Odlazna korespondencija: zapisnici registracije, računovodstvo, uzorci, pravila popunjavanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

U bilo kojoj sferi nacionalnog gospodarstva postoji papirologija koja uključuje mnoge funkcije. Među njima, računovodstvo dolazne i odlazne korespondencije jedno je od glavnih. Ne postoji niti jedno poduzeće koje funkcionira izolirano od drugih organizacija. Obavezna je komunikacija i suradnja s kupcima, dobavljačima, financijskim i drugim institucijama. Stoga proizvodni proces ne može bez korespondencije. Tko vodi registraciju dolaznih i odlaznih pisama? Kako ih pravilno obračunati? Kome to treba i zašto? Ova pitanja ćemo razmotriti u članku.

Kategorije korespondencije. Značajke odlazne dokumentacije

Postoji mnogo oblika i vrsta dokumenata, ali svi oni spadaju u samo dvije glavne kategorije:

• Slanje (odlazna pošta).
• Primljeno (dolazna pošta).

Pogledajmo značenje svake kategorije.

Korespondencija, koja se zove odlazna, može se poslati sljedećim primateljima:

• Viša tijela.
• Podređeniorganizacije.
• Partnerska poduzeća.
• Odjeli, radionice i drugi strukturni dijelovi poduzeća.

Koji se dokumenti šalju višim vlastima?

Praktično svako poduzeće je podređeno bilo kojoj organizaciji (okružnoj, resornoj, regionalnoj, kao i ministarstvima). Odlazna korespondencija koja se šalje ovim institucijama može biti izvješća, izvješća, planovi za mjesec, kvartal, godinu, odgovori na zahtjeve. U pravilu se izdaje na odobrenim standardnim obrascima ili na običnim listovima s logotipom tvrtke.

Dokumenti za donje organizacije

Ne sva, ali mnoga poduzeća surađuju s organizacijama koje su im podređene. To mogu biti izvršna tijela, podružnice, mala poduzeća i drugi. Korespondencija koju on šalje mogu biti direktive, naredbe, obavijesti, propisi, upute, materijali za obuku. Također se izdaje na memorandumima ili običnim listovima s logotipom tvrtke. Osim toga, upute i materijali za obuku mogu biti u obliku brošura i priručnika, ali moraju biti popraćeni uputama na standardnim obrascima ili propratnim pismima s pečatima i potpisima. Ako ih nema, sami priručnici i brošure moraju imati pečat poduzeća pošiljatelja i potpise odgovornih osoba.

Dokumentacija za partnerske tvrtke

U pravilu, u ovom slučaju govorimo o dobavljačima, distributerima i kupcima. Korespondencija koju šalje su naredbe, obavijestizaprimanje robe, reklamacije, reklamne brošure, obavijesti o promjenama u bilo kojem ugovoru ili ugovoru, poslovni prijedlozi.

Valja napomenuti da se reklamni materijali, cjenici, čestitke, pozivnice, na primjer, na prezentaciju ne moraju registrirati.

Dokumentacija unutar iste organizacije

Ova vrsta odlazne korespondencije odvija se u poduzećima gdje postoje 2 ili više odjela, radionica, odjela. U takvim slučajevima vodstvo izdaje naredbe, rješenja, smjernice, upute i slične dokumente koji se šalju odjelima i radionicama. Tada će za menadžere i administraciju takva korespondencija biti odlazna, a za radionicu ili odjel - dolazna.

Pravila dizajna časopisa

Bez obzira na to gdje se dokument šalje, mora se uzeti u obzir. Da biste to učinili, postoje zapisnici za registraciju odlazne korespondencije. U vrijeme kada nisu postojala računala i internet, takvi su se časopisi vodili ručno. Mogli su biti proizvoljni. Mogla bi se koristiti obična bilježnica, knjigovodstvena knjiga, notes. Što je najvažnije, časopis je morao imati prošivene listove da se ne bi mogli istrgnuti. Osim toga, trebalo ih je numerirati. Naslovna stranica časopisa označavala je datum kada je počeo. Prethodno je bilo potrebno stranice prošiti nitima, zapečatiti njihove krajeve listom papira, na koji je bilo potrebno staviti pečat i potpis odgovorne osobe. Također na ovom listu je upisan ukupan broj numeriranih stranica. Ispravci nisu dopušteni.

Sada se šivanje časopisa nitima sprema kadaregistracija posebno važnih dokumenata financijske ili pravne vrijednosti.

Stranice u časopisu su numerirane u većini tvrtki.

Kada se popuni zadnji redak dnevnika, ispisuje se datum njegovog završetka. Čuva se od 3 do 5 godina. Ovisi o vrsti korespondencije koja je u njoj registrirana. Posebno važnim se smatraju sudski nalozi, financijski računi, dugoročni ugovori i slično. Časopisom možete raspolagati samo ako je svaki dokument evidentiran u njemu izgubio pravnu snagu.

