Uzorak tipičnog opisa posla za arhivara

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Radno mjesto arhivskog djelatnika naziva se arhivar. Glavna zadaća stručnjaka za ovo područje je uspostaviti rad samog arhiva i cirkulaciju dokumentacije u njemu. Takvi stručnjaci potrebni su svugdje gdje postoji veliki promet službenih dokumenata, posebno u organizacijama koje se odnose na osiguranje, financije, a posebno u državnim poduzećima. Glavni dokument na koji se novi zaposlenik mora pozvati je opis radnog mjesta arhivista.

Opće odredbe

Samo čelnik poduzeća može prihvatiti ili otpustiti arhivista. I prije svega, mora se pozvati na važeće zakonodavstvo zemlje. Uputa mora naznačiti osobu koja je neposredni nadzornik specijaliste na ovoj poziciji.

Za rad kao arhivar, osoba mora steći početno stručno obrazovanje, a potom može biti primljena na poziciju i bez iskustva u ovoj oblasti. Postoji opcija daosoba sa srednjom ili općom naobrazbom će dobiti posao, ali tada mora proći posebnu obuku u tom smjeru. Iskustvo nije potrebno za ovu poziciju.

Što trebate znati

Opis posla poduzetničkog arhivista sugerira da zaposlenik mora imati određena znanja: dužan je proučiti propise, upute i cijeli popis pravnih dokumenata vezanih za vođenje arhiva u ovoj organizaciji. Osim toga, mora znati čuvati, koristiti dokumente, kao i po kojim standardima se prihvaćaju i predaju. Njegovo bi znanje trebalo uključivati jedinstveni državni sustav uredskog rada. Osim toga, mora razumjeti kako se sastavljaju opisi sačuvanih dokumenata, koje od njih treba trajno, a koje samo privremeno, te sastaviti akte o njihovom uništenju.

Opis posla pomoćnog arhivista podrazumijeva da on mora znati kako se arhiviraju spisi, prema kojim pravilima se pripremaju za naknadnu upotrebu i čuvanje, kako se vode evidencija i pripremaju izvješća u poduzeću. Ova osoba mora razumjeti strukturu poduzeća u kojem radi, kao i pravila korištenja opreme i svih tehničkih sredstava potrebnih za obavljanje poslova u arhivu. Osim toga, mora poznavati sva interna pravila i zakone organizacije, uključujući zaštitu rada, sigurnost od požara, rutinu i tako dalje.

Odgovornosti

Opis radnog mjesta arhivista proračunske ustanovepretpostavlja da mora obavljati određene funkcije: obavljanje poslova vezanih uz arhivsku djelatnost, čuvanje dokumentacije koja ulazi u arhiv, evidentiranje ulaznih dokumenata, izradu nomenklature i provjeru ispravnosti arhiviranja predmeta prije predaje. u arhiv. Ako postoji takva potreba, onda on šifrira skladišne jedinice, organizira smještaj predmeta i upisuje ih u registar.

Opis posla arhivara zdravstvene ustanove sugerira da mora pripremiti zbirne opise pohranjene dokumentacije, rasporediti je u privremene i trajne jedinice. Mora voditi evidenciju i promptno uništavati dokumente kojima je već istekao rok trajanja, te razviti sustav pomoću kojeg će se moći brzo i jednostavno pronaći željeni dokument.

Ostale funkcije

Osim toga, njegove službene dužnosti zahtijevaju njegovu prisutnost tijekom ispitivanja vrijednosti dokumenata za znanost i ne samo. Mora osigurati da dokumenti ostanu netaknuti, ako je potrebno, s njima obaviti restauratorske radove. Ovaj stručnjak također osigurava da arhiva ima sve potrebne uvjete za normalno skladištenje dokumenata.

Arhivar mora pratiti provedbu pravila zaštite od požara, kao i koristiti suvremena tehnička sredstva za rad s dokumentima. Obvezuje se na zahtjev zaposlenika i posjetitelja organizacijeizdaju preslike ili originale arhivske dokumentacije, izrađuju potvrde na temelju podataka dostupnih u arhivi i pripremaju izvješća o svom radu.

Prava

Opis posla medicinskog arhivista sugerira da on ima određena prava. Može tražiti i primati dokumente koji se odnose na njegovu radnu djelatnost. Ako je potrebno, može surađivati sa stručnjacima iz drugih odjela poduzeća ili iz drugih organizacija, ako će mu to pomoći u rješavanju njegovih nadležnih pitanja. Ako postoji takva potreba, može zastupati interese svoje tvrtke u drugim organizacijama o svim pitanjima koja se izravno odnose na rad arhiva.

Odgovornost

Opis posla arhivista pretpostavlja da je on odgovoran za neispunjavanje svojih dužnosti i nekvalitetan rad, za davanje lažnih ili iskrivljenih podataka o obavljenim zadacima, za odbijanje ispunjavanja naloga svojih nadređenih.

Osim toga, odgovoran je za situacije u kojima su utvrđeni prekršaji, povrede sigurnosti ili druge radnje koje ugrožavaju normalan rad poduzeća, a zaposleni ih nije prijavio i nije poduzeo nikakve mjere za otklanjanje problema. Arhivar je odgovoran za kršenje normi radne discipline.

Uvjeti rada

Opis posla arhivista sugerira da uprava organizacije treba odrediti sate njegovog rada u skladu s radnimzakonodavstvo. Ako je potrebno, tvrtka mu mora osigurati radno mjesto koje uvažava sve norme i standarde, kao i sve potrebno za službena putovanja, uključujući i lokalna. Također ima pravo potpisivanja dokumenata iz svoje nadležnosti.

Zaključak

Glavni dokument na koji bi se stručnjak primljen na ovu poziciju trebao osloniti je opis radnog mjesta arhivista. Bez obzira u kojoj organizaciji radi, prava, odgovornosti, funkcije i znanja su praktički jednaki i mogu varirati ovisno o potrebama pojedinog poduzeća i zadacima koje rukovodstvo dodjeljuje svojim zaposlenicima.

Takav rad zahtijeva pažnju, ustrajnost, poznavanje pravila sigurnosti važnih papira, poznavanje procjene vrijednosti pojedinih dokumenata, kao i sposobnost sistematizacije, brzog pronalaženja i šifriranja dokumenata. Također važan čimbenik je rad s ljudima, jer profesija arhivista uključuje izdavanje i primanje različite dokumentacije, provjeru ispravnosti njezina sastavljanja i autentičnosti. Samo pažljiva osoba koja je spremna raditi s velikom količinom informacija i zastupati interese tvrtke u drugim organizacijama moći će ispravno i pouzdano obavljati radne obveze na ovoj poziciji.