Revizija osoblja je Definicija, vrste, metode, zadaci i ciljevi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Kadrovska revizija je provjera učinkovitosti rada osoblja, koju obavljaju posebno određeni zaposlenici ili treća strana. Za razliku od klasične revizije koja se koristi u računovodstvu, kadrovska revizija nije obvezna i nije regulirana posebnim zakonima i pravnim aktima Ruske Federacije. Provodi se na inicijativu čelnika poduzeća radi rješavanja određenih problema. Glavna svrha takve revizije, najčešće, je identificirati stanje osoblja tvrtke. Također se koristi za pronalaženje načina za povećanje produktivnosti i smanjenje troškova proizvodnje.

Kako klasificirati

Inspekcije se odnose na jednu ili drugu vrstu revizije osoblja prema parametrima kao što su:

• Upotrijebljeno razdoblje podataka: kratkoročno, dugoročno i kratkoročno.
• Način dobivanja informacija: usmeni ili dokumentarni
• Priroda informacija koje se provjeravaju: pravni, kvalificirajući ili mješoviti;
• Recenzentima: internim i vanjskim.

Kadrovska revizija se provodi u dva smjera: utvrđivanje kršenja zakona iutvrđivanje kršenja radne discipline - traženje neopravdanih prekoračenja troškova, utvrđivanje razloga jednostavnosti, braka itd. Stoga se kadrovska revizija u smjeru djelatnosti uglavnom dijeli na pravnu, kvalifikacijsku i mješovitu.

Revizija pravnog osoblja

Tijekom revizije pravnog osoblja provjeravaju dokumentaciju kadrovske službe, satnicu radionica, provjeravaju račune i račune s raspoloživim materijalima i alatima. Provjerite ispravnost ispunjavanja ugovora o radu, radnih knjižica, izvršnih naloga. Provjera da li zaposlenici slijede opise poslova. Oni provode ankete i provode ankete kako bi identificirali kršenja radnog zakonodavstva Ruske Federacije, kao i pravila i standarde usvojene u određenom području djelatnosti koje zaposlenici moraju poštivati. Na primjer, zahtjevi sanitarnih standarda u prehrambenoj industriji, GOST-ovi, standardi kvalitete i usklađenost s propisima.

Glavni zadatak revizije pravnog osoblja je identificirati kršenja prije nego što ih otkrije posebno povjerenstvo tijekom revizije. To će pomoći izbjeći probleme sa zakonom i poboljšati kvalitetu proizvoda i usluga.

Revizija kvalifikacijskog osoblja

Kvalificirana kadrovska revizija organizacije provodi se kako bi se utvrdili nedostaci u radu osoblja i odredili načini za njihovo otklanjanje. Također omogućuje prepoznavanje prisutnosti nedovoljne kvalifikacije radnika ilinaprotiv, identificirati najvrjednije osoblje koje treba unaprijediti ili platiti više kako bi radilo još bolje i radilo više.

Revizija kvalifikacija osoblja najrelevantnija je u onim područjima aktivnosti gdje uspjeh poduzeća u potpunosti ovisi o profesionalnim kvalitetama zaposlenika. Na primjer, u trgovini. Ako prodavač pogrešno postupa s kupcima, iz neznanja ili nesposobnosti, onda to izravno utječe na financijski rezultat poduzeća - prihod se smanjuje, povećava se količina proizvoda s isteklim rokom trajanja. Pritom se samo provjerom može otkriti je li razlog smanjenja prihoda niska stručna sprema zaposlenika, a ne neki drugi čimbenik. U ovom primjeru, kadrovska revizija pomogla bi identificirati beskrupuloznog zaposlenika i zamijeniti ga na vrijeme, prije nego što je trgovačko poduzeće bilo na rubu bankrota.

