Knjigovodstvene isprave su Pojam, pravila registracije i pohrane knjigovodstvenih isprava. 402-FZ "O računovodstvu". Članak 9. Primarne računovodstvene isprave

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Uredno izvođenje računovodstvene dokumentacije vrlo je važno za proces generiranja računovodstvenih informacija i utvrđivanja poreznih obveza. Stoga je s dokumentima potrebno postupati s posebnom pažnjom.

Specijalci računovodstvenih usluga, predstavnici malih poduzeća koji vode samostalnu evidenciju trebali bi poznavati glavne zahtjeve za izradu, dizajn, kretanje, skladištenje papira.

Koncept dokumenta

Regulatorni akti o računovodstvu ne otkrivaju koncept dokumenta. Stoga je vrijedno koristiti definiciju utvrđenu GOST R ISO 15489-1-2007.

Knjigovodstveni dokumenti su podaci koji se mogu identificirati zabilježeni na materijalnom nosaču, stvoreni, primljeni i pohranjeni od strane pojedinca ili organizacije kao dokaz prilikom potvrđivanja poslovnih aktivnosti ili pravnihobveze.

Primarni dokumenti su dokumenti koji sadrže izvorne podatke o procesima i operacijama. Ovo su računovodstveni dokumenti koji služe kao osnova za računovodstvene unose.

Primarni računovodstveni dokumenti su dokumenti kojima se bilježe činjenice o gospodarskoj djelatnosti. Ovaj koncept Saveznog zakona "O računovodstvu" reguliran je člancima.

Glavni zahtjev koji se postavlja za njihovu kompilaciju je da se moraju sastaviti kada se izvrši činjenica gospodarske aktivnosti ili neposredno nakon njenog završetka (ako je moguće).

Primarni dokumenti

Primarna knjigovodstvena isprava mora biti sastavljena u trenutku poslovne transakcije, a ako to nije moguće, odmah nakon njezina završetka.

Glavni primarni dokumenti su:

1. Tovarni list, oblika TORG-12.
2. RKO i PKO.
3. Referenca za računovodstvo.
4. Izvješće o troškovima.

Različiti primarni dokumenti

Nijedan normativni akt ne sadrži grupiranje i klasifikaciju računovodstvenih dokumenata. Mogu se razlikovati sljedeće vrste računovodstvenih dokumenata, a to su dokumenti koji uzimaju u obzir:

1. Mjesta njihove kompilacije: vanjska i unutarnja.
2. Primjenjivi dokumentarni obrasci: neobjedinjeni (napravljeni u skladu s obrascima koje je samostalno razvila organizacija), unificirani (kreirani u skladu s obrascima sadržanim u albumuunificirani oblici).
3. Vrsta nosača informacija: elektronički i papirnati.
4. Obim podataka: sažetak i primarni.
5. Vrsta obveza, računovodstvena područja, imovina: računovodstvo gotovinskih transakcija, računovodstvo obračunavanja i isplate plaća, računovodstvo zaliha, računovodstvo dugotrajne imovine, itd.

Primarni računovodstveni obrasci

Upis u računovodstvo računovodstvenih isprava je, prije svega, korištenje jedinstvenih i samostalno razvijenih obrazaca. Upotreba mnogih unificiranih od 2013. nije obavezna.

Sve primarne obrasce mora odobriti voditelj organizacije. Sljedeće je trenutno obavezno:

1. Prema računovodstvu usluga prijevoza tereta (272-P Vlade).
2. Prema računovodstvu rada, njegovo plaćanje (1-P Državnog odbora za statistiku).
3. Obračun gotovinskih transakcija (88-P Državnog odbora za statistiku, 3210-U Banke Ruske Federacije).

Standardni obrazac je također osiguran za nalog za plaćanje. U postupku izdavanja jedinstvenih obrazaca obavezno je popunjavanje računovodstvenih dokumenata, odnosno svih predviđenih stupaca (redova). Ako bilo koja informacija nedostaje, u odgovarajući stupac treba staviti crticu.

Vrijedi napomenuti da se korištenje računovodstvenih dokumenata, koji trenutno nisu potrebni, još uvijek koristi u organizacijama. Uzimajući u obzir interne potrebe poduzeća, ovi se obrasci mogu dovršiti. Mogu se učiniti prikladnijim i prikladnijim za fiksiranje određenih poslovnih aktivnosti. Na primjer, možeteOdbijte koristiti tiskarske rekvizite i oznake na prednjoj i stražnjoj strani.

