Kako sastaviti unaprijed izvješće? Obrazac i pravila

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Izvješće o troškovima primarni je dokument u računovodstvenom tijeku rada. Njegova glavna svrha je potvrditi iznos koji je odgovorna osoba potrošila.

Dvostrani jedinstveni obrazac br. AO-1 - jedinstveni obrazac za svaku pravnu osobu bilo kojeg oblika vlasništva. Jedina iznimka su državni službenici koji od 2002. godine koriste poseban obrazac “0504049”.

Izvješće o troškovima odgovornost je svakog zaposlenika koji primi sredstva za poslovno putovanje ili kupnju bilo kojeg materijala ili proizvoda (kao što su uredski materijal ili hrana).

Izvješće o troškovima putnika

Kako pravilno sastaviti unaprijed izvješće ako je zaposlenika poslala organizacija da obavi neki zadatak u drugom gradu?

Poslovno putovanje je putovanje zaposlenika radi obavljanja poslova izvan sjedišta tvrtke. Nikada nije bez troškova, koji podliježu naknadi zaposleniku u skladu s trenutnimzakonodavstvo.

Putni troškovi uključuju:

• Povratno putovanje, ali samo ako radnik ima karte.
• Najam stana (potrebni su čekovi ili potvrde).
• Dodatni troškovi uključeni u dnevnice.
• Telefonski pozivi, pošta, mjenjačnica, provizija i provizija, karta za prtljagu i bilo koji drugi događaj bez kojeg se neće postići glavna svrha putovanja.

Svi gore navedeni troškovi moraju biti dokumentirani. Ako govorimo o dnevnicima, tada je njihova veličina obično navedena u nalogu ili u stavu na službenom putu koji izdaje svako poduzeće. Iznos se može razlikovati ovisno o tome gdje je zaposlenik otišao: unutar regije, u drugi subjekt Ruske Federacije ili u inozemstvo.

Zakonodavstvo ne utvrđuje maksimalnu dnevnicu, ali ako njihova vrijednost u zemlji prelazi 700 rubalja, a izvan nje - 2500 rubalja, tada bi trebali podlijegati porezu na dohodak. Problemi s pravilnom sastavljanjem unaprijed izvješća nakon povratka s poslovnog putovanja ne bi se trebali pojaviti. Rok za dostavu dokumenta - ne više od tri dana od dana dolaska. Ako obračunski iznos nije potrošen u cijelosti, razlika se mora vratiti blagajniku putem dolaznog naloga za gotovinu, a ako je, naprotiv, došlo do prekoračenja, tada se radniku za sve nadoknađuje odlaznom gotovinom naručiti.

Koje su posljedice netočnog izvješća unaprijed?

Ispravno sastavite unaprijed izvješće ozaposlenik mora otputovati na službeni put u roku od tri dana, inače nadzorno tijelo taj iznos može smatrati prihodom, na koji se mora obračunati porez na dohodak i premije osiguranja.

Usput, usvajanje nove verzije Zakona br. 290-FZ od 3. srpnja 2016. uvodi neke prilagodbe, na primjer, ozbiljnu kaznu za pružanje nepropisne provjere. Također se planira početi koristiti posebne bankovne kartice koje su u skladu s međunarodnim standardom Visa i MasterCard za plaćanje putnih troškova.

Opća pravila

Kako sastaviti unaprijed izvješće? Samo trebate slijediti svaku od sljedećih točaka:

1. Izvještaj se mora sastaviti najkasnije tri radna dana od trenutka:

• istekao je rok koji su zaposlenici naveli u zahtjevu za izdavanje sredstava;
• zaposlenik je otišao na posao ako je istekom razdoblja za koje je novac izdan pao na godišnji odmor ili bolest;
• zaposlenik se vratio s poslovnog puta.

2. Za sastavljanje izvješća koristite jedinstveni obrazac br. AO-1 ili obrazac koji je usvojilo poduzeće.

3. Zaposlenik, zajedno s knjigovođom koji zna pravilno sastavljati predujamne izvještaje (primjer je jasno dostupan u korištenom programu), mora ispuniti dokument.

4. Upravitelj je odgovoran za odobravanje izvještajnog papira.

5. Uz svaki dokument unaprijed moraju biti priloženi čekovi, računi,ulaznice i drugi dokumenti koji potvrđuju da je osoba stvarno potrošila obračunska sredstva.

Ispunjavanje narudžbe

Kako sastaviti unaprijed izvješće?

Prvi ili prednji dio mora ispuniti računovođa. Nemoguće je bez navođenja pojedinosti dokumenta (broja i datuma), podataka o poduzeću i odgovornim osobama, iznosa izdanog predujma, sažetih podataka: utrošenih sredstava i računovodstvenih računa, na temelju kojih se može prosuditi kretanje i otpis. Osim toga, ovdje treba navesti prekomjernu potrošnju ili vraćen neiskorišteni predujam.

Drugi dio je potvrda o prijemu u kojoj se navodi da je predujam prihvaćen na provjeru. Nakon popunjavanja, računovođa ga mora odrezati i dati odgovornom zaposleniku.