Sveobuhvatna revizija osoblja

Cjelovita revizija osoblja uključuje korištenje i pravne i kvalifikacijske revizije, kao i svih dostupnih metoda za procjenu i analizu informacija. Takva provjera omogućuje procjenu stanja osoblja i identifikaciju kadrovskog potencijala tvrtke, identificiranje postojećih zakonskih kršenja u poduzeću i njihovo uklanjanje prije nego što dovede do nepoželjnih financijskih i kadrovskih gubitaka..

Ova metoda provođenja kadrovske revizije ima, osim navedenih prednosti, i dva nedostatka - koštat će više i zahtijevati više vremena, jer će više sudionika biti uključeno u provjeru velike količine podataka. Zatoima smisla provoditi samo u hitnim slučajevima: u slučaju bankrota ili tijekom financijske krize, kada se tržište sužava i konkurencija jača.

Tko može pregledati

Reviziju kadrovskog sustava mogu provoditi i zaposlenici tvrtke i organizacije treće strane. Istodobno, problem nastaje i kod utvrđivanja razine kompetencije inspektora, budući da koncept kadrovske revizije nije fiksiran u pravnoj praksi, a one upute, standardi i pravila koji postoje namijenjeni su reviziji u računovodstvenim poslovima. Ali koliko će potpune i pouzdane informacije biti primljene te kako će se analizirati i evaluirati ovisi o tome koje će korake čelnik poduzeća poduzeti da poboljša situaciju s osobljem.

Međutim, pronađen je izlaz. Dakle, kao osnovne upute i pravila za organiziranje kadrovske revizije u poduzeću, mogu se uzeti osnove financijske revizije, a posebno zahtjevi za primljenim i dostavljenim informacijama kao što su:

• objektivnost;
• vjerodostojnost;
• pravovremenost;
• iskrenost;
• punina.

Shodno tome, revizor se mora pridržavati ne samo pravila profesionalne etike, biti pošten i objektivan, već se i pridržavati određenih pravila prilikom prikupljanja i obrade informacija, kao i izrade revizorskog izvješća. Istodobno, ne mora sa sobom imati nikakvu posebnu potvrdu da se bavi takvom djelatnošću kao što je revizija osoblja. Ali to ne značida ga može provesti svaki zaposlenik. Za rješavanje zadataka kadrovske revizije inspektor mora imati određenu razinu znanja i kvalifikacija.

Reviziju osoblja može obavljati ili zaposlenik specijalizirane tvrtke ili netko iz osoblja poduzeća s dovoljnom razinom obrazovanja i kompetencije. Najčešće su to voditelji odjela, računovođe i drugi visokokvalificirani stručnjaci. I ovdje se postavlja dilema pred čelnikom poduzeća: što je bolje, angažirati specijaliziranu organizaciju ili samostalno provesti reviziju? Odgovor na ovo pitanje ovisi o čimbenicima kao što su:

• Troškovi visokokvalificiranog osoblja uključenog u reviziju osoblja i troškovi usluga revizorske kuće;
• Količina informacija koje zahtijevaju obradu i dopušteni uvjeti za njihovu obradu.

Općenito se vjeruje da je revizija osoblja koju obavljaju zaposlenici poduzeća jeftinija, što nije uvijek točno. Angažiranje vanjskih stručnjaka često je mnogo isplativije ako je potrebno provesti reviziju u velikom poduzeću, gdje je količina informacija vrlo velika. Firme koje pružaju usluge revizije imaju više iskustva, njihovi zaposlenici su kvalificiraniji, barem u području revizije osoblja, tada će revizija koštati manje i bolje, a oduzimati manje vremena.

Samostalna revizija ljudskih resursa, kako provesti

Ako je čelnik poduzeća ipak odlučio provesti reviziju uz pomoć svojih zaposlenika,mora poznavati neke značajke. Obično je cilj kadrovske revizije u ovom slučaju proučiti rad poduzeća ne u cjelini, već nekog zasebnog odjela, pri čemu je potrebno osigurati maksimalnu razinu povjerljivosti informacija.

