Automatizirani sustavi upravljanja poduzećima: tehnologije, program i funkcije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Automatizirani sustavi upravljanja poduzećima - to je upravo ono što trenutnoj industriji prijeko treba. Automatizacija procesa može značajno povećati produktivnost i učinkovitost organizacija. Osim toga, ovo je postalo relevantno i zato što trenutno postoji globalna informatizacija gotovo svih grana ljudskog života.

Opće karakteristike

Automatski sustav upravljanja poduzećima (AMS) trenutno se koristi u Ruskoj Federaciji prema MRP i ERP metodologiji. Oba su ova smjera priznata u cijelom svijetu.

Što se tiče pojave prvih sustava automatizacije, to su bili sustavi planiranja materijalnih resursa, oni su također MRP. Ovaj smjer je razvijen i prvi put korišten u Sjedinjenim Državama 1960-ih. Vrijedi napomenuti da nadanas uopće nije izgubio na važnosti.

Međutim, automatizirani sustav upravljanja poduzećima (AMS) je danas najčešći, često se naziva informacijskim. Upravo je ona dobila sniženje u obliku ERP-a. Što se tiče općih informacija o uvođenju ovakvih tehnologija, onda, kao ni u slučaju bilo koje druge veće promjene, ona ne bi mogla biti bezbolna. Međutim, danas je pošteno reći da je određeni broj problema formaliziran, dobro proučen i razvijene učinkovite metode koje će omogućiti njihovo rješavanje bez velike štete za samo poduzeće. Ako proučavate probleme i vodite računa o njihovom rješavanju čak i prije nego što počnete implementirati automatizirani sustav upravljanja poduzećem, možete uvelike olakšati ovaj proces.

Opće informacije o automatiziranom sustavu upravljanja

Ako definiramo automatizirani sustav, onda je to skup softverskih, tehničkih, informacijskih i nekoliko drugih kompleksa, kao i određene radnje posebno osposobljenog osoblja. Djelovanje zaposlenika obično je usmjereno na rješavanje određenih zadataka planiranja i upravljanja raznim vrstama aktivnosti u poduzeću.

Upotreba automatiziranog sustava upravljanja poduzećem namijenjena je optimizaciji i povećanju učinkovitosti upravljačkog osoblja u objektu. Osim toga, isto pravilo vrijedi i za rad nekih drugih kadrovskih službi koje djelujupoduzeće. Stručnjaci na ovom području slažu se da korištenje takvog skupa alata, koji pomaže u učinkovitijem upravljanju bilo kojim poduzećem, značajno povećava već postojeću konkurentnost, a također može, u načelu, dovesti objekt na prihvatljivu razinu kako bi mogao biti konkurentan. s drugim tvrtkama.

Automatizirani sustavi upravljanja poduzećima igraju vrlo važnu ulogu u učinkovitom radu menadžera. Ako je vjerovati statistici, tada se otprilike 60% radnog vremena voditelja troši samo na sastavljanje izvješća i dokumentacijskih zadataka za okolno osoblje. Prisutnost automatiziranog sustava omogućit će zaposleniku brz pristup informacijama koje su mu potrebne. Osim toga, automatizirani informacijski sustav upravljanja poduzećem također se može koristiti za brzo izračunavanje plaća za svakog zaposlenika, na temelju mnogih čimbenika.

Klasifikacija prema opremi

Postoji nekoliko grupa automatiziranih sustava koji se koriste za upravljanje poduzećem, ovisno o njihovoj funkcionalnoj opremi:

• Prvi su multifunkcionalni sustavi koji su dizajnirani za obavljanje cijelog niza zadataka potrebnih za potpuno i učinkovito upravljanje objektom.
• Postoje sustavi stručne analize. Ovaj kompleks je usmjeren na praćenje glavnih trendova i smjerova razvojatvrtke.
• Zasebno dodijeljeni sustavi koji će vam omogućiti da izračunate plaće osoblja.
• Posljednji u smislu funkcionalnosti su programi koji će vam omogućiti upravljanje osobljem. Osmišljeni su tako da učinkovito rješavaju sve probleme vezane uz zaposlenike. Mogu pohraniti sve kontakt podatke za svakog pojedinog zaposlenika, njihov raspored rada, datum zapošljavanja i otpuštanja, isplaćene plaće i mnoge druge važne informacije.

