Primjeri izvješća o napretku. Kako napisati izvještaj

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Nema takvog vođe koji barem jednom godišnje ne zahtijeva od svojih podređenih izvješće o učinjenom. A problem je u tome što se s rutinskim zapošljavanjem izrada takvog dokumenta čini prilično teškim zadatkom. I iz nekog razloga nam je neugodno tražiti primjere izvješća o obavljenom poslu od nadležnih. Što ako odluči da ne odgovaramo poziciji koju imamo?

Kome treba

Ovo pitanje postavlja izvođač koji je dobio zadatak prijaviti. Najčešće se zaposlenici tvrtki osjećaju gotovo uvrijeđenim takvim zahtjevima. Ali sve ima značenje.

Prvo, izvještaj o obavljenom poslu potreban je samom izvođaču. Ne formalan, već zainteresiran stav prema ovom procesu omogućit će vam da pronađete uska grla i slabosti u svojim kvalifikacijama. Dakle, određuju se pravci u kojima je moguće (i potrebno) razvijati se. Uostalom, svi učimo na svojim greškama.

Drugo, vođi to treba. Izvješće o obavljenom poslu omogućuje vam objektivnu procjenu kvalitete ibrzina rješavanja zadataka. Zahvaljujući ovom dokumentu nestat će mnoga pitanja - od najprimitivnijih "što radiš cijelo vrijeme" do složenog "zašto bih trebao promijeniti vaše računalo za modernije". Budući da će izvješće naznačiti da je potrebno puno vremena za spremanje promjena u dokumentu. I ne ovisi o izvođaču - zastarjela uredska oprema ne može raditi brže. Zapravo, zbog toga se čini da zaposlenik cijelo vrijeme pije čaj - samo čeka da se operacija završi.

I pitanje: "Zašto trebam pisati izvještaj o obavljenom poslu za mjesec?" sama po sebi je netočna. Jer gomilanje statističkih informacija i popunjavanje baza podataka ima smisla za stratege, a ne za operativne djelatnike. Jednostavno im je lakše riješiti problem nego razgovarati o metodama za njegovo rješavanje.

Što napisati

Primjeri izvješća o napretku pokazuju da trebate pisati vrlo detaljno. Što god se čini kao mala stvar ili mala gesta, može biti ključni element u izvedbi određenih funkcija. Ali razumijevanje ovoga doći će tek nakon proučavanja nekoliko pisanih izvještaja.

Ako je posao rutinske prirode, na primjer, usklađivanje dokumenata i identifikacija nedosljednosti, onda ima smisla razviti tabelarni oblik. U ovom slučaju, opet, u početku bi tablica trebala biti vrlo detaljna i sadržavati mnogo stupaca; s vremenom će potreba za nekim stupcima nestati, a oblik izvješća će poprimiti normalan (čitaj - razuman) izgled.

Bu nizu slučajeva pri sastavljanju izvješća o obavljenom radu (nastavnici, na primjer) nemoguće je formalno pristupiti pitanju introspekcije. Doista, osim planiranog nastavnog i metodičkog opterećenja i proučavanja potrebnog gradiva, škola se bavi i odgojno-obrazovnim aktivnostima. To zahtijeva poseban pristup pripremi dokumenta: potrebno je razumjeti razloge zaostajanja za nizom učenika, pronaći načine za zainteresirati djecu za svoj predmet. A pritom, ne treba zaboraviti na uspješne (pa čak i nadarene) školarce.

Izvještaj o ciljevima

Za ispravno sastavljanje i minimalne vremenske troškove potrebno je od samog početka odlučiti u koju svrhu i zašto se piše izvještaj o obavljenom radu za godinu. Navedimo najpopularnije:

- opravdanje stvarne koristi određene pozicije u organizaciji;

- potvrda kvalifikacija zaposlenika;

- demonstracija učinkovitog rada menadžmentu;

- primanje sredstava za sljedeće izvještajno razdoblje;

- dobivanje suglasnosti za razvoj smjera (ideje);

- obrazloženje za trošenje dodijeljenih sredstava i financija, itd.

Dobro poznata formulacija - ispravna izjava problema daje 50% rješenja - funkcionira i u ovom slučaju. Što bolje razumijemo zašto je izvješće potrebno, lakše nam ga je napisati. Sve do činjenice da dokument “za pokazivanje” uopće ne zahtijeva kreativan pristup od nas. I oduzima puno vremena.

struktura dokumenta

Ako tvrtka nemarazvijen obrazac za izvješćivanje, onda ga morate sami razviti. Poznavajući svrhu dokumenta, potrebno je razmisliti o njegovoj strukturi. Uzorci izvješća o napretku sugeriraju da je potreban jasan i jednostavan nacrt.

Na samom početku treba objasniti svrhu i logiku prezentacije informacija. Objasnite redoslijed izlaganja i napravite tablicu sadržaja. Za tablicu je potrebno kratko obrazložiti zašto je odabran takav oblik.