Za početak, upravitelj će morati stvoriti radnu skupinu, koja obično uključuje 4-5 ljudi, i odrediti osobu odgovornu za provođenje revizije i sastavljanje revizorskog izvješća. Cijeli proces pripreme i provođenja može se podijeliti u sljedeće faze kadrovske revizije:

1. Razvoj akcijskog plana.
2. Određivanje veličine uzorka: broj intervjuiranih zaposlenika, količina i vrsta provjerenih dokumenata. Što je uzorak veći, to je rezultat točniji, ali postupak provjere će trajati dulje.
3. Izrada upitnika, priprema pitanja.
4. Provjera dokumentacije kadrovske službe, kao i dokumenata u području koje se provjerava.
5. Anketa i ispitivanje zaposlenika poduzeća.
6. Analiza prikupljenih informacija, uključujući korištenje računalne tehnologije i posebnih programa.
7. Izrada, na temelju informacija dobivenih tijekom revizije, revizorskog izvješća, u kojem osoba odgovorna za provedbu kadrovske revizije u poduzeću izražava svoje mišljenje o stanju osoblja, njihovoj kvalifikaciji i zadovoljstvu radom uvjeti.

Revizijsko izvješće se sastavlja u pisanom obliku, uz njega se prilažu dokazi u obliku izvješća o obavljenom poslu. Sve stranice izvješća moraju biti numerirane i pohranjene u fascikli. Općenito, bilo kojiili ne postoje stroga pravila za sastavljanje zaključka, kao i njegovo provođenje, budući da je svrha kadrovske revizije dobivanje informacija za interne korisnike, stoga se podaci dobiveni takvom revizijom nigdje ne objavljuju, a najčešće su strogo povjerljive i njihovo je otkrivanje neprihvatljivo. Štoviše, mora se osigurati povjerljivost informacija, kako u fazi planiranja tako iu rezultatima provjere. Poželjno je da zaposlenici poduzeća ne znaju za nadolazeću inspekciju. To će pomoći u izbjegavanju dosluha između njih, što znači da će omogućiti povećanje objektivnosti i pouzdanosti primljenih informacija.

Načini prikupljanja i obrade informacija

Metode revizije ljudskih resursa se ne razlikuju od onih koje se koriste u računovodstvenim revizijama, dobivaju se samo informacije drugačije prirode i svrhe. Uglavnom koriste unaprijed pripremljene obrasce upitnika i popisa pitanja. Podaci dobiveni tijekom revizije o zaposlenicima poduzeća uspoređuju se s osnovnim zahtjevima propisanim u specijaliziranim priručnicima, opisima poslova i standardima kvalitete rada.

Informacije dobivene tijekom revizije u obliku upitnika i evidencije odgovora na pitanja i drugih dokumenata koji su zaprimljeni tijekom revizije prikupljaju se, razvrstavaju i uspoređuju prema vremenu i mjestu kada je kadrovska revizija provedena. Izvješće sastavljeno na temelju rezultata revizije treba sadržavati, ako ne sve dokumente, onda najvažnije od njih.

Koji se zadaci mogu riješitirevizija osoblja

Revizija kadrovskog sustava pomaže u boljoj procjeni potencijala tvrtke i kvalifikacija osoblja. To omogućuje da se identificiraju najvrjedniji zaposlenici u radnoj snazi i osiguraju im poslovi i plaće koje su više u skladu s njihovom razinom.

Kao što iskustvo pokazuje, menadžeru je isplativije podizati one koji već rade u poduzeću na ljestvici karijere nego zaposliti novog. S jedne strane, to će povećati povrat ostalih zaposlenika, jer će oni vidjeti izglede za karijeru, s druge strane, novi zaposlenik možda neće zaživjeti u timu, a to povećava fluktuaciju osoblja, što može negativno utjecati na učinak poduzeće. Fluktura osoblja može biti i posljedica pogrešne kadrovske politike. Na primjer, ako se složenost posla ili razina odgovornosti i razina plaćanja ne podudaraju. To može otkriti samo reviziju rada osoblja.

