Zadaci i svrha putovanja: primjeri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Znate li kako ispravno naznačiti svrhu poslovnog putovanja? Primjer se, naravno, može lako pronaći na svim vrstama profesionalnih foruma za računovođe ili stručnjake za ljudske resurse. Ali kopiranje tuđeg iskustva nije uvijek opravdano.

U propisima ne postoji popis svrha poslovnog putovanja. Međutim, razlog zbog kojeg zaposlenik putuje treba biti naveden na način da se troškovi putovanja i dnevnica mogu uzeti u obzir kako bi se smanjio oporezivi prihod.

Za to je važno uzeti u obzir brojne točke.

Koje?

Računovođe praktičari lako daju različite primjere putnih svrha i ukazuju na sljedeće:

1. Poslovno putovanje zaposlenika jasno mora biti u najboljem interesu tvrtke. Svrha službenog putovanja je formulirana na način da je jasno: „putovanje“je korisno za tvrtku, izravno ili neizravno doprinosi stjecanju dobiti, povećanju obima aktivnosti, poboljšanju kvalitete robe i usluge. radnikorganizaciju ne može poslati na službeno putovanje, postavljajući pred njega zadatak "odmoriti se", "oporaviti snagu" ili "oporaviti". Za to su predviđeni odmori - godišnji ili iz zdravstvenih razloga.
2. Svrha putovanja ne bi trebala biti u suprotnosti s opisom posla zaposlenika. Dakle, računovođa se ne može poslati na službeno putovanje radi pregovora s klijentima. A komercijalni direktor tvrtke ne može biti poslan u drugi grad u svrhu "prijevoza zaposlenika."
3. Razlog poslovnog putovanja trebao bi biti u skladu s trajanjem "putovanja" i njegovom rutom. Ako je svrha putovanja npr. sudjelovanje na izložbi, djelatnik organizacije dužan je u roku od jednog dana nakon završetka priredbe "krenuti" u suprotnom smjeru.
4. Izuzetno pazite na opravdavanje poslovnih putovanja vikendom. Ako zaposlenik tvrtke ode u drugi grad, na primjer, na pregovore u ponedjeljak, a vrijeme putovanja je jedan dan, onda možete otići ne ranije od subote navečer. Inače, trošak karata ili goriva ne može se pripisati troškovima.
5. Najbolje je izbjegavati opći jezik. Važno je naznačiti zašto se točno zaposlenik organizacije šalje na rad izvan mjesta stalne dužnosti. Inače, kontrolori mogu sumnjati u zakonitost pripisivanja putnih troškova poreznom računovodstvu.
6. Svrha putovanja treba biti formulirana na način da se može nedvosmisleno zaključiti je li zadani zadatak izvršen ili ne. Nakon putovanja, zaposlenik će biti dužan podnijeti izvješće o rezultatima,priložiti dokumente koji potvrđuju izvršenje zadatka. Inače, moguća je situacija kada se ne postigne svrha putovanja. U tom slučaju poslodavac zahtijeva od zaposlenika da dostavi “objašnjenje” u kojem se navode razlozi zbog kojih posao nije mogao biti dovršen. Uz ovaj dokument, putni troškovi mogu se prihvatiti za porezno računovodstvo.
7. Ako je svrha putovanja obimna, sastoji se od nekoliko zadataka, važno je i zapisati zasebne zadatke putovanja, od kojih će svaki završetak također morati biti potvrđen.
8. Ako je posao stručnjaka putovanje u prirodu i preseljenje na drugo mjesto povezano je s obavljanjem svakodnevnih poslova, tada se takvo "putovanje", prema Zakonu o radu, ne priznaje kao službeno putovanje u sve.

Mogu li se svi zaposlenici poslati na poslovna putovanja?

Ovo je jednako važno kao i pitanje kako odrediti svrhu putovanja. Primjeri slučajeva kada je poslodavac kažnjen jer je poslao zaposlenika koji nije mogao biti poslan na put u drugi grad nisu izolirani.

Prije slanja zaposlenika u drugi grad ili državu, važno je uzeti u obzir sljedeće:

1. Strogo je zabranjeno "opremati na cesti" trudnice i maloljetne radnike (osim osoblja zaposlenog u području kreativnosti).
2. Zaposlenik poslan na službeni put mora biti u radnom odnosu kod poslodavca. U trenutku polaska već mora biti sklopljen, sastavljen ugovor o najmuu skladu s primjenjivim zakonima.
3. Postoje kategorije građana koji imaju pravo odbiti službena putovanja. Njihovo slanje u drugi grad ili državu službenim poslom dopušteno je samo uz njihov pismeni pristanak.

Takve osobe uključuju:

• Majke djece mlađe od 3 godine.
• Roditelji ili skrbnici osoba s invaliditetom mlađih od 18 godina.
• Građani koji se brinu o bolesnim članovima obitelji, u skladu s liječničkim nalazom.
• Majke i očevi koji odgajaju djecu mlađu od 5 godina bez supružnika.

