Vrste i funkcije upravljačke kontrole

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Proces upravljanja sastoji se od pet funkcija: planiranja, organiziranja, osoblja, usmjeravanja i kontrole. Dakle, kontrola je dio kontrolnog procesa.

Kontrola je glavna ciljna funkcija menadžmenta u organizaciji: proces uspoređivanja stvarnog učinka s utvrđenim standardima tvrtke. Svaki menadžer mora pratiti i ocjenjivati aktivnosti svojih podređenih. Kontrola upravljanja pomaže u poduzimanju korektivnih radnji od strane menadžera na vrijeme kako bi se izbjegle nepredviđene okolnosti ili financijski gubici za tvrtku.

Osnovni kontrolni proces uključuje tri koraka:

• Postavljanje standarda.
• Mjerenje izvedbe prema ovim standardima.
• Ispravak odstupanja od standarda i planova.

Kao dio cjelokupnog strateškog plana organizacije, čelnici postavljaju ciljeve zajedinice u određenim, preciznim, operativnim terminima koji uključuju planiranje izvedbe u odnosu na stvarne rezultate.

Standardi s kojima će se uspoređivati stvarna izvedba mogu se izvesti iz prošlog iskustva, statistike i usporedbe (temelji se na najboljim praksama u industriji). U mjeri u kojoj je to moguće, standardi se razvijaju na bilateralnoj osnovi umjesto da najviši menadžment donosi odluke jednostrano na temelju ciljeva organizacije.

Zašto je potrebna upravljačka kontrola?

Kada bi osoblje uvijek činilo ono što je najbolje za organizaciju, ne bi bilo potrebe za kontrolom i upravljanjem. Ali jasno je da ljudi ponekad nisu u stanju ili ne žele djelovati u najboljem interesu organizacije i mora se uspostaviti skup kontrola kako bi se spriječilo neželjeno ponašanje i potaknulo željeno djelovanje.

Čak i ako su zaposlenici pravilno opremljeni da dobro obavljaju svoj posao, neki se odlučuju ne učiniti jer individualni i organizacijski ciljevi možda nisu potpuno isti. Drugim riječima, nema usklađivanja ciljeva. U takvim slučajevima potrebno je poduzeti korake za povećanje motivacije i produktivnosti zaposlenika.

Učinkovita organizacija je ona u kojoj menadžeri razumiju kako upravljati i kontrolirati. Svrha kontrole kao koncepta i procesa je pomoći motivirati i usmjeriti zaposlenike u njihovim dodijeljenim ulogama. RazumijevanjeSustavi kontrole procesa i upravljanja ključni su za dugoročnu učinkovitost organizacije.

Bez dovoljno sustava kontrole, zbrka i kaos mogu preplaviti organizaciju. Međutim, ako kontrolni sustavi guše organizaciju, ona može patiti od nedostatka poduzetničke inovacije.

Neadekvatna kontrola provedbe upravljačkih odluka može dovesti do smanjenja produktivnosti ili barem povećanja rizika od loših financijskih rezultata. U ekstremnom slučaju, ako se izvedba ne prati, može rezultirati organizacijski neuspjeh.

Značajke učinkovitog sustava upravljanja

Učinkovit sustav upravljanja poslovanjem integriran je skup procesa i alata za upravljanje koji pomažu u usklađivanju strategije tvrtke i godišnjih ciljeva s dnevnim aktivnostima, praćenju uspješnosti i pokretanju korektivnih radnji.

Sustav kontrole upravljanja je kontinuirani proces poboljšanja učinka postavljanjem pojedinačnih i kolektivnih ciljeva koji su u skladu sa strateškim ciljevima organizacije, planiranjem izvedbe za postizanje tih ciljeva, pregledom i evaluacijom napretka te razvojem znanja, vještina i sposobnosti ljudi. Kontrolni sustav trebao bi se fokusirati na rezultate.

Učinkovit sustav upravljanja ima sljedeće značajke:

1. Pomaže u postizanju organizacijskih ciljeva.
2. Olakšava optimalno korištenje resursa.
3. Ukupno poboljšavaizvedba organizacije.
4. Motivira i podiže moral zaposlenika.
5. Kontrola također uspostavlja disciplinu i red.
6. Jasno definirana i razumljiva metrika izvedbe.
7. Osigurava buduće planiranje revidiranjem standarda.
8. Strateški ciljevi primjenjuju se na sve razine organizacije.
9. Učinkovito upravljanje minimizira pogreške.
10. Jačanje upravljanja i angažmana zaposlenika.
11. Ostvarite prioritetne ciljeve brže.

