Odjel za planiranje i gospodarstvo: njegove funkcije i zadaci. Pravilnik o plansko-ekonomskom odjelu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Odjeli za planiranje i gospodarstvo (u daljnjem tekstu PEO) stvoreni su za učinkovitu organizaciju gospodarstva organizacija i poduzeća. Iako često rad takvih odjela nije jasno reguliran. Kako bi trebali biti organizirani, kakvu strukturu trebaju imati i koje funkcije trebaju obavljati?

Uvod

U bilo kojem udžbeniku ekonomije se kaže da PEO prikuplja ekonomske pokazatelje detalja poduzeća, analizira ih i izrađuje razvojne planove na temelju zaključaka dobivenih tijekom analize.

Ako govorimo o malom poduzeću, onda ovu funkciju može obavljati čelnik tvrtke (ili pojedinačni poduzetnik), kako obim djelatnosti raste, te se ovlasti mogu prenijeti na drugu osobu ili čak skupina ljudi. Što je organizacija veća, to je više ljudi u njoj odgovorno za ekonomsko planiranje. Radi praktičnosti rada, ovi ljudi su ujedinjeni u PEO.

PEO struktura

PEO ima standardnu strukturu. Na čelu ovog odjela je osoba kojaodgovara izravno financijskom upravitelju, direktoru oglašavanja i promocije ili čak izvršnom direktoru. Sve ovisi o strukturi organizacije tvrtke u cjelini.

Postoje dvije vrste PEO strukturne organizacije:

1. Organizacija u kojoj se poslovi zaposlenika PEO nalaze unutar odjela.
2. Organizacija u kojoj neki od zaposlenika rade izvan odjela (prikupljaju informacije o radu tvrtke), a neki rade unutar (analiziraju primljene informacije i izrađuju planove).

Posljednji tip organizacije tipičan je za proizvodne tvrtke.

Prednost prvog tipa organizacije je u tome što je rad takve strukturne jedinice poduzeća lako kontrolirati. Nedostatak je što osoblje PEO-a ne prima informacije uvijek na vrijeme.

Ako koristite prvu opciju za organizaciju plansko-gospodarskog odjela i njegovih funkcija, tada bi sljedeće funkcije trebale biti dodijeljene njegovim zaposlenicima:

• dobivanje primarnih podataka iz financijskih izvora i strukturnih jedinica;
• izrada metoda planiranja i izvještavanja o upravljanju;
• izravno kreiranje upravljačkog izvješća;
• kontrola i analiza poduzeća u cjelini.

Druga metoda PEO organizacije ne koristi se ništa manje. U tom slučaju zaposlenicima odjela treba povjeriti sljedeće funkcije:

• praćenje provedbe izrađenih planova;
• praćenje provedbe proračuna određene jedinice;
• analiza učinkaodređena jedinica.

Važno je da PEO koji rade izvan svoje jedinice imaju sve što im je potrebno za daljnju analizu i planiranje ekonomije organizacija i poduzeća.

PEO zaposlenici mogu odgovarati izravno voditelju odjela i voditelju bilo koje proizvodne jedinice. U prvom slučaju, podređenost se naziva funkcionalnom, u drugom - administrativnom. Ovako izgleda dvostruko podnošenje.

Sljedeće funkcije treba dodijeliti ekonomistu odjela za planiranje i ekonomiju:

1. Razvoj poslovnih metodologija (i u cijeloj tvrtki i unutar pojedinačnih odjela organizacije).
2. Razvoj osnovnih imenika koji sadrže pokazatelje uspješnosti odjela tvrtke.
3. Razvoj politike upravljanja tvrtkom.
4. Razvoj obrazaca za planiranje i izvješćivanje.
5. Razvoj metoda za analizu i ocjenu uspješnosti tvrtke.

Prednost ovakvog načina organizacije plansko-gospodarskog odjela i njegovih funkcija je da sve potrebne informacije bez odlaganja idu analitičarima jedinice. Nedostatak je slaba kontrola nad radom ekonomista koji rade izvan odjela, kao i činjenica dvostruke podređenosti zaposlenika.

