Kako sašiti knjigu (gotovina ili prihod) vlastitim rukama

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Propisna organizacija pohrane računovodstvene dokumentacije jamstvo je izostanka kazni za kršenje discipline. Nevezani listovi važnih dokumenata omogućuju manipulacije s papirima, odnosno krivotvorine i zamjene. Stoga je poslodavac dužan na kraju izvještajnog razdoblja urediti dokumente, odnosno razmisliti o načinu spajanja knjige.

Pravila toka dokumenata

Osim općih smjernica navedenih u uputama za papirologiju, ne postoje utvrđene smjernice za klamanje dokumenata. Porezni službenici zahtijevaju da financijski dokumenti budu zaštićeni od mogućnosti gubitka i krivotvorenja. Ne postoje takvi zahtjevi za dokumente kao što su bilance i dnevnici, budući da su oni, u stvari, sekundarni.

Ali primarna dokumentacija mora biti uvezana. Obavezno bljesnuti blagajnu i knjigu prihoda. Ali kako uvezati knjigu ako zakon ne propisuje pravila?

Knjiga blagajne smatra se značajnim alatom u području računovodstva novčanih tokova, stoga se mora držati u strogoj disciplini. Blagajna knjiga sastavlja se u jednom primjerku, a mora biti u svim poduzećima, kao i u pojedinimpoduzetnici ako rade s gotovinom.

Opća pitanja o vođenju blagajničke knjige

Ako poduzeće ima više odjela, tada se originalne blagajničke knjige pohranjuju na mjestu rada s gotovinom. Glavnom uredu dostavljaju se samo preslike primarnih dokumenata. Možete voditi blagajnu:

• u računovodstvenom programu;
• na jedinstvenom obrascu elektronički ili ručno.

Prema pravilima gotovinske discipline, knjiga se vodi postupno tijekom cijele godine. Brojevi narudžbi počinju od jedan svake godine. Koristi se kontinuirano numeriranje. Odgovorna osoba mora ispisati listove u dva primjerka - za blagajnički izvještaj i blagajnu. Svaki list mora biti numeriran.

Ako se blagajna vodi u računovodstvenom programu, tada ove radnje nisu teške. Program automatski zapisuje numeriranje stranica, dodjeljuje brojeve dokumentima po redoslijedu i ispisuje gotov list prema jedinstvenom obrascu. U programu se formira naslovna stranica knjige koja mora sadržavati tražene atribute:

• OKPO tvrtka;
• ime tvrtke ili puni naziv IP;
• razdoblje;
• ime pododjeljka, ako je dostupno.

Za koje razdoblje zašiti blagajnu

Razmišljajući o tome kako sašiti blagajnu za godinu, prvo morate odlučiti postoji li potreba za postavljanjem takvog vremenskog razdoblja. Ovisno o veličini prometa, blagajnička se knjiga može zaklapatirazličita razdoblja:

1. mjesečno.
2. Kvartalno.
3. Jednom godišnje.

To je zbog praktičnosti rada, jer nema smisla stavljati sve u jedan težak volumen ako ima puno operacija. Ogromna debljina pretvorit će akciju "kako šivati knjigu vlastitim rukama" u težak posao. Suptilnosti rada s dokumentacijom trebaju biti navedene u računovodstvenoj politici organizacije i u nalozima za uspostavljanje novčane discipline.

Ako je organizacija usvojila ne godinu, već mjesec ili tromjesečje za vremenski period, tada bi numeriranje stranica u blagajni trebalo početi od samog početka na datum izvještavanja. Ovo pravilo se ne primjenjuje na numeriranje gotovinskih naloga.

Kako sve sami sašiti?

Knjigu je definitivno zabranjeno pričvrstiti ljepilom, trakom ili spajalicama, dopušteni su samo konci. Kako pravilno sašiti blagajnu ako se vodi u računovodstvenom programu? Ulaznicu i blagajnički izvještaj potrebno je svakodnevno ispisivati. Listovi za umetanje čine blagajnu, ali se moraju sašiti na kraju izvještajnog razdoblja.

Potrebno je presavijati sve listove redom, priložiti pravilno dizajniran naslov na vrh i podići:

• igloo;
• šilo;
• probijanje rupa.

Koji alat koristiti ovisi o debljini snopa koji se pričvršćuje. Niti se koriste ozbiljno. Ako nisu dovoljno jaki, knjiga bi se mogla raspasti.

Koliko rupa trebate?

Postoje različita mišljenja o tome koliko rupa napraviti u knjizi. Uglavnom, ako nepovjerenje da će brošura biti pouzdana, možete probušiti 5 rupa. Ali nije zabranjeno napraviti 3 rupe. Mnoge se organizacije zadovoljavaju s dvije rupe napravljene bušilicom. Međutim, ovaj dizajn olakšava zamjenu listova u knjizi, tako da recenzenti ne nailaze na oduševljenje.

Dakle, listove treba presavijati u ravnu hrpu kako bi knjiga imala uredan izgled. Rupe se izrađuju s lijeve strane strogo okomito. Zatim se u rupe dvaput uvlači konac ili špagica tako da su vrhovi na krivoj strani. Primjer kako šivati bankovnu knjigu može se vidjeti na gornjoj fotografiji. Krajevi niti su nekoliko puta vezani čvrstim čvorom kako bi se sve čvrsto držalo.