Proces upravljanja upravljanjem regulira aktivnosti poduzeća na način da stvarni učinak odgovara unaprijed utvrđenom planu. Učinkovit sustav kontrole omogućuje menadžerima da izbjegnu okolnosti koje donose gubitke tvrtki.

18 upravljačkih kontrolnih funkcija

Upravljačka kontrola je svaki proces, alat ili sustav koji je postavljen da omogući menadžmentu da regulira aktivnosti poduzeća u skladu s njegovim ciljevima.

Kontrola se provodi na nižoj, srednjoj i višoj razini upravljanja. Na svakoj će razini kontrola biti različita: najviše rukovodstvo bit će uključeno u stratešku kontrolu, srednje rukovodstvo u taktičku kontrolu, a niža razina u operativnu kontrolu.

Sljedeće su funkcije kontrole upravljačkih odluka:

1. Strategija planiranja. Proces uspostavljanja akcijskog plana za postizanje ciljeva.
2. Kontrolazahtjevima. Formalna dokumentacija planova kao zahtjeva i upravljanje promjenama tih planova prema potrebi.
3. Financijska kontrola. Praćenje i računovodstvo proračuna tvrtke.
4. Upravljanje učinkom. Proces dogovaranja skupa ciljeva sa zaposlenicima i ocjenjivanja njihove izvedbe u odnosu na te ciljeve.
5. Kontrola rada. Pratite zaposlenike kako biste poboljšali produktivnost, učinkovitost i kvalitetu rada.
6. Upravljanje programom i projektima. Provođenje promjene.
7. Kontrola rizika. Ponovljeni proces identificiranja, analize i eliminacije rizika.
8. Sigurnosna kontrola. Identifikacija i otklanjanje sigurnosnih prijetnji, te implementacija načina za smanjenje različitih rizika.
9. Kontrola usklađenosti. Implementacija procesa, procedura, sustava, revizija, mjerenja i izvješća u skladu sa zakonima, propisima, standardima i internim politikama organizacije.
10. Mjerni podaci i izvješćivanje. Izračun i komunikacija značajnih mjerenja organizacijske izvedbe.
11. Benchmarking. Iterativni proces usporedbe rezultata u odnosu na industriju tvrtke, konkurente ili trenutne najbolje prakse.
12. Kontinuirano poboljšanje. Proces mjerenja performansi, njegovog poboljšanja i ponovnog mjerenja.
13. Kontrola kvalitete. Osiguravanje da izlazni proizvodi zadovoljavaju specifikacije. Na primjer, implementacija procesa testiranja proizvoda na proizvodnoj liniji.
14. Osiguranje kvalitete. Osiguranje kvalitete je proces sprječavanja budućih kvarova u kvaliteti. Na primjer, praksa istraživanja temeljnih uzroka svih kvarovaza traženje poboljšanja proizvodnje.
15. Automatizacija. Povećajte produktivnost, učinkovitost i kvalitetu kroz automatizaciju.
16. Upravljanje podacima. Praksa prikupljanja informacija koje bi mogle biti korisne u budućnosti, kao i analiza podataka.
17. Upravljanje zalihama. Upravljanje zalihama i računovodstvo kako bi se izbjegle nestašice ili viškovi.
18. Upravljanje imovinom. Kontrola imovine kao što su proizvodni pogoni, infrastruktura, strojevi, softver i intelektualno vlasništvo.

Vrste upravljanja i njihove karakteristike

Organizacije trebaju kontrole kako bi utvrdile jesu li njihovi planovi ostvareni i poduzele korektivne mjere ako je potrebno. Glavni ciljevi kontrole upravljačkih odluka:

1. Prilagođavanje promjenama. Upravljački sustav može predvidjeti, pratiti i reagirati na promjenjive uvjete okoline.
2. Minimiziranje pogrešaka. Kontrola produktivnog upravljanja i računovodstvo ograničit će broj pogrešaka koje se javljaju u aktivnostima tvrtke.
3. Minimiziranje troškova i maksimiziranje dobiti. Ako je organizacija upravljačke kontrole učinkovito implementirana, može smanjiti troškove i povećati produktivnost.