Odobrenje primarnih računovodstvenih dokumenata

Organizacije su obvezne odobriti primjenjive primarne obrasce (4. stavak 1/2008-PBU). Međutim, važno je zapamtiti da jednostavno povezivanje s albumom Uniform Forms neće biti dovoljno.

Računovodstvena politika treba navesti specifične vrste dokumenata iz albuma koje će organizacija koristiti, kao i popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih dokumenata.

Obrasci mogu biti odobreni i drugim lokalnim propisima. Primjerice, nalog za odobravanje obrazaca primarnih knjigovodstvenih isprava. Računovodstvena politika mora sadržavati poveznicu na takav nalog.

Obavezni detalji računovodstvenih dokumenata

402-FZ regulira zahtjeve za obvezne pojedinosti primarnih računovodstvenih dokumenata. Postoji sedam takvih detalja:

1. Datum dokumenta.
2. Njegovo ime.
3. Naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument.
4. Sadržaj poslovnih činjenica.
5. Iznos monetarne ili prirodne mjere (s jedinicama).
6. Nazivi pozicija osoba odgovornih za transakciju.
7. Potpisi s prijepisima odgovornih osoba.

Neki dokumenti koji nisu primarna dokumentacija mogu se koristiti kao takvi.

Ako organizacija odražava trošak najma, tada su takvi računovodstveni dokumenti akti i ugovor o najmu. 611. i 622. članaka Građanskog zakonikautvrditi da se u tom slučaju moraju sastaviti bilateralni akti o prihvaćanju i prijenosu izvještajnog predmeta. Ako uzmemo u obzir članak 753. Građanskog zakonika, tada jednostrani akti mogu poslužiti kao primarni dokumenti.

Dokumentacija u računovodstvu

Važno je uzeti u obzir posebne slučajeve koji se često događaju u pripremi dokumentacije.

Odbijanje korištenja pečata. Osnovna namjena pečata je ovjera potpisa odgovorne osobe. Od 2015. poduzeća nisu dužna pečatirati. Informacije o tisku trebale bi biti sadržane u Povelji organizacije (82-FZ). Pečat je potreban samo kada to zahtijevaju savezni propisi.

Mora biti prisutan na sljedećim dokumentima: dvostruke skladišne potvrde, akti o nezgodama na radu, dokumenti dostavljeni carinskim tijelima, punomoć koja vam omogućuje zastupanje interesa pravne osobe na sudovima.

Pečat nije obavezan rekvizit, međutim, njegova prisutnost može biti predviđena obrascem primarne računovodstvene isprave, koji odobrava čelnik poslovnog subjekta.

Dokumenti sastavljeni na stranom jeziku. Dokumenti samo na ruskom jeziku mogu se prihvatiti za računovodstvo. Ako je dokument sastavljen na drugom jeziku, onda mora postojati prijevod na ruski, i to redak po redak. Ovjera prijevoda nije potrebna, osim u slučajevima predviđenim Haškom konvencijom:

1. Merači bez rublja u primarnim računovodstvenim dokumentima. Podaci o troškovima u računovodstvenim dokumentima mogu se prikazati u konvencionalnim jedinicama, u valuti, u rubljama.
2. Primarni u elektroničkom obliku.

402-FZ omogućuje poslovnim subjektima izdavanje primarnih dokumenata ne samo u papirnatom, već iu elektroničkom obliku.

Elektronski dokument mora sadržavati sve potrebne pojedinosti postavljene za računovodstvene dokumente, kao i elektronički potpis.

Elektronički potpisi dolaze u tri varijante - jednostavni, poboljšani nekvalificirani, poboljšani kvalificirani. Prema Ministarstvu financija, može se koristiti bilo koji od ova tri potpisa.

Punomoć za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata

Zaposlenik organizacije ima pravo potpisati ako je sastavljen jedan od sljedećih dokumenata:

1. Punomoć za potpisivanje primarnog (185-189 članak Građanskog zakonika).
2. Narudžba s desne strane za potpis.

U usporedbi s nalogom koji daje pravo na potpisivanje, punomoć se može izdati i osobama koje nisu zaposlenici organizacije. Po dogovoru stranaka, faksimil se može koristiti za potpisivanje primarnih dokumenata (članak 160. Građanskog zakona).