Pomoć za računalo

U ovom dobu računalne tehnologije, teško je pronaći službenika koji ručno prati zapisnik dolazne i odlazne korespondencije. Sada postoji određeni program koji vam omogućuje ispis obrazaca ili vođenje zapisa na računalu. Da biste ga koristili, trebate imati:

• Računalo s programima MS Office, MS Excel.
• Printer.
• Skener.
• Kompjuterska e-pošta.
• Ovakav pečat: “Ulaz. br. _, "_" _20_" Može se upisati ručno ili kupiti gotov.

Dalje, trebate ući u program, preuzeti traženi obrazac i početi raditi s njim. Možete ispisati obrazac, napraviti puno fotokopija, šivati ih. Dobit ćete dnevnik u koji ćete morati ručno pisati bilješke. Ne možete ispisivati, registrirajte se izravno na svom računalu. U pravilu se tako čuvaju dokumenti za koje ne trebate potpisivati.

Koliko časopisa trebate?

Češćesveukupno, poduzeća vode jedan dnevnik odlazne korespondencije. Međutim, neke organizacije s mnogo partnera i drugih primatelja mogu imati nekoliko ovih časopisa, kao što su:

• Za registraciju korespondencije poslane trećim stranama i za dokumente unutar poduzeća.
• Za pisma poslana domaćim i stranim tvrtkama.
• Za dokumente namijenjene određenim organizacijama (na primjer, središnji ured, ministarstvo i tako dalje) i svima ostalima. To je učinjeno radi praktičnosti upravljanja dokumentima, ali svaki se dnevnik sastavlja prema jednom standardu.

Osim toga, neke organizacije imaju zasebne časopise za svaku vrstu dokumentacije. Na primjer, za registraciju odlaznih naloga, računovodstvenih naloga, obavijesti, priručnika, pritužbi kupaca, protokola i tako dalje. Za obračun takvih dokumenata mogu se koristiti obrasci s drugim stupcima.

Kako čuvati unose u dnevnik

Treba reći da su obrasci obrazaca približno isti za obračun svih vrsta odlazne korespondencije. Uzorak koji pokazuje kako bi dizajn trebao izgledati dat je u našem članku.

Na vrhu svake stranice nalazi se "zaglavlje" sa stupcima:

• Serijski broj unosa, također je stavljen na dokument.
• Datum polaska.
• Naslov dokumenta (npr. "Izvješće o napretku").
• Sažetak (doslovno par rečenica, možete zapisati i broj dokumenta).
• Naziv institucije u koju se šalje korespondencija.
• Potpis odgovornog podnositelja registracije.
• Način polaska (običan ili e-mail, faks). Ova je stavka dodana s pojavom novih tehnologija. Prije toga nije bilo u zapisnicima korespondencije.
• Ako se pošalje odgovor na zahtjev ili izvješće o izvršenju, u dnevniku treba navesti broj dokumenta na temelju kojeg je poslano pismo nastalo. Također je potrebno navesti podatke o izvođaču (ime, radno mjesto).
• Broj primjeraka. Ponekad se zasebno dodjeljuje stupac u kojem je naveden broj stranica u kopiji.
• Napomena. Ovdje su navedene informacije koje nisu uključene u prethodne stupce.

Ako odlazni dokument nije odgovor na zahtjev ili prijavu, crtice se stavljaju u stupce o izvršenju i odgovornoj osobi.

U našem vremenu sadržaj i popunjavanje dnevnika odlazne korespondencije nisu se promijenili. Uzorak prikazan gore.

Dolazna pošta

Pisma i dokumente poduzeće može primiti iz sljedećih izvora:

1. Viša tijela.
2. Podređeni.
3. Partnerske tvrtke.
4. Druge institucije koje nisu gore navedene (policija, banke, sudovi, privatni građani, itd.).
5. Unutar poduzeća, dolazna korespondencija može dolaziti iz uprave ili druge strukturne jedinice, na primjer, iz računovodstva.

Iznad nasrazmotrio koji dokumenti mogu predstavljati korespondenciju od organizacija navedenih u prva tri stavka.

Dokumenti iz drugih institucija mogu biti sudski poziv zaposleniku, rješenje o ovrsi, sudska odluka, tužba, pritužba ili izjava privatne osobe i tako dalje.

Papiri koji predstavljaju tijek rada unutar poduzeća mogu biti vrlo različiti: nalozi uprave, nalozi, upute, propisi, standardi, sigurnosni propisi, obavijesti i tako dalje.

Rad s dolaznim dokumentima

Potrebno je voditi evidenciju ne samo odlazne, već i dolazne korespondencije. Dnevnik, u koji se evidentiraju pisma zaprimljena od poduzeća, sastavlja se prema istim pravilima kao i za poslane dokumente.

