbolja opcija. Mnogo više korisnih informacija sadržano je u Građanskom i Poreznom zakonu. Da biste iskoristili sve pogodnosti koje pružaju, morate ispravno pristupiti problemu.

Kako to funkcionira u praksi?

Često se zaposleniku daje izbor: ili idete autobusom 300 km do drugog grada po vrućini,ili vozite vlastiti auto. Ne pada mu na pamet da mu se troškovi za plaćanje goriva i maziva i ne samo mogu i trebaju nadoknaditi. Poduzeća iskorištavaju pravnu nepismenost zaposlenika. Većina ne zna što je gorivo na poslu i naknada troškova.

Usput, ovo se ne odnosi samo na automobil, već i na bilo koju drugu osobnu imovinu koju zaposlenik koristi u obavljanju svojih službenih dužnosti. Najčešće se koristi samo osobni prijevoz. Sukladno tome, isplata goriva i maziva zaposlenicima na teret poslodavca je norma. Iako ne pristaju svi poslodavci platiti.

Par primjera

Svatko tko je ikada pokušao raditi kao prodajni predstavnik, iskusio je to. Drugi primjer gdje zaposlenici najčešće koriste vlastiti prijevoz je taksi. Za primanje naknade zaposlenik mora koristiti automobil ili drugu imovinu samo uz znanje i dopuštenje uprave. I sve mora biti dokumentirano.

Plaćanje goriva i maziva zaposlenicima - što je to?

Često ni računovodstveni radnici ne znaju odgovor na ovo pitanje, a kamoli obični zaposlenici. Mnogi ljudi misle da su gorivo i maziva samo gorivo: benzin ili dizel gorivo. Ovo nije sasvim točno. Zapravo, mnogo se više stvari naziva gorivima i mazivima (goriva i maziva):

• maslac;
• antifriz - zimi;
• ostali potrebni potrošni materijal.

Prema tome, plaćanje goriva i maziva uključuje ne samo troškove goriva.

Kako to učiniti službenim?

Postoje 3 načinaformalizirajte svoje ugovore s poslodavcem:

• dodatni ugovor uz ugovor o radu;
• ugovor o najmu automobila;
• ugovor o pružanju usluga prijevoza.

Svaki od njih ima svoje prednosti i nedostatke. Pogledajmo ih detaljno u nastavku.

Dodatni ugovor uz ugovor o radu

Najjednostavnije je sklopiti dodatni ugovor s poslodavcem uz ugovor o radu. Međutim, jednostavnije ne znači i učinkovitije: zaposlenicima neće biti lako primati plaćanje goriva i maziva na teret poslodavca. Ispod je primjer takvog sporazuma.

Treba jasno navesti:

• marka i karakteristike vozila;
• iznos mjesečne naknade i troškovi koje poslodavac također nadoknađuje: plaćanje goriva i maziva, tekući i glavni popravci, dijagnostika i održavanje, osiguranje;
• rok do kojeg se mora dostaviti izvješće o stvarnim troškovima;
• uvjeti unutar kojih poslodavac nadoknađuje troškove zaposlenika.

Zaposlenik mora često putovati po uputama uprave, ili putujuća priroda posla predviđa obavljanje njegovih službenih dužnosti. Doista, prema zakonu, plaćanje goriva i maziva pri korištenju osobnih vozila, kao i naknada za ostale troškove, moguće je samo ako postoji proizvodna potreba.

Svaki mjesec, zaposlenik podnosi izvještaj o svojim putovanjima, gdje naznačuje:

• datum putovanja;
• vrijeme polaskai povratak;
• odredište;
• svrha putovanja.

Osim toga, ovaj dokument mora sadržavati datum sastavljanja i potpis zaposlenika.

Prednosti i nedostaci dodatnog ugovora

Naknada troškova radnika po ugovoru o radu prvenstveno je korisna za poslodavca. Uostalom, uvijek ga možete ograničiti na veličinu predviđenu Vladinom uredbom br. 92 od 8. veljače 2002.: 1200 rubalja - za automobile s zapreminom motora manjim od 2000 cm³ i 1500 rubalja - za automobile s zapreminom motora većim od 2000 cm^3.

Međutim, takva naknada vjerojatno neće odgovarati zaposleniku - po trenutnim cijenama benzina, gotovo ju je nemoguće ispuniti. Sukladno tome, poslodavac mora napraviti kompromis i sklopiti ugovor o najmu ili ugovor o pružanju prijevoznih usluga, ili platiti iz svog džepa - neće biti moguće nadoknaditi naknadu kroz smanjenje poreza.

Kako iznajmiti automobil?

U ovom slučaju, odnos između stranaka će biti reguliran Građanskim zakonikom. U praksi se češće koristi najam broda bez sjedala. Ispod možete vidjeti tipičan ugovor.

U ugovoru o zakupu obavezno je navesti:

• karakteristike automobila: marka, godina proizvodnje, boja, broj karoserije i motora, državni broj;
• uvjeti podnajma - poželjno je zabraniti poslodavcu iznajmljivanje automobila nekom drugom;
• ostali dogovori - tko i u kojem vremenskom roku izvodi MOT, tko plaćapotrošni materijal i održavanje, za koje se svrhe automobil može koristiti - na primjer, samo prijevoz putnika.

