Proračun nabave: bit sastavljanja, pokazatelja i formiranja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Tijekom izrade proračuna planovi prodaje i proizvodnje pretvaraju se u pokazatelje prihoda i rashoda odjela. Kako bi svaki od odjela mogao ostvariti zacrtane ciljeve, potrebno je nabaviti materijal u okviru troškovnika. U tu svrhu formira se proračun nabave.

Model organizacije nabave 1

Prvi korak je odrediti svrhu stvaranja odjela nabave. Na temelju specifičnosti proizvoda i broja dobavljača formira odjel od 2-5 ljudi (maksimalno 7 dobavljača po menadžeru). Svaki od njih odgovoran je za vrijeme isporuke, stanje zaliha, plaćanja i provedbu ugovora. Rad odjela ne može se obavljati samo po uputama voditelja. Sektor se stvara radi provedbe plana prodaje koji se izrađuje za mjesec, kvartal i godinu. Za njegovo ispunjenje plana predviđen je bonus:

• osnovni prihod: 40% za menadžera, 60% za izvršnog direktora;
• bonusi: 50% - za menadžera, 30% - za šefa;
• premium - 10%.

Bonusi za menadžere se prikupljaju na temelju pokazatelja uspješnosti:

• isporuka na vrijeme;
• volumen nelikvidne robe;
• prosječni promet zaliha.

Za bonuse možete koristiti i kvalitativne pokazatelje, na primjer, koeficijent usluge, odnosno broj robe u aplikaciji, koji se može odmah zadovoljiti.

Model organizacije nabave 2

Ova se shema razlikuje od prethodne po tome što, na temelju plana prodaje, voditelj odjela izračunava proračun za kupnju. Odnosno, unutar jedinice se stvara poseban centar financijske kontrole. Provodi se učinkovitiji odabir menadžera jer se uzimaju u obzir logistički troškovi i uvjeti isporuke. Svi zaposlenici zainteresirani su za provedbu plana nabave, a time i razvoj tvrtke. Zauzvrat, uprava će moći smanjiti shemu povrata na minimum.

Bit će potrebno 1,5-2 mjeseca da se napravi prvi radni model. Zadatak ravnatelja je regrutirati osoblje s iskustvom. U drugom slučaju, za izgradnju odjela bit će potrebno 6-18 mjeseci. Glavni problem leži u psihološkom radu. Direktor treba zaposlenike pretvoriti u individualne gospodarstvenike. Ne može svatko podnijeti ovu ulogu.

Operativno planiranje

Operativni proračun odražava planirane aktivnosti za godinu za segment ili specifičnu funkciju poduzeća. Razvija se u svim centrima odgovornosti, a zatim se konsolidira u jedan konsolidirani proračun. Izrada dokumenta može se smatrati računovodstvenim i upravljačkim procesom. Razlika je u tome što izvješće odražava aktivnosti poduzeća u budućnosti, a nefiksiranje prethodnih događaja. Sastoji se od proračuna za nabavne, prodajne, administrativne, proizvodne troškove. Pogledajmo svaki od ovih elemenata.

Prodaja

Obim prodaje i njena struktura određuju prirodu poduzeća. Stoga je jedan od prvih plan prodaje. Prilikom njegove pripreme potrebno je uzeti u obzir ne samo prodaju za prethodna razdoblja, već i analizirati čimbenike koji na njih mogu utjecati (sezonskost, promocije itd.).

Proračun prodaje se sastavlja uzimajući u obzir razinu potražnje, geografiju prodaje, kupce. Uključuje ciljanu razinu prihoda koja se može odraziti u gotovinskom proračunu. Ali izračun ovog pokazatelja uzrokuje poteškoće, jer tvrtka ne može kontrolirati postupke kupaca. Planirani iznos troškova izračunava se na temelju aktivnosti organizacije. Najlakše je izračunati. Prodaja kao poslovni proces je od velike važnosti. Za organizacije koje se bave prodajom proizvoda, plan prodaje postavlja pogrešku u izračunima. Ako je napisano pogrešno, to će utjecati na sva druga područja aktivnosti.