Poduzeća instaliraju kontrolne sustave u brojna različita područja i na različitim razinama upravljanja. Odgovornost za kontrolu upravljačkih odluka je opsežna. Postoje različite klasifikacije i karakteristike ove kontrolne funkcije. Jedan od najčešćih izgleda ovako:

1. Upravljanje unaprijed, također poznato kao kontrola naprijed, fokusira se na resurse koje organizacija izvlači iz svog okruženja. On kontrolira kvalitetu i količinu tih resursa prije nego što stignu u organizaciju.
2. Praćenje se usredotočuje na održavanje standarda kvalitete i količine proizvoda ili usluge u procesu transformacije.
3. Završna kontrola, također poznata kao povratna kontrola, fokusira se na rezultate organizacije nakon što je proces transformacije završen. Iako konačna kontrola možda neće biti tako učinkovita kao preliminarna ili trenutna, ona može pružiti menadžmentu informacije za buduće planiranje.

Prema drugoj klasifikaciji, kontrola je podijeljena u dvije široke kategorije - regulatornu i normativnu kontrolu, a unutar ovih kategorija postoji nekoliko vrsta. Vrste upravljačke kontrole prikazane su u sljedećoj tablici.

Regulativna kontrola	Regulativna kontrola
birokratski Financijske Kvaliteta	Naredba Organizacijski

Sljedeći odjeljci opisuju svaku vrstu i podvrstu kontrole u aktivnostima upravljanja.

Regulativna kontrola

Regulatorna kontrola proizlazi iz standardnih operativnih procedura, što je dovelo do kritike ove vrste implementacije kontrole upravljanja kao zastarjele i kontraproduktivne. To podrazumijeva potpunu i potpunu kontrolu nadsva područja organizacije.

Budući da su tvrtke posljednjih godina postale agilnije, zahvaljujući izravnavanju organizacijskih hijerarhija i širenju granica, kritičari ističu da regulatorni nadzor može prije ometati postizanje cilja. Ključno sa stajališta kontrole organizacije upravljačkih odluka je usklađenost kontrole s organizacijskim ciljevima.

Birokratska kontrola

Birokratska kontrola proizlazi iz linija ovlasti koje ovise o položaju u organizacijskoj hijerarhiji. Što je viši stupanj podređenosti, to će osoba imati više prava diktirati svoju politiku. Birokratske kontrole su loše ocijenjene, i to s pravom. Organizacije koje se previše oslanjaju na lanac zapovjednih odnosa ometaju fleksibilnost u slučaju nepredviđenih situacija. Međutim, postoje načini na koje menadžeri mogu učiniti tvrtku jednako fleksibilnom i odgovornom na brige kupaca kao i bilo koji drugi oblik organizacije kontrole upravljanja.

Kako održati lanac zapovijedanja uz održavanje fleksibilnosti i odziva u sustavu? Upravo to pitanje mora riješiti birokratska kontrola. Jedno rješenje su standardni operativni postupci koji delegiraju odgovornost niz hijerarhiju u tvrtki.

Financijska kontrola

Financijske kontrole upravljaju ključnim financijskim ciljevima za koje su menadžeri odgovorni. Takvi sustavi kontrole upravljanja uobičajeni su među tvrtkama organiziranim kao više strateških poslovnih jedinica (SBU). SBUje proizvod, usluga ili geografska linija koja ima menadžere koji su isključivo odgovorni za dobit i gubitke. Oni su odgovorni višem rukovodstvu za postizanje financijskih ciljeva koji doprinose ukupnoj profitabilnosti korporacije.

Ova kategorija kontrole upravljanja odlukama nameće ograničenja na potrošnju. Za menadžere povećanje troškova mora biti opravdano povećanjem prihoda. Za voditelje odjela, održavanje proračuna obično je jedan od ključnih pokazatelja uspješnosti.

Dakle, uloga financijske kontrole je poboljšati ukupnu profitabilnost, kao i održati razumne troškove. Kako bi utvrdili koji su troškovi potrebni, neke tvrtke će usporediti rezultate drugih tvrtki u istoj industriji, a zatim izvršiti analizu kontrole upravljanja. Ova usporedna analiza pruža podatke za određivanje jesu li troškovi u skladu s industrijskim prosjekima.

Kontrola kvalitete

Kontrola kvalitete opisuje stupanj varijacije u procesima ili proizvodima koji se smatra prihvatljivim. Za neke tvrtke standard je odsutnost nedostataka, odnosno odsutnost bilo kakvih promjena. U drugim slučajevima, statistički beznačajno odstupanje je prihvatljivo.

Kontrola kvalitete utječe na krajnji rezultat proizvoda ili usluge ponuđene kupcima. Kada tvrtka dosljedno održava izvrsnu kvalitetu, kupci se mogu osloniti na atribute proizvoda ili usluge tvrtke, ali je takođerstvara zanimljivu dilemu. Pretjerana kontrola kvalitete postojećih proizvoda može smanjiti odgovor na jedinstvene potrebe kupaca.