Razlika je u "kapu" na obrascima. Trebao bi sadržavati sljedeće stupce:

• Redni broj. Također je pričvršćen na dokument.
• Datum prijema.
• Organizacija koja je poslala dokument.
• Kako je primljeno (faxom, e-poštom ili običnom poštom).
• Naziv dokumenta.
• Broj primjeraka.
• Gdje je dokument poslan (naziv radionice, odjela ili mape).

Uzorak jednog od obrazaca dnevnika dolazne korespondencije prikazan je u nastavku.

Ako je ulazni dokument nalog ili metodološka uputa uprave koju je radionica (odjel) primila na izvršenje, u upisnom dnevniku mora biti navedeno tko je odgovorna osoba, te priložitibilješka o izvedbi, datum i potpis umjetnika.

Tko vodi evidenciju?

Svaka odgovorna osoba koju imenuje voditelj može registrirati dolaznu i odlaznu korespondenciju. U tom slučaju, ova vrsta radne aktivnosti mora biti uključena u njegov opis posla ili odobrena nalogom čelnika poduzeća. Uredski posao u organizacijama u pravilu obavlja tajnica. Osim toga, djelatnik ureda ili administrator (u malim tvrtkama) može obaviti registraciju korespondencije. U nekim organizacijama korespondenciju vode dva zaposlenika - sastavljač i tajnik.

Trgovine i odjeli također vode evidenciju ulazne i odlazne dokumentacije. To radi djelatnik koji je po nalogu uprave zadužen za ovu vrstu djelatnosti.

Kako trebam ispravno zabilježiti dolaznu dokumentaciju?

Registracija dolazne i odlazne korespondencije nije težak zadatak, ali odgovoran. Svi dokumenti koje prima poduzeće podliježu računovodstvu. Ako dolaze iz organizacija, moraju biti ovjereni i potpisani od strane voditelja. Ponekad je potreban i potpis odgovornih osoba, na primjer, glavnog računovođe, ako se radi o računu izdanom poduzeću. Pisma pojedinaca, kao što su objašnjenja ili zahtjevi, mogu sadržavati samo potpis osobe koja je sastavila ovaj dokument.

U većini poduzeća, svu dolaznu korespondenciju mora pregledati upravitelj kako bi bio u toku s proizvodnim procesima. Samodlučuje što će učiniti s primljenim dokumentima - prihvatiti na izvršenje, upoznati osobe uključene s informacijama ili jednostavno spremiti papir u fasciklu. Stoga, tajnik, nakon što je dolaznu korespondenciju registrirao u dnevnik, dostavlja je voditelju. On stavlja oznaku na svaki dokument kojem odjelu ga treba poslati.

Na temelju ove "presude", tajnica u registru pristigle korespondencije bilježi u odgovarajući stupac daljnju "sudbinu" svakog pisma. Primjerice, novi pravilnik o obračunu premije može se poslati računovodstvu, smjernice o sigurnosti tehničkom odjelu, a zahtjev građanina Ivanova odjelu za kontrolu kvalitete proizvoda. Time je završen posao tajnice s pristiglom dokumentacijom.

Kako mogu pratiti odlaznu poštu?

Iznad smo ispitali koji se papiri mogu odnositi na ovu vrstu dokumentacije. U nekim organizacijama na pojedinačne zahtjeve mora odgovoriti pomoćnik tajnika ili sastavljač. Prema GOST R 6.30-2003.12, takav se dokument sastavlja na posebnom obrascu ili na praznom listu s logotipom tvrtke. Svako poslovno pismo poslano organizaciji ili pojedincu mora biti ovjereno i potpisano od strane upravitelja. Tajnica u pravilu mora napraviti fotokopiju dokumenta, koja se mora pohraniti u odgovarajuću mapu.

Odlazna korespondencija se upisuje u odgovarajući dnevnik. Tajnik mora provjeriti jesu li svi potrebni pečati i potpisi, podaci o njegovoj tvrtki iorganizaciju za koju je dokument sastavljen, stavite na njega broj koji odgovara onom pod kojim je upisan u dnevnik, datum odlaska, naziv mape u kojoj se kopija pohranjuje. Ako je korespondencija koja se šalje odgovor na dolazno pismo, morate unijeti i broj pod kojim je registrirana. Dokumenti se moraju poslati na dan naveden u registracijskom dnevniku.

Zašto nam je potrebno dopisivanje?

Neki ljudi koji su daleko od proizvodnje smatraju da je skrupulozna registracija dolazne i odlazne korespondencije dodatni posao, tzv. papirologija. Zapravo, dopisno računovodstvo obavlja sljedeće funkcije:

• Organizira tijek rada.
• Osigurava pravovremeni odgovor na dolazne signale.
• Pojednostavljuje razmjenu informacija unutar proizvodnje.
• Jamči učinkovito sudjelovanje tvrtke u inozemnom gospodarskom životu.
• Pomaže vam da brzo pronađete dokument koji vam je potreban.

Važnost ovog rada je očigledna, stoga morate odgovorno pristupiti njegovoj provedbi.