Zaposlenici koji ne pripadaju ovim kategorijama podliježu stegovnoj odgovornosti za nepoštivanje naloga za odlazak na službeni put. U nekim slučajevima možete čak otpustiti zaposlenika koji je odbio otići u drugi grad zbog posla.

Koji dokumenti opisuju svrhu putovanja?

Do 2015. izdano je putovanje zaposlenika:

1. Narudžba.
2. Dodjela usluge.
3. Putnička iskaznica.
4. Izvješće.

Trenutno su sve karakteristike "putovanja" navedene u narudžbi. Objedinjeni obrasci "zadatka usluge", "putni list" i "izvješće" su otkazani.

Za potvrdu činjenice putovanja i ispunjenje narudžbe su: karte, tovarni listovi, čekovi za gorivo i maziva, izvješća, objašnjenja, protokoli pregovora, potvrde o obuci, sklopljeni ugovori, zalihe..

Iz sastava i sadržaja ovih dokumenata trebalo bi biti jasno daje li ostvarena predviđena svrha putovanja.

Pogledajmo kako su zadaci poslovnih putovanja definirani za različite kategorije zaposlenika.

Direktor

Rad prvih osoba poduzeća često se povezuje s "putovanjima".

Službeni put direktora poduzeća, u pravilu, ne izdaje se naredbom, već naredbom koja sadrži izraz: "Odlazim na službeni put s ciljem …".

Voditelj tvrtke može ići na poslovno putovanje, posebice u osvajanje novih tržišta, traženje kupaca, sklapanje ugovora o isporuci proizvoda. Koja bi u ovom slučaju bila svrha redateljeva putovanja? Primjeri:

• pregovaranje i sklapanje ugovora s Firma LLC;
• pregovaranje sa sudionicima konferencije "Proizvodi budućnosti" u N-sk "_"_ 20_;
• demonstracija uzoraka proizvoda "Item-1" tvrtke LLC "Veliki kupac";
• prezentacija robe za JSC Good Client.

Prva osoba tvrtke također može otputovati u drugi grad ili zemlju kako bi se sastala s postojećim klijentima tvrtke. Za ovaj slučaj HR stručnjaci su već smislili kako napisati svrhu putovanja u putnu potvrdu. Primjeri:

• rasprava o uvjetima ugovora za nabavu proizvodne opreme tvrtke Our Friend LLC;
• odobrenje plana nabave za 2. polovicu godine _ s JSC Concern.

Direktori tvrtki s vremena na vrijemešalju se u druge gradove ili zemlje kako bi "otvorili novu podružnicu tvrtke". Takva formulacija željenog rezultata također je prihvatljiva u dokumentima. Međutim, u ovom slučaju vrijedi identificirati i ciljeve i ciljeve putovanja. Primjer:

“Odlazim u N-sk da organiziram rad nove strukturne jedinice.

Zadaci:

• Istražite ciljano tržište.
• Testiranje i zapošljavanje djelatnika za poziciju voditelja poslovnice.
• Koordinacija s voditeljem ogranka planova rada za _ godinu.”

Također, voditelj male tvrtke, kao i stručnjak u odjelu nabave, može otići u drugi grad ili državu kako bi kupio novu opremu, zaključio ugovore o nabavi sirovina, materijala, komponenti, te dogovoriti uvjete suradnje s dobavljačima. U tom slučaju, dokumenti također trebaju ispravno naznačiti svrhu puta ravnatelja. Primjeri:

• pregovaranje s LLC "Partner" o kupnji pošiljke robe "Stvar";
• zaključivanje ugovora za kupnju proizvoda Pomoshnik LLC;
• nabavka opreme "stroj";
• proučavanje uzoraka proizvoda "Shtuka" tvrtke Producer LLC.

Kako se drugačije može formulirati svrha službenog putovanja prve osobe tvrtke? Primjeri:

• obuka osoblja;
• sudjelovanje na izložbi, seminaru, konferenciji" (posjećivanje događaja vezanih uz financijske i gospodarske aktivnosti poduzeća);
• profesionalni razvoj;
• ovladavanje novim tehnologijama;
• provjera kvalitete radajedinice.

menadžer prodaje

U odjelima koji se bave prodajom roba i usluga svrha službenih putovanja u pravilu je vrlo detaljno propisana. Zaposlenici dobivaju detaljne upute u pisanom obliku s naznakom koji zadaci moraju biti dovršeni i koji su kvantitativni pokazatelji postignuti.

Prvo, postavljen je glavni cilj poslovnog puta voditelja prodaje. Primjeri:

• povećanje obujma prodaje u regiji;
• istraživanje tržišta;
• pregovaranje s potencijalnim klijentima.

