Glavna funkcija kontrole u upravljanju

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Svaki vođa obavlja osnovne funkcije upravljanja: planiranje, organizacija, motivacija, kontrola. Četiri elementa kontrolne funkcije: definiranje pokazatelja i metoda za mjerenje rezultata, mjerenje rezultata, utvrđivanje jesu li rezultati na pravom putu i korektivne radnje.

Sve funkcije upravljanja: planiranje, organizacija, motivacija, kontrola usko su povezane. Jednako su važni za učinkovito upravljanje. Ne mogu se podijeliti na glavne i male. Istovremeno, upravljačke funkcije: organizacija, motivacija i kontrola temelje se na promišljenom i učinkovitom planiranju.

• Planiranje je primarna, temeljna funkcija. Na temelju strateških ciljeva izrađuje se plan za njihovo postizanje, predviđajući raspodjelu određenih resursa i vremenski povezujući ovu raspodjelu. Planiranje dokumentira raspodjelu sredstava i objedinjuje napore pojedinih odjela i zaposlenika za postizanje zajedničkog cilja. Za to se provodirazlaganje zajedničkih ciljeva na osobne. Neophodno je osigurati planiranje i kontrolu organizacije. Upravljačke funkcije, osim postavljanja ciljeva, također predviđaju sastavljanje popisa poslova koji se moraju obaviti određenim redoslijedom da bi se cilj postigao. Istovremeno, svaki rad je vezan za vrijeme početka i završetka, resurse koji su mu dodijeljeni i naknadne (ili prethodne) radove u vremenu.
• Organizacija, kao funkcija menadžmenta, je stvaranje strukture koja omogućuje pojedinim elementima sustava da rade zajedno prema zadanim pravilima i racionalno troše dodijeljena sredstva za postizanje ciljeva. Organizacijska struktura opisana je brojnim formaliziranim pravilima - propisi, propisi, upute.
• Motivacija, kao funkcija menadžmenta, je poticanje zaposlenika na svim razinama da učinkovito rade zajedno kako bi postigli svoje ciljeve. Ovo je najhumanističkija i najmanje formalizirana funkcija upravljanja.
• Kontrola, kao funkcija, proces upravljanja sastoji se u kvantitativnom i kvalitativnom obračunu rezultata rada, to je proces koji osigurava da organizacija ostvaruje svoje ciljeve

Dodjela kontrole

Kontrola je glavna funkcija upravljanja. To je za:

• Smanjenje neizvjesnosti proizvodnog procesa i procesa upravljanja.
• Predviđanje i sprječavanje neuspjeha.
• Podržite uspješnu akciju.

Kontrola je nezamisliva bez mjerenja. Da razumijem štorad teče po planu, potrebno je usporediti kvantitativne pokazatelje postignute u trenutku kontrole s nekim od ranije poznatih planiranih.

Upravljanje procesom je sustav koji vam omogućuje planiranje, mjerenje, identificiranje odstupanja i ispravljanje bilo koje poslovne aktivnosti, kao što su proizvodnja, pakiranje, isporuka potrošaču i još mnogo toga.

Kontrolna funkcija u upravljanju bitan je dio procesa upravljanja.

U nedostatku kontrolne funkcije, svaka kontrola gubi svoje značenje. Nećete znati da li je učinjeno što je planirano, i općenito, radi li se što.

Bez kontrolne funkcije, također je nemoguće upravljati osobljem.

Proces upravljanja je funkcionalni proces za organizacijsku kontrolu, trebao bi proizaći iz ciljeva i strateških planova organizacije

Četiri elementa kontrolne funkcije

Postoje četiri glavna koraka u funkciji kontrole upravljanja:

1. Definirajte pokazatelje i kako mjeriti rezultate.
2. Mjerite rezultate.
3. Odredite jesu li rezultati prema planu.
4. Primijenite korektivne radnje.

"Kontrola" znači popis koji se čuva u duplikatu (francuski contrôle, od contrerôle -, od latinskog contra - protiv i rotulus - pomicanje).

Postavljanje ciljeva i metoda za mjerenje rezultata

Neophodno je formirati skup indikatora koji su važni za kontrolirani proces i odrediti planirane vrijednosti za svaki u datim vremenskim trenucima. Kada je u ovom trenutku stvarnaKao rezultat toga, menadžeri primaju signale o tome kako stvari idu i stoga ne moraju provjeravati svaki korak provedbe planova.

Indikatori trebaju biti jasno artikulirani, mjerljivi i materijalni za praćenje. U proizvodnom pogonu mjerni podaci mogu uključivati prodaju i proizvodnju, učinkovitost rada, sigurnosne performanse i još mnogo toga.

U pružanju usluga, s druge strane, metrika bi trebala uključivati, na primjer, broj klijenata koji moraju čekati u redu u banci ili broj novih klijenata dovedenih kao rezultat ažurirane reklamne kampanje.

Mjerne točke na vremenskoj traci također ne bi trebale biti odabrane nasumično, već bi trebale biti povezane s kritično važnim, sa stajališta kontroliranog procesa, vremenskim razdobljima ili početkom/krajem važnih faza procesa. Moglo bi biti

• Početak ili kraj razdoblja planiranja - smjena, dan, tjedan ili mjesec.
• Početak ili kraj važne faze: završetak predproizvodnje, početak završne montaže proizvoda, isporuka proizvoda kupcu.
• Izdanje novog proizvoda ili postizanje planiranih količina usluga.