Zadaci sustava automatizacije

Ovdje se vrijedi detaljnije zadržati na glavnom zadatku stručnog programa. Njegov primarni cilj je tražiti i usporediti najrazličitije karakteristike kandidata za traženo radno mjesto. Korištenje ovog automatiziranog informacijskog sustava za upravljanje poduzećem omogućit će vam da lako pronađete najperspektivnije zaposlenike u pravom odjelu. Međutim, ovdje je vrijedno napomenuti da je korištenje ovakvih stručnih programa prilično skupo, te bi stoga bilo preporučljivo s ekonomskog stajališta primijeniti ih na već prilično velike objekte.

Još jedna vrlo važna činjenica. Automatizirane sustave najbolje je integrirati samo zajedno s ostalim programima koji će se koristiti za računovodstvene i druge aktivnosti ovih djelatnika, odnosno računovođa. Ova značajka je zbog činjenice da će vođa moći donositi objektivne odluke samo ako ima sveažurne informacije o stanju poduzeća i njegovih zaposlenika.

Kao što je već postalo jasno, automatizirani kontrolni sustav kao dio poslovnog sustava je kompleks mnogih programa. No, nisu svi isti i dijele se u još nekoliko skupina, ovisno o prirodi proizvodnje u kojoj se koriste. Mogu biti kontinuiranog tipa, diskretne, odnosno pojedinačne, male ili srednje proizvodnje, kao i kontinuirano-diskretnog tipa, odnosno velike ili in-line masovne proizvodnje.

Osnovni principi stvaranja

Automatski kontrolni sustav kao dio poslovnog sustava počeo se aktivno koristiti još 1970-ih. Istovremeno je potvrđena i njegova učinkovitost.

Postoji nekoliko osnovnih principa za stvaranje automatiziranog sustava upravljanja za različite klase:

• Postoji takozvani princip novih zadataka. Drugim riječima, ovo su optimalni zadaci koji se mogu riješiti korištenjem konvencionalne računalne tehnologije.
• Drugi princip se može nazvati složenim. U ovom slučaju, tijekom razvoja automatiziranog sustava upravljanja, potrebno je pristupiti rješavanju kompleksa takvih zadataka kao što su tehnički, ekonomski i organizacijski.
• Još jedan princip se može nazvati principom prvog vođe. U ovom slučaju to znači da se razvoj programa za automatizirani sustav upravljanja poduzećem treba provoditi uz sudjelovanje i pod kontrolom voditelja ovog objekta. To vrijedi za razvoj velikog automatiziranog upravljačkog sustava, kojiupravljat će cijelim poduzećem. Ako se razvija jedan od podsustava automatiziranog sustava upravljanja, tada je dopušteno sudjelovanje ne voditelja, već voditelja funkcionalne službe za koju se kompleks razvija.
• Još jedan princip se često naziva kontinuiranim razvojem sustava. U tom slučaju se pretpostavlja da će se broj zadataka koje treba riješiti stalno povećavati, što znači da će se sustav stalno razvijati. Osim toga, novi zadaci neće zamijeniti prethodno implementirane.
• Sljedeći princip je modularnost i tipkanje. Sastoji se od toga da će doći do odabira i razvoja zasebnih i neovisnih dijelova sustava koji će se koristiti u raznim vrstama podsustava.
• Posljednji princip je prilično jednostavan, a sastoji se od automatizacije cirkulacije dokumenata, kao i stvaranja jedinstvene informacijske baze u cijelom poduzeću.

Vrijedi napomenuti da se većina načela primjenjuje čak i na stvaranje automatiziranog sustava upravljanja hotelskim poduzećima. To se posebno odnosi na posljednju točku, gdje je zajednička baza podataka ključni element.