Ovakav način organizacije rada može značajno povećati broj osoblja PEO-a na neopravdanu veličinu.

Primjer PEO strukture u raznim poduzećima

Kada je riječ o tvrtkama srednje veličineveličine, tada najčešće PEO u njima ima sljedeću strukturu: voditelj je šef odjela, a njemu su podređena tri stručnjaka PEO-a.

Ako govorimo o velikom poduzeću, tada je struktura plansko-ekonomskog odjela na njemu sljedeća: šef odjela je zadužen za odjel, zamjenik odjela je njemu podređen, kojem su neposredno podređeni i glavni ekonom odjela i vodeći ekonom odjela. Dva PEO ekonomista podnose izvještaj glavnom ekonomistu.

Problemi IEE

Zadaci ovog odjela tvrtke uključuju pripremu sljedećih dokumenata i prijava:

• planovi i prognoze razvoja tvrtke;
• izvještajna dokumentacija različite prirode (jednokratna i redovita);
• potrebne reference i analitička objašnjenja;
• ekonomski izračuni;
• investicijski projekti i poslovni planovi.

PEO također ima određene funkcije koje bi trebale biti jasno naznačene u regulatornoj dokumentaciji tvrtke.

Funkcije PEO

Funkcije PEO-a su sljedeće:

• analiza uspješnosti poduzeća;
• predviđanje uspješnosti tvrtke;
• procjena financijskog stanja organizacije;
• izrada standarda za proizvodne procese;
• kontrola formiranja i promjena u cijeni proizvodnje;
• kontrola cijena za proizvode;
• izvještavanje o upravljanju;
• sudjelovanje u formiranjuproračuni odjela.

Sve funkcije PEO-a međusobno su povezane s poslovnim procesima koji se odvijaju u tvrtki. Sljedeće opisuje odnos između ovih pojmova.

Odnos između PEO funkcije i poslovnih procesa u tvrtki

Glavni poslovni procesi koji se odvijaju u tvrtki su:

• prodaja;
• proizvodnja;
• kupnje;
• istraživanje i eksperimentalni razvoj.

Za svaku od faza rada tvrtke, PEO ima svoj zadatak.

Pri radu s prodajom proizvoda PEO provodi planiranje, kontrolu i daljnju analizu prodaje. U proizvodnji proizvoda zadaci PEO-a su slični.

Kada je proces proizvodnje u fazi nabave potrebnih resursa, PEO se bavi i planiranjem nabava, njihovom kontrolom i analizom stečenih vrijednosti i sredstava. Ista je situacija s istraživanjem i eksperimentalnim razvojem.

Planiranje, kontrola i analiza tri su odgovornosti ekonomista u poduzeću pri radu s osnovnim poslovnim procesima. Zašto to učiniti? Za optimizaciju istih procesa u budućnosti.

Poslovni procesi također mogu biti pomoćni. Oni su:

• proizvodne tehnologije;
• kvaliteta proizvoda;
• inženjering;
• kapitalna izgradnja objekata;
• logistika.

Koje su zadaće PEO-a u ovom slučaju? Isto: planiranje, kontrola i analiza. U prvom slučaju radi se na tehnologiji za proizvodnju eksperimentalnih razvoja, udrugi - preko certificiranja, licenciranja i mjeriteljstva, u trećem - preko održavanja opreme i opskrbe energijom, u četvrtom - preko izgradnje zgrada, u petom - preko troškova prijevoza..

Razlikuju se organizacije koje opslužuju poslovne procese, što uključuje:

• rad s osobljem;
• marketing;
• financijski menadžment;
• pravne usluge;
• opća administracija.

U ovom slučaju, dužnosti ekonomista u poduzeću se ne mijenjaju.

Regulacija PEO rada

Neke tvrtke stvaraju PEO, ali ih uopće nije briga za reguliranje rada ove strukturne jedinice. Ne postoje odredbe za odjel za planiranje i gospodarstvo.

