Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS): što je to, značajke i preporuke

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Prije nekoliko godina o sustavima za elektroničko upravljanje dokumentima govorilo se kao o svijetloj budućnosti. Danas se već aktivno koriste u privatnim i javnim poduzećima. No, najvažnije je da potražnja za EDMS-om stalno raste. Što je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima i kako radi, razmotrimo primjer sustava koji rade u Ruskoj Federaciji.

Pozadina

Za bolje razumijevanje rada EDMS programa potrebno je pregledati osnovne koncepte i zadatke. Ključni čimbenici su oni koji određuju izbor određenog sustava.

Ako organizacija može funkcionirati u uvjetima neformalnog upravljanja, onda nema potrebe za upravljanjem dokumentima. Pojavom poslovnih procesa javlja se potreba upravljanja mehanizmom uz pomoć uredne dokumentacije. Ako se s papirima ne pozabavite na vrijeme, oni će se početi gomilati i gubiti.

Posebna shema pohrane datoteka koristi se kao alternativa papirnatim medijimana serveru. Ali ni to ne radi dugo. Kako obujam tvrtke raste, potreba za pohranom i sinkronizacijom informacija raste.

Postoji dilema: koristiti stare papirnate medije ili EDMS za pohranu informacija. Što je toliko važno što možete dobiti zahvaljujući elektroničkom sustavu? Povećajte učinkovitost organizacije.

Ekonomski učinak

Učinkovitost rada može se povećati na dva načina: smanjiti troškove ili povećati rezultate. Dokumenti EDMS omogućuju postizanje dva cilja odjednom. To jest, implementacija sustava omogućuje organizaciji da troši manje, ali zaradi više.

Smanjenje troškova kroz smanjene troškove papira, gubitak vremena, ubrzanje komunikacije, promjenu kulture tvrtke.

Da biste ocijenili učinkovitost EDMS programa, morate izračunati vrijeme utrošeno na papirologiju. Konzultantske tvrtke procjenjuju da takve operacije oduzimaju 20% radnog vremena. U sustavu ruske birokracije to traje još više - 60% vremena. Uvođenje EDMS-a smanjit će ove troškove za najmanje 10 puta.

Uredski rad i tijek dokumenata

Dva su pojma povezana. Vođenje evidencije je pojam koji se odnosi na formalni skup pravila za rad s dokumentima. Neki EDMS sustavi se mogu prilagoditi prema pravilima uredskog rada, ali postoje i oni sustavi na temelju kojih se uredski rad već formira.

Dokument je jedinica za pohranu informacija u EDMS-u. Tijek dokumenata se formira izrazličiti izvori: drugi sustavi, aplikacije, e-mail, ali prije svega - sa skeniranih papirnatih medija. Stoga su skeneri i druga oprema sastavni dio EDMS-a. Sustav pohranjuje sve dokumente, održava njihovu povijest, osigurava kretanje kroz organizaciju i s njima obavlja poslovne procese.

U takvoj bazi podataka nalazi se odluka, uputa i nalog SED-a. Preko njih se upravlja organizacijom. Svaki dokument ima "pomoć". Skup polja u obrascu ovisi o vrsti dokumenta. Informacije se pohranjuju u sustavu u obliku baze podataka svakog polja takve kartice.

Funkcije i zadaci EDMS-a

Program za upravljanje dokumentima dizajniran je za rješavanje sljedećih zadataka:

• sistematizacija rada s dokumentima.
• izrada dokumenata prema predlošcima, njihova pohrana registracije;
• računovodstvena automatizacija;
• klasifikacija dokumenta.

Pogledajmo pobliže funkcije SED-a. Program tijeka rada koristi se za:

• kreiranje kartica.
• formiranje teksta dokumenta;
• spremi podatke kao pdf ili ms word;
• upravljanje pravima pristupa korisnika;
• kreiranje ruta;
• kontrola toka dokumenata;
• slanje obavijesti, podsjetnika;
• dnevnik, imenici, klasifikatori;
• generiranje narudžbe;
• pretražite i potpišite dokumente;
• generiranje izvješća.

Opće funkcije sustava uključuju:

• daljinskirad s dokumentima;
• koristeći DBMS za pohranu podataka;
• istovremeni rad s EDMS-om;
• sigurno putem certifikata, crtičnih kodova i personalizacije.

Prednosti i nedostaci

Prelazak na SED ima više prednosti nego nedostataka. Međutim, loše organiziran projekt može uništiti sve prednosti automatizacije. Ciljevi implementacije EDMS-a moraju biti ostvarivi. Prednosti uključuju:

• centralizirana strukturirana pohrana informacija;
• isti pristup formiranju i obradi dokumenata;
• koristeći predloške;
• traži;
• pristup reviziji.

Nedostaci uključuju visoke početne troškove i rigoroznu obuku korisnika.

Procesi dokumenata

U EDMS-u, elektroničko upravljanje dokumentima prolazi kroz niz faza, tijekom kojih se dokumentu dodjeljuju određena svojstva. Obrada se vrši i ručno i automatski. U drugom slučaju postavite:

• uvjeti za prijelaze između faza;
• odvajanje rute;
• ciklus obrade;
• pokreni podprocese, mjerače vremena, postupke obrade;
• uloge korisnika su postavljene.

