Propisi o tijeku dokumenata organizacije. Primjer tijeka rada u organizaciji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Dokument je informacija predstavljena u obliku koji odgovara njegovom sadržaju i namjeni. Dokument je stvoren sa svrhom, od strane nekoga za nekoga. Ali neće uvijek izvor dokumenta i / ili njegov adresat biti osoba. Moderna razina - kada je moguće i potrebno učinkovito i praktično uključiti strojeve i mehanizme u kontrolnu petlju.

Proces, značajke i brzina kretanja dokumenta ovise o njegovom obliku, sadržaju i funkcioniranju "okruženja kretanja". Uspjeh, ekonomski pokazatelji i društvena učinkovitost ovise o tome koliko je dobro postavljen tijek dokumenata u organizaciji, a to je: kvaliteta i život tvrtke.

O dokumentima i tijeku rada

Upravljanje, oblik i postupak tijeka rada na primjeru organizacije, nije regulirano zakonom. Postoje GOST-ovi, podzakonski propisi i obvezne preporuke. U sklopu knjigovodstvenih isprava, papiri za dobivanje kredita odnliječnička izvješća su norme zakona.

Dokument nije uvijek strog pisani oblik. Može biti:

• obrazac u kojem su određena polja ispunjena na određeni način, s točnim semantičkim i sintaktičkim sadržajem;
• stranica izrađena prema posebnom obrascu za određenu prijavu (pismo, narudžba, opis poslova, osoblje, …);
• slobodne forme (objašnjenje djelatnika, zahvala za radna postignuća, rješenje o prijavi,…).

Sve tri verzije dokumenata mogu se prezentirati na papiru ili elektronički i, zbog dostupnosti tehničkih i pravnih alata, apsolutno su ekvivalentne, iako još uvijek postoje slučajevi kada je moguć samo papirnati obrazac.

Unatoč nedostatku zakonske regulacije oblika i sadržaja dokumenta i tijeka rada, postoji kruta, općeprihvaćena i o kojoj se ne raspravlja praksa stvaranja, premještanja, pohranjivanja ili uništavanja dokumenata, koju svaka organizacija može slobodno prilagoditi sebi na apsolutno bilo koji način.

Savršen primjer tijeka dokumenata u organizaciji

U osnovi je nemoguće postići ideal:

• u bilo kojoj sferi života i aktivnosti,
• bilo kada,
• bilo gdje u svemiru,

jer svaki novi pristup omogućuje uvid u nove horizonte. Postoji želja i potreba slijediti ih. Dokumentacija nije iznimka. Naprotiv, to je pokazan i živ primjer dinamičke fiksacije procesa kretanja informacija.

Nije važno kako su podaci zabilježeni: na papiru ili u elektroničkom obliku. Trenutno oba obrasca imaju istu pravnu vrijednost, iako papirna verzija u nekim slučajevima ima prednosti.

ciklus njihovog kretanja od trenutka pojave (stvaranja) do trenutka polaganja ili uništenja.

Ne razumiju sve organizacije da se mnogi dokumenti mogu izvršiti izravno pomoću strojeva i mehanizama bez ljudske intervencije, baš kao što svi izvori (autori) ne bi trebali biti samo ljudi.

Uobičajeno razumijevanje automatizacije tijeka rada u ogromnoj većini slučajeva je na razini jednostavne "signalne ideje", kada je programu povjereno da izvještava samo o pojavljivanju događaja.

Unutarnji i vanjski promet dokumenata

Oba kruga su važna za uspješnu organizaciju. Vanjski promet ima statičku vrijednost, dok unutarnji promet ima dinamičku vrijednost.

Što bolje menadžment tvrtke razumije ovu okolnost, odabire obećavajući sustav elektroničkog upravljanja dokumentima. Oni koji žele dati idealan primjer kretanja poslovnih papira u organizaciji pišu vlastiti informacijski sustav.

Dokumenti mogu biti primarni isekundarni. Potonji uvijek imaju povijest kretanja unutar organizacije.

Analizom primjene znanja o dokumentu i njegovom upotrebom moguće je ocijeniti funkcionalne karakteristike tvrtke, socio-ekonomske pokazatelje i vremenske parametre. Ovo je važno i za partnere i za potrošače.

Papir, ali učinkovit ili elektronički, ali kupljen

Jedinstvenost je svojstvena ne samo osobi, već i organizaciji. Štoviše, svaka osoba cijeni svoju individualnost i na sve moguće načine nastoji je naglasiti odjećom, ponašanjem, obrazovanjem i tako dalje.

Tvrtka koja kupuje gotov informacijski sustav savršen je primjer tijeka rada organizacije koji joj oduzima vlastito lice i prisiljava zaposlenike da se oblače u "tuđu odjeću."

Bolje je svojim zaposlenicima povjeriti rad s papirnatim medijima na starinski način nego im nametati tuđe, ali moderno mišljenje o dokumentima i njihovoj upotrebi. Svaki je zaposlenik važan element funkcionalnosti organizacije, a ne istraživač učinkovitosti tuđih ideja i struktura tijeka rada treće strane.