Ukoliko organizacija ni na koji način ne regulira rad PEO-a, potrebno je hitno pripremiti dokument koji će riješiti ovaj nedostatak. Ovaj dokument postat će temelj za izradu opisa poslova za zaposlenike koji rade u WtE, što će riješiti probleme opisane na početku članka.

Standardni regulatorni dokument plansko-ekonomskog odjela i njegovih funkcija sadrži sljedeće stavke:

1. Opće odredbe.
2. Struktura odjela.
3. Glavni zadaci odjela.
4. Funkcije odjela.
5. Prava.
6. Radite s drugim strukturama poduzeća.
7. Odgovornost.
8. Kriteriji za ocjenjivanje aktivnosti odjela.

Dalje, struktura dokumenta koji regulira rad i zadatke plansko-gospodarskeodjel.

Struktura dokumenta koji regulira rad IEE

Odjeljak Opće odredbe sadrži općenite informacije o ovoj jedinici. Navedeno:

• svrha stvaranja odjela u skladu s ekonomskom politikom poduzeća;
• osnovni pojmovi;
• osoba koju imenuje voditelj;
• dokumenti kojima se ovaj odjel vodi u obavljanju svojih dužnosti.

Odjeljak "Struktura odjela" sadrži informacije o strukturi PEO-a i njegovom kvantitativnom sastavu.

Odjeljak "Ključne zadaće odjela" opisuje ključne zadaće EEO-a, kao i popise izvješća i planova koje njegovi zaposlenici moraju dostaviti upravi na razmatranje.

Glavni zadaci PEO-a

Glavne zadaće odjela za planiranje i gospodarstvo, koje treba navesti u regulatornom dokumentu, uključuju:

1. Rad na ekonomskom planiranju, racionalizaciji gospodarske aktivnosti.
2. Razvijanje strategije razvoja tvrtke kako bi se poslovne aktivnosti brzo prilagodile stalno promjenjivim tržišnim uvjetima.
3. Provođenje sveobuhvatne ekonomske analize financijskih i gospodarskih aktivnosti poduzeća.
4. Statističko računovodstvo svih pokazatelja funkcioniranja tvrtke.
5. Tehničko i ekonomsko planiranje aktivnosti ostalih odjela tvrtke.

Glavne funkcije PEO

Glavne funkcije PEO-a, koje su obično navedene u regulatornoj dokumentaciji, uključuju:

1. Ekonomičanplaniranje rada poduzeća, usmjereno na racionalizaciju poslovnih aktivnosti.
2. Izrada nacrta planova za aktivnosti ostalih odjela tvrtke. Priprema uključuje i obrazloženje za sklapanje određenih ugovora, potkrijepljeno izračunima.
3. Izrada planova za proizvodne, financijske i komercijalne aktivnosti tvrtke za različita razdoblja (kratkoročna, srednjoročna i dugoročna).
4. Informiranje odjela tvrtke o trenutnim planovima.
5. Provođenje sveobuhvatne analize aktivnosti tvrtke u svim područjima.
6. Praćenje provedbe trenutnih planova po odjelima, kao i pravodobno izvješćivanje.
7. Stvorite racionalne zapise koji malo povećavaju birokratski teret zaposlenika.

Ovo nije potpuni popis glavnih funkcija koje je dužan obavljati odjel za planiranje i gospodarstvo.

PEO prava

Specijalist u odjelu za planiranje i ekonomiju, u okviru svog opisa posla, ima pravo:

• zahtjev od ovlaštenih predstavnika drugih odjela tvrtke podatke potrebne za kontrolu i analizu njihovih aktivnosti;
• stvoriti stručne radne grupe čiji je zadatak ekonomsko planiranje organizacije;
• u okviru svoje nadležnosti sudjeluju u poslovnim pregovorima s predstavnicima drugih tvrtki i organizacija, potpisuju ugovore;
• organizirati analizu novih programa i znanstvenih projekata tvrtke na njihovu učinkovitost isvrsishodnost razvoja;
• dajte prijedloge o pitanjima koja spadaju u nadležnost IEE-a u obliku projekata.