Glavni razvojni problem

Vrijedi razmotriti nekoliko glavnih problema, kao i načine za njihovo rješavanje, koji se mogu pojaviti tijekom formiranja automatiziranog sustava upravljanja, a vrijedi početi s glavnim.

Prvi uobičajeni problem je nedostatak specifičnog upravljačkog zadatka u poduzeću.

U literaturi o automatiziranom sustavu upravljanja poduzećima, ovaj problem je dat najznačajnijimjesto, jer ga je dosta teško riješiti. Osim toga, često se miješa s drugom stavkom, odnosno reorganizacijom strukture poduzeća. Međutim, ovaj problem je mnogo globalniji, jer uz metodologiju upravljanja uključuje i filozofske i psihološke aspekte. Detaljnije o problemu, on leži u činjenici da mnogi lideri upravljaju svojim poduzećima samo na temelju vlastitog iskustva, vizije i potreba. Istodobno, vrlo često koriste zapravo nestrukturirane ili loše strukturirane podatke o dinamici rasta i razvoja svog objekta.

Ako se obratite takvom direktoru i zamolite ga da opiše svoju strukturu aktivnosti bilo kojeg od njemu odgovornih odjela, onda će najvjerojatnije stvar stati. Upravo je iz tog razloga kompetentno postavljanje upravljačkih zadataka najvažniji čimbenik uspješnog razvoja i implementacije automatiziranih sustava upravljanja projektima u poduzeću.

Ovdje je važno napomenuti da će pravilno postavljeni zadaci pozitivno utjecati ne samo na razvoj objekta u cjelini, već i na razvoj samog procesa automatizacije zasebno. Što se tiče rješenja ovog problema, ovdje je iz nekog razloga sve prilično loše. Prvo, na teritoriju Ruske Federacije još nije u potpunosti razvijen poseban nacionalni pristup postavljanju zadataka upravljanja. Stoga se koristi iskustvo zapadnog menadžmenta, ali ono u mnogim slučajevima nije adekvatno u odnosu na situaciju u Rusiji. Drugo, iskustvo još uvijek vrijediRusko-sovjetsko vrijeme u formulaciji ovih zadataka. U ovom slučaju sve je nešto bolje, a mnoga načela su još uvijek u skladu sa životnom realnošću, ali su istovremeno sve manje u stanju izdržati opću tržišnu konkurenciju.

Na temelju prethodno navedenog možemo izvući sljedeći zaključak: prije nego što se krene u implementaciju automatiziranog sustava upravljanja resursima poduzeća, potrebno je što jasnije formalizirati sve one kontrolne petlje koje, općenito govoreći, trebaju biti automatiziran. Najčešće to zahtijeva uključivanje iskusnih konzultanata izvana, što će dovesti do nepotrebnih troškova. Međutim, bit će znatno manje od novca potrošenog na neuspjeli projekt automatizacije.

Drugi problemi

Drugi problem, koji je, kao što je ranije spomenuto, donekle sličan prvom, ali je manje globalan. To je potreba za djelomičnom reorganizacijom strukture, kao i aktivnosti poduzeća tijekom implementacije automatiziranog sustava upravljanja.

Još jedan čest problem je potreba za promjenom pristupa radu s dolaznim informacijama. Osim toga, bit će potrebno preispitati principe poslovanja u cjelini. Mnogi menadžeri nisu spremni za takav problem kao što je otpor zaposlenika na terenu uvođenju automatiziranog sustava upravljanja za industrijsko poduzeće. A to, zauzvrat, može postati prilično značajan problem. Druga poteškoća, koja se također odnosi na zaposlenike, je privremeno povećanje obima posla tijekom samog procesa implementacije.

Između ostalog, morat ćemo riješiti takav problem kao što je formiranje specijalizirane grupe koja će ne samo kompetentno integrirati sustav, već ga i pratiti. Osim toga, takvoj će skupini svakako trebati iskusan vođa.