Prioriteti, dinamika i funkcionalnost

Vanjska kontura tijeka rada uvijek je ograničena, nepretenciozna i statički stabilna. Uglavnom, ne treba joj pridavati veći značaj nego što zaslužuje. Na primjer, koji je smisao “ulaganja svoje duše” u odnose s poreznim, regulatornim tijelima ili partnerima. Možete nekako diverzificirati proces razmjene informacija sreklamne agencije, ali čak i to na kraju poprima statičan, svakodnevni oblik.

Prioritet vlastitog sustava za obradu informacija, čiji je važan dio uvijek elektroničko upravljanje dokumentima, nesumnjivo je. Ali uvijek i svima je žao vremena i novca za stvaranje vlastitog sustava.

Kombinacija klasičnih opcija "one es" ili "galaxy" koje nikad ne rade bez xel-a i nekoliko lokalnih ekonomskih ili računovodstvenih programa treće strane, zajedno s vlastitom web-stranicom za dobivanje povratnih informacija i dokumenata (narudžbe, pritužbe, ponude, …) od kupaca i partnera - uobičajeno stanje, zaposlenici su stalno zauzeti rutinom, a troškova nema.

Dinamiku proizvodnog procesa može se osigurati samo učinkovitom implementacijom vlastite funkcionalnosti. Samo u tom svojstvu elektroničko upravljanje dokumentima u organizaciji je primjer vrijedan oponašanja, a u kontekstu realizacije vlastite poslovne ideje, izvrsna dinamika proizvodnih, ekonomskih i društvenih pokazatelja.

Pravilnik o informacijskom sustavu organizacije

Svaka organizacija je informacijski sustav koji nastaje i postoji u sličnom okruženju. Dokumenti dolaze u organizaciju izvana, unutar nje je također potrebno izraditi dokumente, od kojih su neki regulirani i obvezni.

Jednostavan dijagram toka rada organizacije primjer je onoga što svi obično rade. Propisi opravila rada, dnevna rutina, dužnosti zaposlenika - uobičajena norma, ali vrlo malo ljudi je uključeno u izradu "Pravila o informacijskom sustavu organizacije".

S objektivnog stajališta, čelnici organizacije mogu se voditi bilo čime, napisati bilo kakve propise i opise poslova. Ali učinkovitost i praktičnost ovog donošenja pravila ovisi samo o tome koliko interni regulatorni arsenal ispunjava zahtjeve stvarnosti.

Propisi o dokumentima i njihovom kretanju

Sustav upravljanja dokumentima poduzeća sastavni je dio informacijske sfere poduzeća, zbog čega je "Pravilnik o upravljanju dokumentima" prilog "Pravilniku o informacijskom sustavu organizacije", ali vrlo važan i povezuje sve njegove sastavne elemente u jedinstven informacijski organizam.

Ako je menadžment odlučan stvoriti savršen primjer tijeka rada organizacije, to znači da je stvarno angažiran u razvoju uspješnog poslovanja, s ciljem ostvarivanja dobiti i poboljšanja dobrobiti zaposlenika.

Obilježje trenutnog stanja razvoja softvera, posebno na čelu distribuirane obrade informacija (primjeri internetskog programiranja), je da je gotovo nemoguće stvoriti mobilnu samoprilagodljivu aplikaciju.

Zadatak upravljanja elektroničkim dokumentima u organizaciji jednostavan je, ali pokazan primjer. Ovdje je dinamika neobična:

• dolazni i odlazni dokumenti;
• algoritmi za obradu internih i eksternih poslovnih dokumenata.

Pisanje koda koji može varirati kako se podaci i algoritmi mijenjaju vrlo je teško. Trošak vremena i resursa nije dostupan svakoj organizaciji.

Elektronsko upravljanje dokumentima u dinamici

Organizacija tijeka rada u poduzeću na primjeru zadatka elektronske verzije je relevantna, jednostavna, indikativna i praktična. Složenost proizlazi iz procesa dizajniranja koda koji se može dinamički mijenjati. Vrijeme razvoja također je problem.

koristite uobičajenu logiku obrade.

Zatim tijek rada u organizaciji=primjer + značajke vaše vlastite poslovne ideje. U prvoj aproksimaciji, rezultat neće biti praktičan, ali čim se prva provedba zadataka stavi u funkciju, ciklus njihovog rješavanja postat će nepovratan i uz dužnu pažnju, rezultat će biti postignut.

Stvaranje informacijskog sustava sposobnog za obradu informacija koje se dinamički mijenjaju je, prije svega, dinamika samog procesa stvaranja.

Dok se ne stvori mehanizam za adekvatnu promjenu dolaznih, odlaznih iinterne dokumente, a kod se neće moći samostalno mijenjati bez sudjelovanja programera, neće se moći govoriti o činjenici stvaranja elektroničkog sustava upravljanja dokumentima.

Međutim, izmišljanje i implementacija vlastitog sustava za potpunu podršku informacijskim procesima organizacije isto je što i učiniti njezin uspjeh briljantnim i savršenim.