Interakcija, odgovornost, evaluacija

Regulatorna dokumentacija koja regulira rad PEO-a često sadrži odjeljke koji specificiraju interakciju PEO-a s drugim strukturama organizacije; odgovornost za sve radnje koje počine zaposlenici odjela; Evaluacija aktivnosti IEE-a.

U odjeljku “Rad s drugim strukturama poduzeća” napravljen je samo uvod prema predlošku: “Odjel tijekom svoje djelatnosti surađuje sa sljedećim strukturnim odjelima (ovi odjeli su navedeni u nastavku)”. Prilikom premještaja sve ovisi o tome koliko se široke ovlasti planiraju dati zaposlenicima PEO-a.

U odjeljku "Odgovornost" naznačeno je da voditelj IEE preuzima punu odgovornost za rad odjela; stupanj odgovornosti zaposlenika utvrđuje se prema opisu njihovih poslova; svi zaposlenici i voditelj PEO-a osobno su odgovorni za dokumente koje su sastavili i operacije koje se provode u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

U rubrici "Kriteriji za ocjenjivanje djelatnosti odjela" propisana su dva kriterija:

1. Pravovremena i kvalitetna provedba zadataka.
2. Kvalitetno obavljanje neposrednih dužnosti.

Možete odrediti druge kriterije ocjenjivanja.

Ovim je završena izrada regulatornog dokumenta. Naravno, mora biti oblikovan u skladu s pravilima dizajna.slični papiri: svi podaci moraju biti potpisani, ovjereni i datirani.

Kontrola PEO operacije

Kontrola rada PEO-a jednog od sljedećih zaposlenika:

• glavni financijski direktor tvrtke (u velikoj tvrtki);
• CFO (u maloj ili srednjoj tvrtki);
• glavni ekonomist (u proizvodnji).

Kontrola PEO aktivnosti provodi se u sljedeće svrhe:

1. Brzo izvršavanje jednokratnih zadataka.
2. Poštivanje izvješćivanja i tijeka dokumenata, u skladu s internim propisima tvrtke.
3. Osiguravanje pouzdanosti dostavljenih izračuna i dokumentacije za izvješćivanje.
4. Analiza rada u cilju utvrđivanja učinkovitosti funkcioniranja IEE-a.

Zaključak

Svaki udžbenik iz ekonomije kaže da je PEO stvarno neophodna strukturna jedinica poduzeća. Bez toga, učinkovitost mnogih poduzeća i organizacija značajno je smanjena. Iako nemaju sve tvrtke ispravno postavljene PEO-e.

Negdje funkcije odjela nisu jasno definirane, negdje zadaci zaposlenika. U nekim poduzećima postoji teška situacija s podređenošću zaposlenika PEO-a. Iako je planiranje u tržišnoj ekonomiji najvažniji proces.

Da biste riješili problem, potrebno je da čelnik tvrtke jasno razumije odgovore na sljedeća pitanja:

1. Što je PEO?
2. Koja je njegova struktura?
3. Treba li to poduzeće ili može njegova funkcijapogubiti jednu osobu?

Ako je nedvosmisleno donesena odluka o izradi PEO-a, onda je vrijedno odmah pristupiti izradi regulatorne dokumentacije, gdje će, osim općih odredbi, biti napisano i sljedeće:

• struktura odjela;
• prava i funkcije;
• odgovornost;
• radite s drugim strukturama tvrtke.

Ako slijedite ove preporuke prilikom dizajniranja odjela za planiranje i gospodarstvo i njegovih funkcija, tada će tvrtka imati učinkovitu strukturnu jedinicu.

Doista, ako je rad ove jedinice jasno utvrđen, tada su njezini stručnjaci u mogućnosti optimizirati sve proizvodne procese bez štete po djelatnost. Prevedeno na jezik novca, to znači da vam učinkovit PEO omogućuje da potrošite manje resursa i zaradite više.