Prilikom sklapanja ugovora o najmu morate razumjeti da time svoj automobil prenosite na tvrtku, doduše privremeno, ali na korištenje. Dok prema ugovoru o radu samo vi možete koristiti auto.

Stoga, ugovor o najmu mora točno odrediti kako poslodavac može koristiti vaš automobil. U suprotnom, nemojte se iznenaditi da ćete biti prisiljeni prevoziti raznu robu ili kakvo smeće - uostalom, tvrtka je sada vlasnik automobila, iako privremeno.

Važno: u ugovoru svakako fiksirajte cijenu automobila u trenutku najma.

Često je problem što stranke ne znaju kako propisati plaćanje goriva i maziva u ugovoru o najmu. Čak se i odvjetnici svađaju oko toga. Obračun plaćanja goriva i maziva vrši se na temelju tovarnih listova - prema stvarnoj kilometraži. Za to postoje posebna pravila na temelju kojih se vrši otpis.

Stručnjaci i dalje preporučuju sklapanje ugovora o najmu automobila uz plaćanje goriva i maziva. Međutim, to je po dogovoru. Ako u zakupu nije predviđeno plaćanje goriva, s dobavljačem se sklapa poseban ugovor o plaćanju goriva i maziva, a vozaču se izdaje kartica goriva s određenim limitom.

Također je važno unaprijed navesti druge nijanse: plaća li vam tvrtka svaki mjesec fiksni iznosili je plaćanje po satu - ovisno o stvarno odrađenim satima, tko i kako plaća osiguranje.

Ugovor o pružanju usluga prijevoza

Koristi se mnogo rjeđe - uglavnom ako se roba prevozi osobnim prijevozom. Zamislite tvrtku za selidbe. Umjesto kupnje ili leasinga automobila, mogla je sklopiti ugovor s utovarivačem koji posjeduje željeni automobil za pružanje usluga prijevoza.

Tako bi utovarivač obavljao svoje neposredne poslove (utovar i istovar) prema ugovoru o radu. I privatno bi pružao usluge prijevoza te robe od točke A do točke B. Međutim, za to bi morao izdati IP, jer je poduzetnička djelatnost zabranjena u Ruskoj Federaciji bez registracije.

Kako vlasnik automobila može optimizirati poreze?

Za najam automobila ili pružanje usluga prijevoza, zaposlenik će morati izdati IP adresu. Strogo govoreći, on može iznajmiti svoj automobil, a da nije poduzetnik. Međutim, ako postoji nekoliko takvih automobila, još uvijek morate izdati IP. Osim toga, u ovom slučaju plaća manje poreza - 6% na dohodak od pojednostavljenog oporezivanja, umjesto 13% poreza na dohodak. Međutim, porez na dohodak od 13% i dalje će biti zadržan od njegove službene plaće.

Ovdje postoji još jedna važna nijansa. Bez obzira na uspješnost poduzetnika, on mora plaćati premije osiguranja, čak i ako nema zaposlenih. Iznos je fiksni i u 2018. iznosi 32.385 rubalja. Međutim, ako prihod pojedinačnog poduzetnika prelazi 300.000 rubalja godišnje, tadadoplata od 1% razlike "prihod minus 300.000 rubalja".

Međutim, iznos premija osiguranja ne može premašiti određeni iznos. U 2018. to je 212.360 rubalja u mirovinski fond (ovaj novac "ne nestaje", već ide na formiranje buduće mirovine poduzetnika) i 5.840 rubalja u obliku doprinosa za zdravstveno osiguranje. Sveukupno, premije osiguranja za pojedinačne poduzetnike ne mogu prelaziti 218.200 rubalja godišnje.

Na prvi pogled, premije osiguranja su nepotrebni dodatni troškovi. Ali je li doista tako? Ne baš. Činjenica je da individualni poduzetnici imaju pravo smanjiti predujam prema pojednostavljenom poreznom sustavu "Dohodak" za iznos uplaćenih premija osiguranja. Dakle, prilikom najma automobila uopće ne možete platiti porez (iznos poreza vjerojatno neće premašiti plaćene doprinose), a potpuno je legalan. A glavni dio uplaćenih doprinosa ide za vašu buduću mirovinu.

Važno: status individualnog poduzetnika i pojednostavljeni porezni sustav ne oslobađaju poduzetnika od plaćanja poreza na prijevoz. Ionako će se morati platiti. No porez na imovinu u ovom slučaju ne treba platiti.

Primjer kako pojedinačni poduzetnik povećava prihod od najma automobila

Zamislimo da je Ivan iznajmio svoj automobil tvrtki Romashka LLC, čiji je zaposlenik, za 100.000 rubalja mjesečno. Ujedno, tvrtka se brine o tekućim i velikim popravcima automobila, kao i plaćanju goriva i maziva i ostalog potrošnog materijala.

