Koncept projekta: primjeri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

U svakom poslu najvažnije je početi kako treba. Ova izjava je sasvim istinita za sada popularno upravljanje projektima. Gdje započeti projekt? Što je koncept projekta? Primjere i teoretsku osnovu za odgovore na ova pitanja predlaže se da se razmotri u ovom članku.

Životni ciklus projekta i proizvoda

Upravljanje bilo kojim projektom uvelike ovisi o fazama njegovog životnog ciklusa.

Prolazeći kroz određene faze svog razvoja, projekt se modificira i zahtijeva nove oblike kontrole i upravljanja. Treba napomenuti da se životni ciklus projekta ne podudara s životnim ciklusom proizvoda koji nastaje u procesu ili kao rezultat njegove implementacije. Proizvod počinje svoje postojanje od trenutka stvaranja svih njegovih dijelova i spajanja u jedan objekt koji se može implementirati ili koristiti za dobrobit vlasnika. S ovim se proizvod može kreirati:

• kao rezultat projekta (ako je to jedan od njegovih ciljeva);
• u procesu implementacije (ako je proizvod jedna od faza u postizanju nekog od njegovih ciljeva);
• prije početka (ako je njegovo postojanje uvjet za provedbu projekta);
• nakon završetka (ako nije cilj).

Dakle, "životne linije" projekta i proizvoda mogu se, ali i ne moraju, uopće presijecati, ali uvijek ovise jedno o drugom.

Faze životnog ciklusa projekta

Glavne faze smatraju se:

1. Inicijacija.
2. Razvoj.
3. Provedba.
4. Završavanje.

Ali ovo nije jedina podjela. U sklopu financijske evaluacije projekata najčešće se koristi životni ciklus projekta u tri faze:

1. Predinvesticijska faza (opravdanost ulaganja).
2. Investicijska faza (financiranje).
3. Nakon ulaganja (procjena ekonomske učinkovitosti projekta).

Postoje detaljnije i ne tako konzistentnije strukture životnog ciklusa projekta koje menadžeri koriste ovisno o razmjeru ideje, organizacijskoj strukturi upravljanja u tvrtki i grani gospodarske djelatnosti. Na ovaj ili onaj način, predmet naše pažnje je sam početak - faza inicijacije ili, drugim riječima, koncept projekta.

Što je inicijacija?

Pokretanje, odnosno razvoj koncepta projekta, uključuje čitav niz procesa, koje u konačnici određuje menadžer, na temelju različitih vanjskih i unutarnjih čimbenika. Ipak, vrijedi dati opći popis pitanja na koja je potrebno odgovoriti u ovoj fazi:

1. Koji su preduvjeti za provedbu ovog konkretnog projekta?
2. Što potvrđuje potrebu za timimplementacija?
3. Koje je vanjsko okruženje ideje?
4. Koji su glavni ciljevi?
5. Koliko je ideja tehnički izvediva?
6. Koji su agregirani financijski uvjeti za provedbu ideje?
7. Postoji li jasno razumijevanje vremena početka?

Koncept plan projekta također uključuje sljedeće glavne aktivnosti:

1. Određivanje glavnog načina provedbe ideje.
2. Dodjela odgovornog za implementaciju.
3. Određivanje veličine i sastava projektnog tima.
4. Popravljanje očekivanja dionika.
5. Formiranje proširenog popisa procesa.
6. Unaprijeđena analiza resursa potrebnih za postizanje postavljenih ciljeva.
7. Analiza rizika i pretpostavki.
8. Uspostavite opći plan upravljanja projektom.
9. Autorizacija (lansiranje).

Koncept projekta u konačnici se svodi na razvoj povelje koja uključuje sva pitanja i probleme opisane gore. Točnost brojki navedenih u takvom dokumentu često ne prelazi 25%, međutim, one su neophodne za početni početak rada na projektu.

Razvoj povelje

Formiranje koncepta projekta nemoguće je bez procesa izrade dokumenta koji deklarira njegovo postojanje i koji osim početnih zahtjeva i ciljeva sadrži i ovlasti voditelja i količinu dodijeljenih sredstava.

Povelja projekta je jasno strukturirana i trebala bi sadržavati sljedeće glavne odjeljke:

1. Popis velikih promjena.

2. List odobrenja.

3. Općenitoopisni dio:

• golovi;
• opravdanje svrsishodnosti;
• planirani rezultati;
• proizvod ishoda ili konačni cilj;
• glavne faze implementacije;
• dionici projekta i njihova očekivanja;
• rizici, pretpostavke, ograničenja;
• shema kontrole procesa i naredbe.

4. Osnovni principi rada.

5. Povezani dokumenti.

Pri sastavljanju takvog dokumenta u pravilu se koriste metodom stručnih procjena, u kojoj glavnu ulogu imaju kvalifikacije voditelja projekta.

