Primjer svrhe službenog putovanja za ispravnu registraciju

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Poznato je da se primjer svrhe službenih putovanja lako može pronaći u specijaliziranim časopisima za računovođe. Čini se da nije teško koristiti gotova iskustva. Međutim, ako je svrha putovanja pogrešno formulirana, troškovi putovanja ne mogu se uzeti u obzir u rashodima za smanjenje oporezive dobiti poduzeća. Stoga je potrebno promišljeno i pažljivo opravdati poslovni „put“zaposlenika.

Koje dokumente pripremiti

Vrlo je zgodno kada u organizaciji radi stručnjak koji zna kako dogovoriti poslovno putovanje. Ali u vrijeme velikih otpuštanja, mnogi vlasnici malih poduzeća moraju voditi vlastitu evidenciju i obavljati većinu službene papirologije.

Privatne poduzetnike i zaposlenike koji nisu završili računovodstvene tečajeve, ako je potrebno, zanima kako se obrađuju putne naknade.

Nije tajna da ovaj postupak uključuje nekoliko koraka.

1. NadglednikTvrtka izdaje nalog za službeno putovanje u obrascu T9. Sadrži:

• Puno ime zaposlenik;
• broj njegovog osoblja;
• položaj;
• odjel tvrtke (odjel, sektor, odjel) u kojem zaposlenik radi;
• ciljevi i ciljevi putovanja, njegovo vrijeme, izvori financiranja (obično sredstva poslodavca);
• odredište.

Narudžbi je priložen dokument - razlog putovanja (dopis ili pozivnica).

Do 2013. također je bilo potrebno pripremiti servisni zadatak i putnu potvrdu. Ovi obrasci više nisu potrebni. Troškovi rada računovođa su se smanjili, ali su se pojavila nova pitanja: kako potvrditi činjenicu poslovnog putovanja i kako dokazati da je svrha službenog puta postignuta?

S tim u vezi, u mnogim organizacijama zaposlenici nastavljaju izdavati putne potvrde. Ovo je mali i ujedno vrlo informativan dokument. Svrha putne potvrde je ista kao u narudžbi.

2. Poslodavac kupuje putne karte, rezervira hotelsku sobu.

3. Ustupljeni djelatnik potpisuje da je upoznat s naredbom, prima putne karte i podatke o mjestu stanovanja.

4. Izračunavaju se dnevnice. Po zakonu, to su:

- 700 rub. po danu - kada putujete unutar teritorija Ruske Federacije.

- 2500 rub. po danu - za poslovna putovanja u inozemstvo.

Poslodavac može samoinicijativno povećati uplate, ali će u tom slučaju biti dužan doprinositi proračunuPorez na dohodak naplaćuje se na iznose koji prelaze navedene vrijednosti.

5. Plaća se zaposleniku obračunava za vrijeme njegovog boravka izvan glavnog mjesta rada. To je prosječna dnevna zarada pomnožena s brojem dana poslovnog putovanja. Ako vrijeme provedeno na službenom putu padne djelomično na vikende ili praznike, plaća se za taj dan obračunava dvostruko.

6. Po povratku s putovanja, zaposlenik ispunjava predujam o nastalim troškovima na obrascu br. AO-1 i prilaže prateću dokumentaciju: putne karte, bon za hotelski smještaj, putni list, čekove za plaćanje goriva, po potrebi.

7. Rezimirajući: je li svrha putovanja postignuta? Zaposlenik priprema pisano izvješće ili dostavlja dokumente koji potvrđuju izvršenje radnog zadatka.

Što ako se navedena svrha putovanja ne postigne?

Mogu li se putni troškovi u ovom slučaju uzeti u obzir za smanjenje porezne osnovice? Ovo pitanje još uvijek izaziva kontroverze između računovođa i predstavnika Federalne porezne službe. Potonji tvrde da se troškovi neuspješnog putovanja ne prihvaćaju u porezno računovodstvo.

Računovodje i vlasnici poduzeća, zauzvrat, postavljaju zahtjeve za priznanjem da je službeno putovanje proizvodne prirode, bez obzira na rezultat. Često uspijevaju obraniti svoje stajalište na sudu.