Vrste tretmana:

• Izrada dokumenta.
• Uređivanje.
• Preimenovanje.
• Premjesti.
• Spremi.
• Indeksiranje.
• Brisanje.

SED troškovi

Upravljanje dokumentima ne može u potpunosti funkcionirati bez licence, poslužitelja, potpunog postavljanja i obuke svih korisnika. Svaki od ovih elemenata zahtijeva velike novčane izdatke. Osim toga, ne treba zaboraviti na integraciju EDMS-a s drugim sustavima, ažuriranje baza podataka i softvera, konzultacije tehničke podrške i ostale troškove održavanja.

Uvođenje EDMS-a

Provedba projekta može potrajati nekoliko mjeseci. Proces ovisi kako o broju procesa dokumentacije, tako io financijskim, organizacijskim i resursnim mogućnostima. Implementacija se provodi prema sljedećem algoritmu:

• kreiranje radne grupe, identifikacija vođe;
• definirajte ciljeve i ciljeve;
• provjera postojećih procesa dokumentacije;
• razvoj projektnog zadatka;
• SED izbor;
• zaključenje ugovora za implementaciju EDS-a;
• izrada i odobrenje pravilnika o radu;
• Provjera početnog sadržaja direktorija;
• EDS pred-test;
• trening osoblja na poslu;
• test implementacije EDMS-a;
• analiza rezultata testa;
• ispravka pogreške;
• potpuna implementacija EDMS-a.

Pogreške u implementaciji

Posebnu pozornost treba posvetiti onim procesima koji zahtijevaju papirnati dokument. Glavna pogreška je umnožavanje papirnatog dokumenta s elektroničkim. To komplicira rad i uzrokuje negativan stav prema automatizaciji. Nitko ne plaća dodatno za obavljanje dvostrukog posla. Potrebno je graditi procese automatizacije bezumnožavanje. Druga pogreška je nepripremljenost osoblja. Najčešće se novi procesi doživljavaju s neprijateljstvom. Stoga je potrebno zaposlenicima objasniti zašto se EDMS uopće uvodi, kako bi svjesno pristupili procesu učenja.

Tehnologije za pohranu dokumenata

U EDMS-u elektroničko upravljanje dokumentima sastoji se od atributa na temelju kojih se vrši pretraživanje, klasifikacija, grupiranje i izvješćivanje. Ponekad se dokument kreira prema predlošku, ponekad prijenosom podataka iz baze podataka. Atributi su pohranjeni u tablicama. Sama datoteka se stavlja u mapu za pohranu, podaci iz nje se stavljaju u DBMS direktorij. Samo korisnici EDMS-a mogu pristupiti podacima.

Što je inline skeniranje?

Potpuna obrada dokumenata s naknadnim stavljanjem njihovih uzoraka u arhivu provodi se pomoću skenera. Tijekom procesa skeniranja, moguće je automatski kreirati crtični kod na dokumentu i registrirati ga u bazi podataka s naknadnim smjerom duž navedene rute.

Optičko prepoznavanje teksta

Ovaj sustav elektroničkog upravljanja dokumentima EDMS pretvara elektroničku sliku dokumenta u foto ili jpeg formatu u tekstualni format. U ovom slučaju koristi se poseban softver u obliku samostalne aplikacije ili integriran ESCOM. BPM u EDMS. Što je ESCOM. BPM? Ovo je program za prepoznavanje dokumenata upisanih u različitim fontovima. Međutim, vrijedno je napomenuti da samostalne aplikacije imaju više značajki i prepoznaju čak i rukom pisani tekst.

barkodiranje

Ova tehnologija pruža skup postupaka za stvaranje i primjenu grafičkog crtičnog koda na dokument. Jedinstveni crtični kod se generira putem poslužitelja sustava. Također omogućuje identifikaciju dokumenta, njegovu brzu pretragu u bazi podataka i distribuciju po skladišnim mjestima. Prilikom registracije dokumenta na naljepnici se ispisuje crtični kod koji odgovara identifikatoru elektroničke kartice. Zalijepljen je na papirnatu verziju dokumenta.

EDS

Digitalni potpis omogućuje vam da provjerite ispravnost dokumenta i nepromjenjivost podataka. Potpisivanje se provodi uz pomoć kriptografskog davatelja i softverskog ključa – certifikata. Potonji je datoteka u posebnom formatu, koja se regenerira u centru za izdavanje licenci. Kako biste osigurali sigurnost informacija, certifikat trebate pohraniti na pametnu karticu ili ključeve I-Token. Zaštićeni su PIN-om. Ako se PIN nekoliko puta unese pogrešan, certifikat će se automatski blokirati.

Traženje cijelog teksta i atributa

Traženje atributa provodi se kroz poseban obrazac koristeći nekoliko vrijednosti iz polja kartice. Na primjer, kriterij "Račun" traži podatke u polju "Primatelj" ili "Pošiljatelj". Istovremeno, sustav uspoređuje unesene kriterije s podacima u karticama i u rezultat unosi one kartice koje su odgovarale. Pretraživanje se temelji na točnom ili djelomičnom podudaranju.

Traženje cijelog teksta provodi se prema podacima udokument, uključujući oblike riječi putem ugrađenih DBMS alata kao što su MS SQL SERVER, ORACLE. Za potpuno pretraživanje, datoteke se moraju unijeti u bazu podataka u formatu dokumenta (doc), tablice (xls), prezentacije, poruke.