Kako pričvrstiti ono što je ušiveno

U programu Word ili bilo kojem drugom ekvivalentu, naljepnica se stvara na pogrešnoj strani knjige. Sadržaj naljepnice trebao bi biti sljedeći: "u paketu numerirani, vezani, potpisani i ovjereni _ listova." Donji redak propisuje prijepis pozicije i potpis ovlaštene osobe i glavnog računovođe.

Naljepnica ne smije biti prevelika ili mala. Njegova veličina trebala bi biti dovoljna da zatvori čvorove i dio niti. Krajevi niti malo strše ispod naljepnice. Preporučljivo je koristiti dobro ljepilo za tiskanice kako bi bilo teško promijeniti naljepnicu. Nakon što se na naljepnicu stavi broj listova i potpis ovlaštene osobe, na vrh se stavlja pečat tako da dio otiska bude na knjizi i na naljepnici.

Kako sašiti blagajnu ako nijeprovodi u računovodstvenom programu? Postupak će biti isti, samo ćete svaki list morati ručno numerirati i popuniti naslov. Kada trebate sašiti izvješće blagajnika, morate imati na umu da nije numeriran samo list s prometom na blagajni, već i svi nalozi s prijavama.

Ako se knjiga drži rukom

Ako se blagajnička knjiga vodi bez pomoći računala, tada se u te svrhe kupuje standardni dnevnik. Ne postavlja se pitanje kako zašiti knjigu ispunjenu ručno, jer je časopis već spojen. Svi listovi su numerirani i zapečaćeni na početku knjige. Unutar dnevnika nalazi se list papira i vodoravno izvješće blagajnika. Prije početka snimanja, blagajnički izvještaj se otkine, a unosi na njemu se umnožavaju s lista za kopiju. Naravno, izvješće blagajnika morat ćete sami bljesnuti.

U slučaju velike radne snage procesa uvezivanja knjiga, možete koristiti usluge tiska. Kartonski i tvrdi uvez dat će blagajničkoj knjizi dodatnu sigurnost. Osim toga, neće biti moguće rezati uvez za zamjenu listova. Rizik zamjene lista ne može se isključiti kada je knjiga samoobvezujuća. Na kraju se niti mogu izvući i saviti iznova.

Moram li spajati pomoću elektroničkog upravljanja dokumentima

Nedavno su organizacije počele aktivno prelaziti na elektroničko upravljanje dokumentima kako bi smanjile papirologiju. Postoji niz prednosti u elektroničkom upravljanju dokumentima:

• nema potrebe nositi papire za potpis;
• nemorati trošiti novac na puno papira i tonera;
• ne treba isporuka dokumenata.

Ali ovo postavlja pitanje poštivanja gotovinske discipline. Kako spojiti knjigu ako se koristi digitalni potpis? Blagajna knjiga proizvedena u sustavu elektroničkog prometa nije tiskana niti klamana. Postoje tehnička sredstva kojima je knjiga zaštićena od smetnji i digitalno potpisana.

Posebno za samozaposlene

Pojedinačni poduzetnici koji koriste pojednostavljeni sustav oporezivanja dužni su voditi knjigu prihoda i rashoda. Ovaj računovodstveni format koristi se za izračun porezne osnovice. Zakonom je poduzetnicima zabranjeno mijenjati podatke u knjizi jer to može dovesti do izobličenja oporezivog iznosa.

Zakon jasno regulira kako pravilno sašiti knjigu prihoda i rashoda. Postoji poseban nalog Ministarstva financija kojim se odobravaju oblici računovodstva i izvješćivanja za pojedinačne poduzetnike koji rade na pojednostavljenom sustavu i patent. U nalogu se navodi da knjiga prihoda i rashoda mora biti vezana, numerirana, potpisana i zapečaćena, ako postoji.

Knjiga može biti rukopisna ili elektronička. Postoji i mogućnost čuvanja u računovodstvenom programu. Ako se knjiga vodi elektronski, onda se na kraju godine ispisuje. Svi listovi su numerirani i uredno složeni.i spojeni zajedno. Prva bi trebala ići naslovna stranica.

Važno je napomenuti da prazne stranice knjige također moraju biti ispisane i zaklane u zajednički red. Čak i ako organizacija ili individualni poduzetnici predaju nula salda i ne provode aktivnosti, oni i dalje moraju tiskati i spajati knjigu. Obrazac mora biti zapečaćen i potpisan od strane voditelja (poduzetnika) na zadnjem listu. Da biste to učinili, koristite naljepnicu koja sadrži iste podatke o broju listova kao na blagajničkoj knjizi.

Obrazac za registraciju patenata

Ako poduzetnici koriste patentni sustav, on treba samo voditi knjigu prihoda. Ovaj oblik računovodstva koristi se samo za prikazivanje prihoda od patenata u trenutku njihovog primitka. Pitanje kako sašiti knjigu prihoda može se izbjeći ako znate principe šivanja prethodno proučenih dokumenata. Redoslijed nije ništa drugačiji. Knjiga se također može održavati u elektroničkom ili rukopisnom obliku tijekom cijele godine. Trebala bi:

• numerirano;
• bod;
• potpisano i pečatom glave.

Ako pojedinačni poduzetnik, osim patentne djelatnosti, ima i druga područja rada, tada paralelno mora voditi knjigu prihoda i rashoda. Odražavat će sve transakcije, osim prihoda od patenata.