Treći dio (stražnja strana obrasca AO-1) mora se popuniti zajedno. Zadatak odgovornog djelatnika je prikazati pojedinosti i priložiti svaki ispravno izvršeni račun za predujam. Računovođa će morati ispuniti iznos i račun, koji će odražavati potrošen novac.

Dokument moraju potpisati zaposlenik, računovođa i glavni računovođa. Tek nakon toga to može odobriti predstojnik.

Razumna prekomjerna potrošnja

Kako prijaviti prekomjernu potrošnju u izvješću o troškovima? Prvo morate provjeriti je li opravdano:

• potrošnja je većadodijeljeno je bilo potrebno da izvrši zadatak u ime vlasti;
• zaposlenik ima prateće dokumente.

Ako barem jedan uvjet nije ispunjen, tada se iznos novca ne vraća.

Procedura za kompenzaciju prekomjerne potrošnje na blagajni

U slučaju prekomjernog trošenja, računovođa se suočava s pitanjem: kako ispravno sastaviti izvještaj o troškovima. Uzorak obrasca bankovnog naloga br. KO-2 lako se može pronaći na ogromnim prostranstvima Interneta. Detalji ovog dokumenta moraju biti naznačeni u izvješću - redak "Prekoračenje izdano gotovinskim nalogom".

Rok za naknadu prekomjerno utrošenih sredstava od strane zaposlenika nije utvrđen zakonom. Stoga, ako računovođa nije odmah naznačio podatke o nalogu za izdavanje u unaprijed izvješću, to neće povlačiti nikakve kazne.

Uvjeti za naknadu za prekomjernu potrošnju na platnoj kartici

Trenutno gotovo sve organizacije plaćaju zaposlenicima prebacuju bankovnom karticom. Je li moguće na isti način vratiti zaposleniku prekomjerno potrošen iznos prema izvještaju o troškovima?

Zakonodavstvo nema jasan odgovor. Sam dokument predlaže samo jedan oblik povrata prekomjerno potrošenog obračunskog iznosa - gotovinu.

Središnja banka Rusije dijeli isto mišljenje 2006. godine u svom pismu br. 36-3/2408. Istovremeno, njegov dopis, ali od 24. prosinca 2008. broj 14-27 / 513, sadrži podatke o pitanju: je li moguće koristiti bankovnu karticu za plaćanjeobračunski iznos nije u nadležnosti Centralne banke. To mrežno poduzeće bi se u ovom slučaju trebalo samostalno baviti svojim problemima. A kako kontrolna agencija nema nepotrebnih pitanja, preporuča se koristiti blagajnu.

Kako nadoknaditi osobni novac zaposlenika?

Zaposlenik organizacije može sam otići u kupnju potrebne robe (radove, usluge) o svom trošku. U tom slučaju nije potrebno ispunjavati unaprijed izvješće. Kako organizirati gore navedene korake?

Zahtjev i dokumenti koji potvrđuju kupnju (novčani računi, fakture, obrasci stroge prijave, putne isprave, itd.) bit će sasvim dovoljni.

Izdavanje unaprijed izvješća u 1S

Svaki računovođa trebao bi biti upoznat s takvim dokumentom kao što je izvješće o troškovima. Kako urediti u 1C? Mjesto dokumenta u programu je odjeljak "Banka i blagajna".

U kreiranom prozoru prvo morate navesti podatke o organizaciji i odgovornim osobama. Gumb "Dodaj" učinit će dostupnom tablicu u kojoj trebate prikazati sve podatke o izdanim sredstvima.

Postoje tri vrste plaćanja unaprijed:

• Novčani dokumenti. Ovo uzima u obzir zrakoplovne i željezničke karte, vaučere, poštanske marke itd.
• Gotovina. Glavna svrha dokumenta je otpisivanje gotovine.
• Račun za namirenje. Dokument je neophodan kako bi se uzeo u obzir otpis negotovinskog iznosa iz namireračuni tvrtke.

Da biste generirali informacije o podizanju gotovine, morate započeti stvaranjem novog izlaznog naloga za gotovinu. Nakon popunjavanja, dokument treba ispisati i predati odgovornoj osobi, kako bi potonji ispunio redak o primitku sredstava i potpisao. Tek tada možete spremiti i objaviti dokument.

U tabličnom dijelu računa gotovine treba navesti podatke o robi i materijalu koje je kupila odgovorna osoba. Ako je kupnja robe bila popraćena izdavanjem računa, tada je potrebno staviti SF zastavicu, odabrati Dobavljača i popuniti njegove podatke.

Odjeljak "Povratna ambalaža" zahtijeva popunjavanje podataka o pakiranju koje Dobavljač čeka nazad.

Odjeljak "Plaćanje" bilježi iznose plaćene dobavljaču za prethodno kupljenu robu. Akontacija se ogleda u knjiženju D 60.02 K 71.01.

Kartica “Ostalo” dizajnirana je za obračun ostalih troškova odgovorne osobe (poslovni put, putovanja, troškovi goriva, itd.).