Identifikacija dionika

Na kreiranje koncepta projekta značajno utječu osobe koje imaju izravan interes za rezultat. Određivanje kruga takvih osoba potrebno je za procjenu čimbenika koji utječu na projekt. U sklopu ove faze dogovaraju se ciljevi s ključnim korisnicima, određuju se uloge izravnih i neizravnih dionika, procjenjuju rizici i neizvjesnosti povezani s neizbježnim sukobom interesa te se razvija obrazac za informiranje tih ljudi o napretku. ideje.

Svi podaci o ovako utvrđenom krugu osoba pohranjuju se u registar zainteresiranih. Ovaj registar je dostupan voditelju projekta i koristi ga za upravljanje zonama i stupnjem utjecaja na poslovne procese i tim.

Izjava o konceptu

Prije odobrenja koncept se pažljivo provjerava i prilagođava za sve svoje elementerazgranata struktura: obujmi financiranja, metode provedbe, čimbenici utjecaja, rizici itd. Koncept projekta odobrava se tek nakon što ga suglase sve zainteresirane strane, uključujući vlasti i općinske strukture.

Provedba koncepta

Koncept razvoja projekta provodi se kroz provedbu plana, koji je i fiksiran u njemu. Tijekom provedbe ideja događaju se razne promjene koje se bilježe i odobravaju od strane menadžmenta, koje utječu na krajnji rezultat. Praćenje ovih promjena i kontrola kvalitete možda su najvažniji procesi upravljanja u fazi implementacije koncepta.

Primjer 1. Koncept građevinskog projekta

Razvoj koncepta građevinskog projekta nužno uključuje:

• analiza zemljišta;
• ograničenja razvoja;
• trenutačno stanje teritorija;
• procjena njegovog razvojnog potencijala;
• analiza tržišta nekretnina (njegov kapacitet, segmentacija);
• prepoznavanje potencijalnih konkurenata;
• procjena dinamike, obujma potražnje;
• prepoznavanje potencijalnih kupaca.

Specifičnost građevinskog projekta može se smatrati varijabilnosti korištenja raspoloživog zemljišta. Procjena developera ovdje dolazi do izražaja u formiranju koncepta. Za pravi izbor koriste se SWAT analiza, multivarijantno modeliranje i drugi alati.

Nakon rješavanja ovih prioritetnih zadataka izrađuje se povelja projekta, koja pored navedenihodjeljci, moraju sadržavati:

• koncept uređenja (glavne karakteristike gradilišta, prometna infrastruktura, master plan, preporuke o arhitektonsko-planerskim rješenjima i građevinskim materijalima te osnove uređenja okoliša);
• marketinški koncept (strategija cijena, približni raspored prodaje/najma, strategija promocije);
• financijska shema (potrebe ulaganja, prognoza dobiti, približan raspored novčanih tokova).

Primjer 2. Koncept implementacije sustava automatizacije

Razvijanje koncepta projekta za implementaciju automatiziranog prodajnog sustava za knjižaru treba uključivati sljedeće posebne odjeljke:

• Procjena online tržišta knjiga u smislu količine i vrijednosti prodaje.
• Određivanje troškova održavanja online trgovine.
• Utvrdite dodatne potrebe tržišta za postojeću knjižaru.

Koncept takve modernizacije trgovine imat će nekoliko ciljeva: stvaranje internetske trgovine, osiguranje njezine izvedbe i postizanje određene razine narudžbi putem novog online resursa.

Takvi se ciljevi mogu postići uzastopnim rješavanjem sljedećih zadataka:

• razvoj projektnog zadatka;
• izvođenje radova na formiranju online trgovine;
• razvoj sheme za isporuku knjiga od izdavača do kupaca;
• oglašavanje;
• zaključivanje ugovora s online sustavimaplaćanje.

Primjer 3. Koncept modernizacije proizvodnje

Koncept projekta uvođenja nove tehnologije u postojeći proizvodni ciklus uvijek se razvija uzimajući u obzir specifičnosti poduzeća i uvjete za njegovo djelovanje. Posebna se pažnja posvećuje sljedećim koracima:

• Identifikacija “ranjivih karika” u proizvodnom lancu (uvođenje nove tehnologije treba ili zamijeniti problematična područja ili ne izazvati njihov neuspjeh zbog narušavanja integriteta radnog ciklusa).
• Razvoj sustava za postupno uvođenje nove tehnologije (plan uključivanja nove karike u proizvodni proces najvažniji je element u provedbi projekta modernizacije, budući da je neravnoteža u djelovanju tima i proizvodni radnici mogu poništiti sva sredstva utrošena na ponovno naoružavanje).
• Procjena potencijala zaposlenika poduzeća za upravljanje i servisiranje nove opreme.

Među ciljevima takvog projekta, u pravilu, također su naznačene karakteristike ažuriranih proizvoda u smislu volumena i brzine puštanja.

S obzirom na navedeno, postaje jasno da koncept projekta uključuje glavne odredbe koje se tiču njegovog sadržaja, ekonomske koristi, izvedivosti i posljedica. U tom smislu, konceptualne odredbe novih ideja potrebnih za razvoj ili početak novog poslovanja moraju biti strukturirane, evaluirane i dogovorene prije nego što se pređe na stvarne promjene i financijske injekcije.