Konkretno, vrlo čest primjer svrhe poslovnog putovanja - "Potpišite ugovor s kupcem." Tamo jevjerojatnost da se transakcija neće dogoditi. U ovom slučaju porezna tijela smatraju nerazumnim troškove poslovnog putovanja pripisati troškovima za smanjenje dobiti. No, čelnici poduzeća više puta su uspjeli dokazati da su tijekom pregovora uspostavljene čvrste poslovne veze s potencijalnim kupcima, što može dovesti do sklapanja ugovora u budućnosti. Sud je priznao pravo poreznog obveznika da prihvati putne troškove za porezno računovodstvo.

"Univerzalni" tekst za zadatke na poslu

Trenutno, iskusni revizori preporučuju: ako postoji sumnja da će svrha putovanja biti postignuta, bolje je to naznačiti u narudžbi općenito. Prilikom postavljanja ciljeva dopušteno je koristiti besplatne formulacije. Evo primjera svrha službenih putovanja koje ne obvezuju zaposlenika da dokumentira činjenicu izvršenja zadatka:

Ivanov I. A on ide u grad N-sk za:

• rješavanje proizvodnih problema,
• pregovori o mogućoj suradnji,
• uspostavljanje poslovnih kontakata,
• istražite tržište za mogućnost kupnje robe.”

Ustupljeni radnik nije izvršio zadatak naveden u narudžbi

Ako je određeni cilj postavljen, a nije postignut, dopušteno je od zaposlenika zahtijevati objašnjenje koje sadrži podatke o:

• zašto servisni zadatak nije uspio,
• koji je rezultat putovanja,
• nego je "putovanje" ekonomski korisno za tvrtku.

Ako postoji pismo porezne službevlasti u pravilu priznaju legitimnim prihvaćanje putnih troškova za porezno računovodstvo.

Koji uvjeti moraju biti ispunjeni prilikom dodjele usluge?

Nažalost, normativni dokumenti ne daju točne primjere namjene službenih putovanja kao uzorak. Zadatke koje zaposlenik mora riješiti tijekom putovanja, poslodavac određuje samostalno. Međutim, prilikom sastavljanja narudžbe, važno je uzeti u obzir neke točke:

1. Da bi se putni troškovi prihvatili u porezno računovodstvo, proizvodna potreba za preseljenjem zaposlenika u drugi grad ili državu mora biti očigledna. Na primjer, trošak putovanja na korporativni događaj ili ceremoniju dodjele nagrada ne može se uključiti u troškove za smanjenje dobiti.
2. Ciljevi i ciljevi poslovnog putovanja moraju odgovarati radnim obvezama zaposlenika.
3. Datum i ruta "putovanja" ne mogu proturječiti njegovom uzroku. Na primjer, ako je zaposlenik poslan na poslovni put radi sudjelovanja na izložbi, on mora otići u suprotnom smjeru unutar 24 sata nakon završetka događaja.

Putovanje višeg osoblja

Prve osobe tvrtki i njihovi zamjenici putuju u druge gradove i zemlje u pravilu za:

• vodenje ključnih pregovora s partnerima,
• sudjelovanje u službenim događajima,
• uspostavljanje kontakata s potencijalnim kupcima.

Poslovno putovanje menadžera najčešće se izdaje ne nalogom u obrascuT9, ali s naredbom koja sadrži izraz: „Odlazim u _ u svrhu …“. U narudžbi, kao i u narudžbi, potrebno je navesti puno ime. te položaj zaposlenika, odredište, svrhu i ciljeve službenog putovanja.

Ovdje su primjeri radnih zadataka koje prva osoba tvrtke može dodijeliti sebi ili svojim zamjenicima:

• pregovaranje s Komplekt LLC;
• demonstracija uzoraka proizvoda tvrtke Standard LLC;
• sudjelovanje na izložbi "Električni materijali Rusije", Moskva 27. rujna 2016.;
• održavanje prezentacije za sudionike skupa Cosmotechnics 20. srpnja 2016.;
• sudjelovanje na seminaru "Kako preživjeti financijsku krizu" 21. kolovoza 2016. koji je održao Centar za obuku LLC "Consultation" u Moskvi;
• predavanje studentima i diplomantima Moskovskog državnog sveučilišta na temu "Državna podrška domaćim proizvođačima";
• razmjena iskustava sa sudionicima konferencije "Posao je lako i zabavno", održane od 10. do 15. listopada 2016.;
• profesionalni razvoj;
• iskusite nove tehnologije.