Rješavanje problema sa zaposlenicima

Budući da su mnogi redatelji često nepripremljeni za ovaj problem, vrijedi ga detaljnije razmotriti.

Prvi je lokalni otpor. Vrijedi reći da se to mnogo češće susreće, a sam problem može ili značajno odgoditi proces implementacije, ili ga čak potpuno poremetiti, što je nedopustivo. Najčešće je to uzrokovano nekoliko čisto ljudskih čimbenika.

Prvo, mnogi se ljudi, začudo, boje inovacija i skloniji su konzervativizmu. Primjerice, nekome tko je dugi niz godina radio u skladištu na papiru bit će prilično bolno prijeći na kompjuterizirani sustav. Drugo, mnogi će se početi brinuti da bi mogli ostati bez posla, jer ih može zamijeniti stroj, iako su prije toga smatrani nezamjenjivim u ovom poduzeću. Osim toga, implementacija takvog sustava može povećati odgovornost za sve radnje koje zaposlenici poduzmu na terenu, što također može staviti veliki pritisak na njih.

Kako bi se minimizirala šteta od nastanka ovakvog problema, ili čak svela na ništa, voditelj treba što više doprinijeti grupi koja će se baviti razvojem automatiziranih sustava upravljanja. Osim toga, potrebno je provesti kvalitetan objašnjavajući rad s osobljem iriješite još nekoliko problema:

• Dajte svima u poduzeću razumijevanje da je integracija sustava neizbježna.
• Voditelj implementacijskog tima mora imati dovoljan autoritet, jer je moguć čak i podsvjesni otpor visokopozicioniranih zaposlenika (na primjer, top menadžera).

Rješavanje problema opterećenja

Dalje, vrijedi razumjeti da će integrirani automatizirani sustavi upravljanja poduzećima u fazi njihove instalacije značajno povećati teret zaposlenika. Naravno, to je zbog činjenice da uz obavljanje svakodnevnih obaveza zaposlenici moraju svladavati i novu opremu, baviti se samoobrazovanjem i sl. Osim toga, tijekom pilot implementacije, kao i određeno vrijeme nakon toga, zaposlenici će morati raditi po starom sustavu kao i po novom. Zbog toga se proces integracije može odgoditi, jer će zaposlenici reći da nemaju dovoljno vremena za učenje novih tehnologija, jer su uvijek zauzeti svojim izravnim dužnostima.

U takvim slučajevima, dobar vođa treba učiniti sljedeće:

• Prvo, vrijedi uvesti privremeni sustav nagrađivanja i zahvalnosti, koji će povećati motivaciju zaposlenika za ovladavanje novim tehnologijama.
• Drugo, potrebno je poduzeti određene organizacijske mjere koje će smanjiti vrijeme predviđeno za razvoj novog znanja.

MRP i ERP tehnologija

Kao što je ranije spomenuto, postoje dva smjeraAPCS, koji se trenutno koriste diljem svijeta. Međutim, ovi sustavi nisu bez nedostataka.

Ako govorimo o MRP-u, onda je glavni nedostatak sustava to što su pri izračunu potrebe za materijalima proizvodni kapacitet poduzeća, opterećenje ovih kapaciteta, trošak rada itd. nije uzeto u obzir. To je bio poticaj za razvoj MRP II, dizajniranog za planiranje proizvodnih resursa. S vremenom su mu dodani sustavi za obračun ostalih troškova poduzeća. Tako je u budućnosti formiran automatizirani sustav upravljanja poduzećem čija je funkcija uzimanje u obzir svih onih djelatnosti koje prvi MRP nije izračunao. Upravo je taj automatizirani kontrolni sustav kasnije postao poznat kao ERP sustav za automatizirano upravljanje poduzećem.

Da sumiramo sve gore navedeno, možemo s povjerenjem reći da su automatizirani sustavi prešli dug put i da su sada učinkovito sredstvo za upravljanje poduzećem, ali ih je u isto vrijeme potrebno vrlo kompetentno implementirati i uspio. Naravno, ima mjesta za poboljšanje u samim sustavima.