Funkcije planiranja i kontrole u upravljanju vrlo su usko povezane i nemaju smisla jedna bez druge. Nitko kontrolirani plan ne pretvara se u prazan komad papira. Upravljačke funkcije motivacije i kontrole također su povezane.

Rezultati mjerenja

Mjerenje rezultata na kontrolnim točkama i uspoređivanje s planiranimpokazatelje treba provoditi na proaktivan način kako bi se odstupanja mogla otkriti što je prije moguće ili čak predvidjeti prije nego što se pojave, čime se izbjegavaju ili minimiziraju korektivne radnje.

Ako su kontrolne točke pravilno planirane i dostupni su alati za određivanje točno onoga što podređeni rade, procjena trenutne i očekivane izvedbe bit će točna i jednostavna.

Međutim, postoje mnoge aktivnosti u kojima je teško odrediti točne kontrolne točke, postoje i mnoge aktivnosti koje je teško izmjeriti.

Prilično je jednostavno, na primjer, uspostaviti standardno vrijeme za proizvodnju masovnih proizvoda i jednako je lako izmjeriti stvarne vrijednosti za ove pokazatelje

Situacija je složenija s poslovima daleko od tehnologije. Na primjer, nije lako pratiti rad menadžera za industrijske odnose jer nije lako razviti jasnu tablicu rezultata.

Šef ove vrste menadžera često se oslanja na nejasne pokazatelje kao što su sindikalni odnosi, entuzijazam i lojalnost podređenih, fluktuacija zaposlenika i/ili radni sporovi. U takvim slučajevima, rezultati mjerenja podređenog od strane menadžera također su nejasni.

Skladnost rezultata s planom

Ovo je jednostavan, ali vrlo važan korak u procesu kontrole. Uključuje usporedbu izmjerenih rezultata s unaprijed određenim ciljevima. U ovoj fazi iznimno je važna unaprijed razvijena tehnika usporedbe. U tomeDokument treba jasno definirati što se konkretno mjeri, u kojem trenutku i pod kojim uvjetima. Striktno slijedite ovu tehniku, inače će rezultati mjerenja i usporedbe s planom biti nepouzdani.

Ako je učinak prema planu, uprava može vjerovati da je sve pod kontrolom. U ovom slučaju, nema potrebe da se miješate u svakodnevno vođenje organizacije.

Korektivna radnja

Ova faza postaje najvažnija u slučaju da pokazatelji ne dosegnu planirane, a analiza pokaže potrebu za korektivnim radnjama. Takve korektivne radnje mogu uključivati promjene jednog ili više aspekata svakodnevnog rada organizacije.

Na primjer, upravitelj poslovnice banke mora odlučiti da više blagajnika u dvorani mora biti zauzeto kako bi se ispunilo prethodno postavljeno maksimalno čekanje od pet minuta.

Ili voditelj trgovine odluči poslati operatere strojeva prekovremeno kako bi ispoštovali rokove za isporuku proizvoda.

Monitoring također pomaže da se identificiraju pogrešno postavljeni ciljevi, u kojem slučaju će korektivna radnja biti ispravljanje ciljeva, a ne borba za promjenu trenutnih izmjerenih vrijednosti.

Pravovremenost korektivnih radnji

Uvijek morate razviti konstruktivan način da indikatore dovedete do planiranih vrijednosti, inače ćete morati kasno shvatiti da se kvar već dogodio. Što se prije identificira greška ili kvar, veća je vjerojatnost da će se popraviti ili nadoknaditi. I što će se manje vremena, materijalnih i radnih sredstava potrošiti na njegovu korekciju.

Odstupanja otkrivena kasnije može biti potpuno nemoguće ispraviti. U tom slučaju, organizacija trpi značajne financijske i reputacijske gubitke, sve do prestanka rada.

Loše vijesti danas su bolje nego iste vijesti sutra.

D. S. Chadwick

Odnos kontrolnih funkcija

Upravljačke funkcije: motivacija i kontrola usko su povezane jedna s drugom. Kako bi izgradio učinkovit sustav motivacije za podređenog, menadžer treba pristup točnim i pravovremenim rezultatima kontrole.

Može se izvršiti kontrola usklađenosti:

• planirani pokazatelji;
• standardi kvalitete;
• korporativne politike;
• zahtjevi za sigurnost i zaštitu rada;
• zahtjevi kontrole državnih ili javnih organizacija.

Kontrola također može biti periodična i jednokratna, zakazana i hitna, privatna i kao dio opće revizije organizacije.

Zaključak

Glavna funkcija kontrole u menadžmentu je osigurati provedbu plana i time postići ciljeve organizacije. Dodatne značajke - podrška organizaciji i motivaciji i interakciji s njima. Kontrolna funkcija u menadžmentu je najvažnija. Točka kontrole nijekako bi se postrojba ili zaposlenici uhvatili u neostvarenju plana i kaznili ih. Poanta je pravodobno otkriti odstupanja od plana. Tada postoji šansa da imate vremena za poduzimanje korektivnih radnji. Promišljena organizacija kontrolnih procesa ključ je za točno i pravovremeno izvršenje planova i postizanje ciljeva.