Službeno putovanje direktora i njegovih zamjenika može biti povezano i s provjerom kvalitete rada podružnica društva. Evo nekoliko primjera:

• zbrajanje rezultata financijsko-gospodarskog poslovanja podružnice Naša tvrtka doo za 1. polovicu 2016.;
• sudjelovanje u reviziji financijskog i trgovačkog poslovanja podružnice OOO "Enterprise" u N-sk;
• analizakvaliteta rada i certificiranje osoblja dopunskog ureda br. 0233 u A-sk od 02. rujna do 10. rujna 2016.

Po potrebi, svrha putovanja može se podijeliti na nekoliko užih zadataka. Obično nisu naznačeni u narudžbi, ali se odražavaju u internim dokumentima tvrtke.

Tako se, na primjer, mogu postaviti sljedeći zadaci za cilj “pregovaranja s Perspektiva doo o mogućoj suradnji”:

Upoznavanje i osobni sastanak s generalnim direktorom Perspektiva doo: demonstracija promotivnih materijala, uzoraka proizvoda, rasprava o uvjetima isporuke

Planirani rezultat:

• za uspostavljanje kontakta s direktorom Perspektiva doo,
• kako bi mu donijeli informacije o konkurentskim prednostima proizvoda Naše tvrtke i prednostima suradnje,
• pregovarajte ugovor za isporuku prve serije robe.

2. Sudjelovanje na sastanku s odjelom nabave LLC "Enterprise", rasprava o uvjetima ugovora.

Planirani rezultat:

• Ostvarite pravo na isporuku robe pod uvjetima 100% pretplate, uz osiguranje doo Perspektiva s veleprodajnim popustom od najviše 20% cijene navedene u cjeniku (opcija 1);
• Dogovoriti isporuku robe u količini od jedne tone sirovina mjesečno, bez popusta, uz plaćanje na rate na period ne duži od 3 tjedna (opcija 2).

Nakon povratka s putovanja, direktor sumira je li svrha putovanja postignuta.

Poslovna putovanja voditelja prodaje

Kako rezervirati poslovno putovanjezaposlenik odgovoran za korisničku podršku i prodaju? Menadžeri prodaje obično imaju jasne ciljeve, izražene u kvantitativnom smislu. Koliko dobro i učinkovito zaposlenik ispunjava poslovni plan ovisi o njegovoj zaradi i izgledima za karijeru.

Ako zaposlenik odgovoran za rad s klijentima ne uspije obaviti glavni zadatak poslovnog putovanja (napraviti prodaju), poslodavac i dalje želi dobiti što više informacija o potencijalnom kupcu, izgledima za suradnju s njim, kao i razloge zašto je uspio zaključiti posao.

Osim toga, važno je da čelnik tvrtke čiji je cilj proširenje baze klijenata razumjeti s kojom od konkurentskih tvrtki potencijalni kupac surađuje i pod kojim uvjetima se sklapaju ugovori..

Stoga, kada voditelj prodaje odlazi na poslovni put, dobiva višerazinski cilj, koji uključuje zadatke koji se ne odnose samo na pregovore s kupcem, već i na prikupljanje tržišnih informacija.

Zadatak glavne dužnosti može zvučati ovako:

• pregovaranje i uspostavljanje početnog kontakta s Future Client LLC;
• zaključivanje ugovora o isporuci materijala za tvrtku JSC "Kupac";
• proširivanje baze kupaca, istraživanje tržišnih prilika u N-ska;
• sudjelovanje na izložbi "Građevinski materijali danas" 01. kolovoza 2016;
• razmjena iskustva s menadžerima prodaje zapadne podružnice tvrtke; sudjelovanje u korporativnimKonferencija o isplativim ponudama;
• Obuka novih zaposlenika odjela prodaje podružnice West;
• organizacija i održavanje seminara "Uspješan rad".