Proizvodnja i zalihe

Plan izdavanja proizvoda temelji se na obujmu prodaje. Također uzima u obzir proizvodni kapacitet, promjene zaliha i proračune za nabavu. Izračun se provodi prema sljedećoj formuli:

Proizvod=zalihe na kraju razdoblja + obujam prodaje - zalihe na početku razdoblja.

Obim proizvodnje izračunava se na temelju karakteristika proizvodnje proizvoda.

Ukupni troškovi proizvodnje su oni koji su povezani s proizvodnjom proizvoda. Istovremeno, u zasebnoj liniji se uzimaju u obzir troškovi rada u dva dijela: fiksni i po komadu (premaci zaposlenika na temelju provedbe plana proizvodnje).

Proračun za komercijalne, administrativne troškove

Troškovi prodaje su svi troškovi povezani s prodajom, promocijom robe. Njihov volumen ovisi o odlukama u području upravljanja. Odluka o promjeni površine prostora utjecat će na troškove vezane uz skladištenje robe. Visinu varijabilnih troškova formiraju provizija, troškovi pakiranja, obrade, transporta. Svi ostali fiksni troškovi su administrativni.

Proračun nabave

Plan nabave po vrsti robe ili po dobavljačima pokazuje koliko proizvoda bi tvrtka trebala kupiti od vanjskih i internih dobavljača. Proračun nabave formira se na temelju plana prodaje, razine zaliha, obima proizvodnje, uvjeta i postupka otplate dugova.

Kupnja=planirana upotreba + inventar na kraju razdoblja - inventar na početku razdoblja.

Zalihe za proizvodnju

Potreba za trajnim proizvodnim materijalom određena je troškovima popravka opreme, planom izgradnje i pripremom novih proizvoda. Ekonomisti često griješe ignorirajući te troškove prilikom planiranja proračuna.

Planirani iznos troškova ovisi o vrsti resursa i načinu na koji se troše. Proračun je formiranna temelju normativa utroška resursa u proizvodnji, u gospodarskim središtima i potrebi za stalnim sredstvima. Prvi članak izračunava se množenjem planiranog obujma proizvodnje s normama. Ovaj zahtjev je prilagođen za stanja zaliha i standarde zaliha. Tako se formira proračun nabave u naravi. Da biste to pretvorili u vrijednosne izraze, trebate pomnožiti s planiranom cijenom.

Primjer

Željezara planira proizvesti 3000 tona proizvoda sljedeće godine. To će zahtijevati bakar i oleinsku kiselinu. Stopa potrošnje po 1 toni: bakar - 0,06 kg, kiselina - 0,0058 l. Bilanca bakra na početku godine je 100 kg, a na kraju - 50 kg. Cijena sirovina je 4500 rubalja. /t. bakra i 10.000 rubalja. / litra kiseline.

Potreba za godinu:

• 30000, 006=180 kg bakra
• 30000,0058=17,4 litara kiseline

Planirani volumen kupnje:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 rubalja. - za bakar.
• (17, 410.000)=174.000 rubalja. - za kiselinu.

ADC dionice

Planiranje proračuna nabave u administrativnim i gospodarskim djelatnostima (AHA) provodi se drugačije. Asortiman robe je vrlo širok (od tiskanice do materijala za renoviranje ureda), a stope potrošnje nema. Postoje tri načina za određivanje zahtjeva za zalihama:

• Koristite zahtjeve strukturnih jedinica. Usluga nabave prikuplja aplikacije, obrađuje, procjenjuje stanja, ažurira cijene i izračunava proračun.
• Instalirajstandardi zaliha za najpopularnije artikle, kao što su pribor za pisanje, deterdženti. Proračun se izračunava na temelju dostupnih zaliha.
• Postavite ograničenje kupnje zaliha za AHD kao postotak cijene osnovnih materijala.