Takva provjera pomaže ne samo identificirati najvrjednije zaposlenike ili se riješiti onih najmanje vrijednih, već i riješiti probleme koji su izravno povezani s činjenicom da se organizacija rada neispravno provodi u poduzeću. Primjerice, tijekom inspekcijskog nadzora u jednoj od radionica otkriveno je da su radnici zbog nepravilnog postavljanja materijala i do dva sata dnevno trošili samo na dopremanje materijala na mjesta obrade, budući da su bili pohranjeni u udaljenom skladištu. Kao rezultat toga, vrijeme i trud su izgubljeni. Radnici su se brže umarali i gubili koncentraciju. To je utjecalo na kvalitetu i količinu proizvoda. Bez revizije osoblja, ova greška sustavaproizvodnja ne bi bila fiksna, što znači da bi se resursi trošili.

Odgovornost revizora

Revizor je odgovoran samo za svoje mišljenje izraženo u revizorovom izvješću. Na kraju, odluku o kadrovskim promjenama donosi čelnik poduzeća, a zadatak revizora je samo prenijeti mu o stanju osoblja poduzeća, na kojoj su razini njihove kvalifikacije, ima li kršenja zakona, radne discipline, sigurnosnih mjera, ima li doista visokokvalificiranih stručnjaka. Navedite čimbenike koji negativno ili pozitivno utječu na rad osoblja i racionalno korištenje radnog vremena.

Kao rezultat toga, revizor sastavlja revizorsko izvješće u kojem naznačuje:

• koji su događaji održani;
• koliko je posla obavljeno;
• s kojim se problemima i rizicima susreo u svom radu;
• što je potrebno učiniti da se situacija ispravi ako je stanje osoblja ili kadrovska politika negativna;
• moguće posljedice ako se kršenja ne isprave.

Sama po sebi, inspekcija ne rješava problem nepropisno odabranog osoblja ili neispravnog postupanja zaposlenika poduzeća, njihovog kršenja sigurnosnih pravila ili nepoštivanja uputa i tehničkih propisa. Svrha kadrovske revizije je identificirati snage i slabosti postojećeg kadrovskog sustava u poduzeću te dati preporuke kako otkloniti nedostatke i unaprijediti ovaj sustav. Revizor to ne činiodgovornost za stanje kadrovske politike i odluke koje će upravitelj donijeti na temelju rezultata revizije.

Gdje i kako zaposliti revizore za provjeru osoblja

Ovu vrstu usluge uglavnom pružaju konzultantske tvrtke i agencije za zapošljavanje koje su specijalizirane za savjetovanje i zapošljavanje za druga poduzeća. Takve organizacije postoje u gotovo svakom većem gradu. Svoje usluge najčešće oglašavaju u lokalnim reklamnim novinama i časopisima ili na posebnim reklamnim zidovima na internetu. Neki imaju službenu web stranicu tvrtke.

Pri zapošljavanju sastavlja se ugovor između poduzeća i tvrtke koja pruža usluge revizije osoblja, u kojem se trebaju navesti prava i obveze stranaka i plaćanje usluge. Obično se ugovorne strane sastaju nekoliko puta prije sklapanja ugovora, raspravljajući o nijansama i mogućim rizicima. Koje će se aktivnosti provoditi. Dogovara se okvirni plan rada (konzultantska tvrtka može čak dostaviti prospekt za plan revizije ljudskih resursa).

Glavna prednost angažiranja specijalizirane organizacije treće strane za organiziranje revizije osoblja je neovisnost revizije. Ako zaposlenik poduzeća, na ovaj ili onaj način, ovisi i o menadžeru i o radnoj snazi, tada vanjski revizor ima gotovo potpunu neovisnost. Njegovo mišljenje temelji se samo na uočenim činjenicama.

HR revizija je jedan od najjednostavnijih i najpristupačnijih načina za provjeru kadrovskog sustava organizacije iodrediti postojeći kadrovski potencijal poduzeća. Ova metoda provjere sastavni je dio upravljačkog računovodstva tvrtke i trebala bi se provoditi redovito, bez obzira na financijski rezultat njezinih aktivnosti.