"Veliki" radni zadatak podijeljen je u faze, nakon završetka svake od kojih zaposlenik sastavlja pisani izvještaj. Voditelju prodaje se često daju sljedeće "podciljeve":

• posjetite postojeće klijente prema rasporedu posjeta;
• posjetite potencijalne kupce prema rasporedu sastanaka;
• prikupite informacije o novom tržištu za marketinški odjel;
• posjetite prodajna mjesta konkurenata, napravite komparativnu analizu.

Inženjeri, proizvodno osoblje

Poslovna putovanja ovih kategorija zaposlenika su dugoročna, jer se obično povezuju s osiguravanjem učinkovitog rada strojeva, automatskih linija, robota.

Za inženjere i radnike također je vrlo važno ispravno formulirati svrhu putovanja u putnoj potvrdi. Primjeri:

• instalacija, podešavanje opreme;
• obuka odgovornih zaposlenika za rad s proizvodnom linijom;
• provjera, testiranje rada strojeva;
• popravak u jamstvu, servisno održavanje uređaja isporučenih prema Ugovoru br. _ od "_" _;
• radovi održavanja, održavanje opreme.

Mnogi inženjeri odlaze na poslovna putovanja kako bi komunicirali s kolegama i stekli nova praktična znanja. Ovo je vrlo česta svrha poslovnog putovanja. Primjer:

razmjena iskustva s programerima "moćnih" uređaja

računovođa

Glavni računovođe putuju u druge gradove kako bi provjerili kvalitetu rada računovodstvenih stručnjaka, obučili zaposlenike, prikupili informacije i sumirali financijske i gospodarske aktivnosti tvrtke.

Običan računovođa može krenuti na putovanje kako bi poboljšao svoje vještine, razmijenio iskustva s kolegama, sudjelovao na sastanku.

Kako se može formulirati svrha poslovnog putovanja računovođe? Primjer:

provođenje interne revizije, provjera ispravnosti odraza u računovodstvu financijsko-gospodarskog poslovanja podružnice

Bilo koja druga svrha putovanja koja odgovara opisu posla knjigovođe je također prihvatljiva. Primjer:

prijemni posjet

Poljoprivredni radnici

Poljoprivrednici, agronomi, rukovaoci strojevima, stočari, peradari suočeni su s potrebom odlaska na poslovna putovanja, možda puno češće nego "urbani" stručnjaci. Radeći u ruralnim područjima, moraju stalno biti u kontaktu s "civilizacijom": kupovati sjeme, stočnu hranu, prisustvovati izložbama dostignuća nacionalnog gospodarstva, upoznati se s novim tehnologijama i, konačno, prodavati proizvode gradskim poduzećima i privatnicima, na tržištu posjetitelji.

U skladu s ciljevima pojedinog putovanja, formulira se svrha službenog putovanja poljoprivrednika. Primjeri:

• kupnja gnojiva;
• dobivanje dokumentacije o dozvoli;
• predstavljanje investicijskog projekta na specijaliziranoj izložbi;
• sudjelovanje na konferenciji poljoprivrednika, razmjena iskustava;
• nabavka posebne opreme;
• prodaja proizvoda na gradskom sajmu;
• isporuka pošiljke robe u pogon JSC "Kupac".

Vozač

Druga kategorija radnika čije je zanimanje povezano s čestim putovanjima su vozači. Njihove dužnosti uključuju prijevoz zaposlenika tvrtke, robe, dragocjenosti, dokumenata.

Ovisi o konkretnom zadatku kako upisati svrhu putovanja u narudžbu. Primjeri vozača:

• isporuka robe našem klijentu LLC (adresa);
• prijevoz komercijalnog direktora;
• isporuka robe i materijala, prijem računa.

Kako bi još mogla izgledati svrha poslovnog putovanja vozača? Primjeri:

• kupnja dijelova za popravak automobila;
• planirana dijagnostika vozila;
• dostavaoriginalna transakcijska dokumentacija.

Istraživač

Znanstvenici, istraživači, stručnjaci, teoretičari iz raznih djelatnosti, nastavnici srednjih i visokih učilišta odlaze na poslovna putovanja kako bi sudjelovali na konferencijama i natjecanjima, razmjenjivali iskustva, proučavali jedinstvene izvore, posjećuju specijalizirane izložbe i muzeje, sudjeluju u arheološkim iskopavanja.

Kako se može formulirati svrha poslovnog putovanja? Primjer:

Prikupljanje informacija za znanstveni rad na temu (ime)

Ili:

Provjera izvorne dokumentacije

Zaključak

Nije uopće potrebno koristiti standardne "uvjete" koji obično opisuju svrhu poslovnog putovanja. Primjeri samo olakšavaju proces odabira "prikladnih" riječi. Iskustvo mnogih zaposlenika dokazuje da formulacija zadatka može biti besplatna.