Bez registracije individualnog poduzetnika, zaposlenik bi dobio samo 1.044.000 rubalja godišnje. Poslodavac bi kao Ivanov porezni agent samostalno odbio 13% poreza na dohodak od tog iznosa. Istodobno, nakon izdavanja IP-a na pojednostavljeni porezni sustav"Dohodak", Ivan bi plaćao sljedeće poreze:

• doprinosi za osiguranje u mirovinski fond: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 rubalja;
• doprinosi za zdravstveno osiguranje: 5840 rubalja;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubalja.

Prema tome, njegov je neto prihod bio 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 rubalja. Štoviše, 41.385 rubalja otišlo bi u buduću Ivanovu mirovinu, a ne u državnu blagajnu. Tako bi porezne uštede iznosile 125.385 rubalja godišnje. Ili nešto više od 10.000 rubalja mjesečno.

Osim toga, u prvom slučaju Ivan odmah plaća porez na dohodak. Zapravo, ovaj novac ni ne vidi – poslodavac mu prebacuje porez. U drugoj Ivan dobiva cijeli iznos “u ruke”. I onda plaća porez. Štoviše, može ih distribuirati kako želi tijekom godine - glavna stvar je platiti sve najkasnije do 31. prosinca.

Mogućnost upravljanja vremenom plaćanja poreza pruža značajnu prednost. Pretpostavimo da je Ivan odlučio ravnomjerno rasporediti porezno opterećenje i platiti dospjeli iznos svaki kvartal.

Tako može dodatno osloboditi sljedeće iznose:

• siječanj - 100.000 × 13%=13.000 rubalja;
• veljača - 100.000 × 13% +13.000=26.000 rubalja;
• ožujak - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 rubalja.

Do kraja ožujka može koristiti ovaj novac kako mu odgovara. I tek onda platiti odgovarajuću uplatu za premije osiguranja, čime se smanjuje predujam prema pojednostavljenom poreznom sustavu "Dohodak".

UključenoNa prvi pogled se čini da su iznosi mali. Ali ako Ivan poveća svoj prihod 10 puta - iznajmi nekoliko automobila ili umjesto najma odabere leasing, ušteda će postati impresivna.

Kako tvrtka može uštedjeti na porezima?

Ako je tvrtka na DOS-u (opći sustav oporezivanja) ili pojednostavljenom poreznom sustavu "Dohodak minus rashodi" (jedan od tipova pojednostavljenog sustava oporezivanja), tada se plaćaju troškovi najma automobila, pružanja usluga prijevoza ili isplata naknade po ugovoru o radu može se uzeti u obzir za smanjenje porezne osnovice. Istina, u potonjem slučaju, za automobile, iznos odbitka je ograničen zakonom.

U slučaju iznajmljivanja auta na DOS-u, ne samo da je najamnina kompenzirana, već i:

• gorivo i maziva i drugi potrošni materijal;
• održavanje i remont automobila;
• Održavanje, pranje, naknade za parkiranje i parkiranje automobila;
• osiguranje;
• plaće vozača.

Štoviše, samo dokumentirani troškovi priznaju se kao odbitni troškovi. Istovremeno, moraju biti ekonomski opravdani.

Važno: tvrtka nije vlasnik iznajmljenog automobila, pa stoga nije dužna plaćati porez na imovinu i prijevoz.

Poduzeća obično zarađuju više novca od troškova najma automobila. Sukladno tome, smanjenjem poreza na dohodak moguće je više nego nadoknaditi sve stvarno nastale troškove.

Sažeti

Članak 188. Zakona o radu obvezuje poslodavcaNaknaditi zaposleniku korištenje osobnog prijevoza u službene svrhe. Ako bi takva uporaba trebala biti povremena, dovoljno je samo sklopiti odgovarajuću dopunu ugovora o radu i na vrijeme dostaviti izvješće.

Međutim, ako zaposlenik bez korištenja osobnog prijevoza ne može obavljati svoje dužnosti i prisiljen je stalno koristiti svoj automobil u poslovne svrhe, ova naknada neće moći pokriti većinu stvarno nastalih troškova. Je li to samo na račun dobiti poduzeća. Organizacija će takvu naknadu moći koristiti za smanjenje poreza na dohodak samo u iznosu utvrđenom zakonom, koji neće pokriti niti desetinu stvarnih troškova.

Prema tome, ovaj pristup nije koristan ni za zaposlenika ni za tvrtku. A sve zbog posebnosti oporezivanja: zaposlenik kao pojedinac plaća previše poreza na dohodak, a tvrtka ne može pravilno optimizirati poreze. Mnogo je isplativije za obje strane sklopiti ugovor o zakupu ili pružanju usluga prijevoza (ako se prevoze drugi putnici ili teret).

Samo u ovom slučaju, zaposlenik će morati izdati IP - postupak nije kompliciran i ne oduzima puno vremena. Neki ljudi misle da, nakon što su postali samostalni poduzetnik, neće moći raditi kao privatnici. Međutim, zapravo je moguće - zakon ne zabranjuje.