Unutar odjeljaka i pododjeljaka također se treba pridržavati jedinstva prezentacije. Tako će dokument biti razumljiviji, kao rezultat toga, lakše ga je percipirati. U izvješću za dulje vrijeme sasvim su prikladne ilustracije u obliku dijagrama i grafikona, što će olakšati percepciju. Ali ovdje se morate pridržavati pravila "zlatne sredine": čvrsti tekst, kao i isključivo vizualni materijali, vrlo se brzo umaraju.

Styling

Za običnog zaposlenika, možda je najteže napisati terminologiju i formulaciju. Bombastično izvješće izgledat će neprirodno i izazvati negativnu reakciju uprave. Prejednostavna formulacija (na primjer, 25 dokumenata xeroxed) također će odbiti čitatelja.

Ali treba izbjegavati predloške. Jedina iznimka je dokument koji nitko nikada neće pročitati. Ponekad se susrećemo s takvim problemima, ali u ovom članku nas zanimaju stvarna (ne pro forma) izvješća.

U svakom slučaju, ne biste trebali govoriti samo o postignućima. Da ih istaknupotrebno je govoriti o poteškoćama koje su se morale susresti u toku rada. Između ostalog, analiza složenosti je hrana za razmišljanje o optimizaciji rada rukovoditelja. Primjeri izvješća o napretku ukazuju na to da ne smijete koristiti nejasne fraze poput "nezadovoljavajuće stanje", "poteškoće" itd. Bolje je sve nazvati pravim imenom: "pokvarena fotokopirna mašina", "nedostatak pristupa internetu", “nedostatak ili nepravodoban primitak informacija od povezanog odjela. Sve to nam omogućuje da na adekvatan i objektivan način procijenimo trenutno stanje u tvrtki.

Evaluacija rezultata

Svaki rezultat mora biti potkrijepljen brojevima. Takva konkretizacija omogućuje razumijevanje dinamike razvoja.

Osim toga, potrebno je postaviti kriterije za ocjenjivanje rezultata. Hoće li to biti prethodno izvještajno razdoblje (ako je, na primjer, tromjesečno izvješće) ili, obrnuto, postotak ostvarenja postavljenih ciljeva, ovisi o autoru dokumenta.

Općenito, neizravni pokazatelji mogu puno reći o procesu rješavanja zadataka. Ovdje se također nalazi mnoštvo informacija za daljnju analizu. Od utvrđivanja troškova rada do razumijevanja ispravnosti postavljanja ciljeva.

Od problema do rješenja

Većina izvješća se piše po napretku. Dokument koji jasno pokazuje odnos problem-rješenje je povoljniji. Čitatelj odmah razumije koje metode i tehnike (ako je potrebno)izvođač je iskoristio pravovremeno i kvalitetno izvršenje zadatka.

Još detaljniji lanac "konkretni problem - njegovi uzroci - postavljanje ciljeva - rješenje" odmah sugerira potrebu predstavljanja dnevnog izvješća u obliku tabele. Štoviše, nazivi grafova su već poznati. Informacije predstavljene na ovaj način lako se čitaju i analiziraju.

Prezentacija kvantitativnih pokazatelja

U slučajevima kada se izvješće sastoji uglavnom od brojčanih podataka, tablični oblik može biti vrlo teško razumjeti. Neprekidni niz brojeva doslovno umara čitatelja nakon nekoliko minuta. Još jedna stvar - šareni grafikoni i grafikoni. Jasni su, razumljivi, laki za čitanje.

Svaki dijagram mora biti komentiran. Osim toga, potrebno je naznačiti kako su različiti grafovi međusobno povezani; objašnjavanje uzročno-posljedičnih veza dodatno će olakšati analizu izvješća.

Ako su materijalna sredstva potrošena tijekom rada, ne biste ih trebali sve samo navesti. Umjesto toga treba navesti stečene koristi. Suha fraza: "Kupljena uredska oprema" zvučat će potpuno drugačije ako napišete: "Otvorena su 2 radna mjesta, što je omogućilo povećanje učinka odjela."

Kako izdati dokument

Unatoč činjenici da ne postoji jedinstven oblik kompilacije, izvješće o obavljenom poslu može se sastaviti u skladu s GOST-om, koji definira glavneznanstveni kriteriji. Navodi zahtjeve za oblikovanje, vrstu i veličinu fonta, itd.

Što se tiče čitljivosti dokumenta, evo nekoliko savjeta:

- pokušajte imati ne više od 5 rečenica u jednom odlomku;

- ključni indikatori mogu se istaknuti fontom ili bojom;

- razbiti tekst tako da tablica ili grafikon ne zauzimaju cijelu stranicu; svakako ostavite mjesta za komentare na njih;

- napišite jasan i sažet sažetak izvješća.

Ovi će savjeti olakšati percepciju vašeg izvješća, što znači da će čitatelja u početku postaviti na lojalan odnos prema autoru dokumenta. Zamislite da ste vi šef. I napravite izvješće na način koji bi vam bio koristan i zanimljiv za čitanje.