Posebnu pozornost treba posvetiti prikupljanju zaliha kako bi se identificirali višak resursa. Pri formiranju proračuna nabave takve materijale treba uskladiti prema dolje. Pogotovo ako ponuda nije ograničena.

Proračunske funkcije nabave

• Proračun je alat za planiranje koji pokazuje kako se resursi mogu koristiti na temelju prilika. To je također sredstvo za praćenje i evaluaciju učinka uspoređivanjem planiranih i stvarnih pokazatelja.
• Rad rukovoditelja može se ocijeniti strukturom i stupnjem provedbe proračuna nabave. Organizacije ih koriste za procjenu učinka svojih upravljačkih jedinica.
• Proračun odjela nabave može obavljati motivacijsku funkciju ako sadrži cilj aktivnosti. Na primjer, odjel je dobio zadatak kupiti sirovine za pola milijuna rubalja uz naknadno plaćanje. Ako je cilj postignut, tada će pročelnik i njegovi zamjenici dobiti bonus, što će povećati rashodnu stranu proračuna u sljedećem razdoblju.
• Zaposlenik mora razumjeti koji su mu zadaci postavljeni. Ako se razvojni ciljevi organizacije drže u tajnosti, oni neće biti postignuti. U tom smislu proračun čini komunikacijsko okruženje u timu, kao i između njihzaposlenici i podređeni.

Rad s tenderima

Kako bi se formirao proračun za nabavu materijala, mogu se održati natječaji - za pronalaženje najboljih dobavljača robe određene kategorije. Prema regulatornim dokumentima izrađuje se strategija distribucije materijala po skupinama, pokazatelji kvalitete i razvrstavaju izvođači. U tijeku je formiranje natječajne liste s prijedlozima dobavljača. "Pobjednik" se automatski određuje prema navedenim kriterijima ocjenjivanja. Nadalje, radi se na sklapanju ugovora i formiranju proračuna nabave.

Opcije kupnje:

• Jedna serija. Proces pripreme dokumenata je pojednostavljen, ali će organizaciji trebati velika skladišta za pohranu zaliha. Povećava se rizik od gubitaka uzrokovanih kvarenjem proizvoda.
• Male serije. Brz obrt kapitala i smanjeni skladišni prostor.
• Po potrebi. Roba se isporučuje po fakturi (bez sklapanja ugovora) u malim serijama uz punu pretplatu.

Kontrola nabave

Kako bi kontrolirali provedbu proračuna, nabave mogu izračunati centri za financijsku odgovornost. Istovremeno, planiranje se provodi na dvije razine:

• Upravljanje usmjereno prema budućnosti - formiranje potrebe za materijalima za godinu, raščlanjeno po kvartalima/mjesecima. Nakon izrade godišnjeg plana vrši se odabir dobavljača i sklapanje dugoročnih ugovora.
• Upravljanje kalendarom - formiranje mjesečnikai desetodnevni/tjedni planovi nabave kako bi se poduzeće neprekidno opskrbljivalo određenim sirovinama. Ovo je detalj godišnjeg plana.

Da biste izračunali mjesečni proračun za kupnju, trebali biste slijediti ovaj algoritam:

• Izračunajte potrebu za materijalima za proizvodnju, uzimajući u obzir trenutna stanja, očekivane primitke i sigurnosne zalihe.
• Zahtjev je prilagođen za narudžbe, artikle i dopuštene zamjene.
• U slučaju promjena u planovima proizvodnje, proračun kupnje se prilagođava.
• Formira se raspored isporuke sirovina i plan plaćanja za dobavljače.
• Ako isporuka ne uspije, čini se korak unatrag i odabire se novi dobavljač. Ako nije moguća promjena dobavljača, pokreće se promjena u nabavi ili razredu materijala.

Evo kako proračunati svoje kupnje.