Raspored tijeka rada u računovodstvu

Raspored tijeka rada je opis, koji može imati oblik tablice ili dijagrama, postupaka za kreiranje, premještanje, obradu, pohranjivanje računovodstvenih dokumenata. Raspored se može odobriti kao dodatak računovodstvenoj politici ili kao lokalni normativni akt. U drugom slučaju, računovodstvena politika treba sadržavati poveznicu na ovaj akt.

Raspored tijeka rada mora nužno odražavati:

1. Uvjeti tijekom kojih se dokumenti moraju sastaviti, prenijeti, obraditi, pohraniti.
2. Pozicije osoba odgovornih za poslovanje prikazane u rasporedu tijeka rada (105-P Ministarstva financija).

Časopis za računovodstvo primarne dokumentacije

Vođenje takvog dnevnika više je pravilo racionalnog upravljanja dokumentima, a ne računovodstva. Neophodan je za registraciju računovodstvenih isprava – ulaznih i izlaznih primarnih isprava. Stručnjaci savjetuju vođenje sličnog dnevnika u slučajevima kada se računovodstvo provodi bez upotrebe specijaliziranih računovodstvenih programa.

Na primjer, kada se koristi 1C, dnevnik dokumentacije može se generirati i ispisati čim je potrebno. Dakle, u registru dokumenata o prijemu bit će prikazani dokumenti dobavljača, odnosno registar novčanih dokumenata, odnosno dokumentacija na blagajni poduzeća.

Računovodstvo, za razliku od poreznog računovodstva, dopušta odražavanje činjenica gospodarske aktivnosti u nedostatku primarnih računovodstvenih dokumenata, ali samo ako su ipak primljeni kasnije.

U ovom slučaju, činjenice gospodarske aktivnosti trebale bi biti zabilježene korištenjem procijenjene vrijednosti. Nakon što dokument stigne, on se ne poništava. Potrebno je samo ispraviti datum prijema.

Ovaj pristupregulirano 21/2008-PBU, 119n-P Ministarstva financija, AKPI16-443-R VS.

Dokumenti koji se odnose na posredničke transakcije iznimka su od ovog postupka. Posrednik je dužan prenijeti svu dokumentaciju. U slučajevima kada je izvješće o obavljenoj transakciji sastavljeno s pogreškama ili netočnostima, nalogodavac može imati pravo prigovora u roku od 30 dana od dana njegovog primitka (999, 1008 članci Građanskog zakona).

Skladištenje i uništavanje računovodstvenih dokumenata

Red pohrane primarne određen je 558-P Ministarstva kulture. Ukupno razdoblje skladištenja dokumentacije, u skladu s 402-FZ "O računovodstvu", člankom 9., je 5 godina. Voditelj poduzeća odgovoran je za organiziranje pohrane dokumentacije.

Neke dokumente treba čuvati dulje:

1. O stjecanju pokretne imovine - najmanje 10 godina.
2. Za transakcije s nekretninama - na neodređeno vrijeme.
3. Isplate dividende i putne potvrde za poslovna putovanja na krajnjem sjeveru - 75 godina.

Ako su interni zapisi istekli, mogu se uništiti. Odluku o mogućnosti uništenja treba donijeti stručno povjerenstvo koje se osniva svake godine ili trajno. Na temelju rezultata rada takve komisije treba sastaviti akt koji odražava popis dokumenata koje treba uništiti.

Poduzeće može likvidirati dokumentaciju samostalno ili prijenosom na specijaliziranuorganizacija.

Odgovornost za pohranu primarnih dokumenata

Predviđene su kazne za grubo kršenje zahtjeva za računovodstvo i financijsko izvješćivanje. Jedan od najgrubljih dokumenata je nedostatak obveznih primarnih računovodstvenih isprava, računovodstvenih registara, financijskih izvještaja i revizorskog izvješća za gospodarski subjekt.

Ako se pronađu takvi prekršaji, izriču se novčane kazne u sljedećim iznosima:

1. Službenici - 5-10 tisuća rubalja.
2. Ponovljeni prekršaj od strane službenika - 10-20 tisuća rubalja ili diskvalifikacija na 1-2 godine.