"Sklapanje ugovora o isporuci robe" najpopularnija je svrha službenih putovanja zaposlenika odgovornih za rad s kupcima. Može se otkriti u problemima:

• sastanak s predstavnikom odjela nabave Future Customer LLC, identifikacija i analiza potreba;
• Posjet konkurentskim poduzećima LLC "Rival 1" i JSC "Rival 2" kao "tajni kupac": dobivanje cjenika, prikupljanje informacija o uvjetima suradnje s kupcima, sastavljanje izvješća za odjel marketinga, identificiranje snage LLC "Rival 1" i JSC "Rival 2";
• pregovori s voditeljem odjela nabave Future Client LLC, demonstracija uzoraka proizvoda, dogovor o uvjetima ugovora;
• sastanak s izvršnim direktorom Future Client LLC, potpisivanje ugovora.

Nakon povratka s putovanja, voditelj prodaje mora podnijeti izvješće o provedbi svakog zadatka i postignutim rezultatima. Uz njega se prilažu zapisnici pregovora, analiza potreba potencijalnog klijenta, materijali za marketinško istraživanje, kopije komercijalnih ponuda, potpisani ugovor (ako postoji).

Slično, svrha poslovnog putovanja može se formulirati za voditelja odjela za klijente ili direktora odjela prodaje.

Upravljačkom timu mogu se dodijeliti sljedeći zadaci:

• provođenje internogrevizija prodajnih transakcija,
• kontrola rada podružnice tvrtke,
• sudjelovanje na sastanku Odbora za poboljšanje korisničkog iskustva,
• pružanje izvješća o prodaji članovima uprave na godišnjoj skupštini.

Putovanje radi kupnje zaliha

Direktori poduzeća, kao i zaposlenici nabavnih odjela, često odlaze na poslovna putovanja kako bi kupili robu za potrebe poduzeća.

U ovom slučaju, nalog može navesti bilo koji primjer svrhe službenog putovanja od sljedećeg:

• pregovaranje s mogućim dobavljačem 1 LLC i mogućim dobavljačem 2 LLC, raspravljanje o uvjetima suradnje;
• uspostavljanje poslovnih kontakata sa Zavodom doo, proučavanje procesa proizvodnje i uzoraka proizvoda;
• zaključivanje ugovora o kupnji sirovina i komponenti s LLC "Material" i JSC "Details";
• pregovaranje o uvjetima ugovora s dobavljačem Producer LLC.

Putovanje proizvodnih radnika

Često "putuju" račun za inženjere za ugradnju i ugradnju opreme, građevinare, radnike. Za ove stručnjake relevantan je bilo koji primjer zadatka poslovnog putovanja iz sljedećeg:

• instalacija i početno ispitivanje proizvodne opreme "Linija-1" u radionicama JSC "Kupac",
• instalacija, podešavanje i puštanje u rad opreme "Transport-100",
• jamstveni servis stroja "A-2",
• radovi na održavanjuproizvodna linija JSC "Kupac",
• neplanirani popravci, otklanjanje kvarova na stroju,
• održavanje opreme.

Vozači poslovnih putovanja

“Komilarički radnici” često moraju putovati u druge gradove kako bi prevezli robu, dokumente i isporučili stručnjake na njihova radna mjesta.

Poslovno putovanje djelatnika ove kategorije obično je povezano sa sljedećim zadacima:

• dostava komercijalnog direktora Standard LLC na mjesto pregovora s klijentom LLC,
• prijem materijala u skladištu dobavljača, isporuka tereta na teritorij naše tvrtke LLC,
• popravak auta, kupnja rezervnih dijelova,
• tehnička dijagnostika automobila u certificiranom autoservisu.

Zaključak

Sada znate na koje točke je važno obratiti pažnju prilikom dogovaranja službenog putovanja zaposlenika. U ovom članku možete odabrati primjer svrhe poslovnog putovanja koji odgovara vašem osobnom slučaju.