Regulativna kontrola

Umjesto oslanjanja na standardne politike i procedure organizacije, kao u prethodnim vrstama kontrolinga, regulatorna kontrola upravlja ponašanjem zaposlenika i menadžera putem općeprihvaćenih obrazaca ponašanja.

Normativna kontrola odlučuje koliko je određena vrsta ponašanja ispravna, a druga manje. Na primjer, smoking može biti prihvatljiva odjeća za ceremoniju dodjele nagrada za američke poslovne ljude, ali potpuno neprikladan na ceremoniji dodjele nagrada za Škote, gdje je svečani kilt više u skladu s lokalnim običajima. Međutim, nije usvojen pisani kodeks odijevanja.

Dakle, razlika između regulatornog i normativnog sustava kontrole upravljačkih odluka je formalnost. Regulatorna kontrola je neformalni sustav upravljanja, za razliku od regulatorne kontrole.

Komandna kontrola

Ova organizacija kontrole nad odlukama menadžmenta postala je uobičajena u mnogim tvrtkama. Timske norme su neformalna pravila koja čine članove tima svjesnima svoje odgovornosti prema svojim kolegama.

Dok je zadatak tima obično formalno dokumentiran, načini na koje sudionici u procesu interakciju obično se razvijaju tijekom vremena kako tim prolazi kroz faze rasta. Čak je i vodstvo neformalno dogovoreno: ponekadimenovani vođa može imati manji utjecaj od neformalnog vođe. Ako, na primjer, voditelj mišljenja ima više iskustva od formalnog vođe tima, članovi tima će se vjerojatno obratiti voditelju mišljenja za smjernice koje zahtijevaju posebne vještine ili znanje.

Timske norme obično se razvijaju postupno, ali nakon formiranja mogu imati snažan utjecaj na ponašanje tvrtke.

Organizaciona kontrola

Norme temeljene na organizacijskoj kulturi također su vrsta normativne kontrole. Organizacijska kultura uključuje zajedničke vrijednosti, uvjerenja i rituale određene organizacije. Dakle, ova vrsta kontrole leži u ispravnom usklađivanju normi i ciljeva.

Formalni i neformalni sustavi upravljanja

Ranije je spomenuto da regulatorna kontrola i sve njezine podvrste pripadaju formalnom sustavu kontrole, dok normativna kontrola pripada neformalnom. Tablica u nastavku opisuje razlike između dva upravljačka sustava.

Formalni sustav upravljanja	Neformalni sustav upravljanja
Organizacija ima jasne procedure, pravila i smjernice za objašnjenje različitih zahtjeva upravljanja Motiviraju rukovodstvo, kao i podređene, da izvršavaju dodijeljene zadatke na način da se postignu operativni ciljevi u optimalnom vremenskom okviru Koristi se za koordinaciju ponašanja nadređenih i podređenih	Organizaciju karakteriziraneformalni i nepisani procesi za nadzor upravljanja Cilj im je pružiti veću motivaciju među zaposlenicima i osigurati pravilnu provedbu ciljeva i strategija organizacije Neformalni sustavi upravljanja također povećavaju usklađenost ciljeva
Primjer formalnog sustava bila bi pravila i smjernice koje koriste ljudski resursi za funkcije kao što su zapošljavanje i razvoj osoblja.	Primjer neformalnog sustava kontrole je lojalnost organizaciji i poštivanje organizacijske kulture kao stil ponašanja zaposlenika.

Široke kategorije regulatornog i regulatornog nadzora prisutne su u gotovo svim organizacijama, ali relativni naglasak svake vrste varira. Unutar regulatorne kategorije su birokratske, financijske i kontrole kvalitete. Normativna kategorija uključuje zapovjedne i organizacijske norme. Obje kategorije normi mogu biti učinkovite. Zadatak menadžmenta je uskladiti ponašanje zaposlenika s ciljevima organizacije.

Stoga, učinkovita upravljačka kontrola može se postići na nekoliko različitih načina. Kontrolni sustavi dizajnirani su za prikupljanje podataka i korištenje tih informacija kako bi pomogli organizaciji da postigne svoje ciljeve. Sustav se fokusira na učinkovitost različitih organizacijskih elemenata, odljudske aktivnosti do financijskih rezultata.

Uspostavljeni sustav nadzora može donijeti stvarne koristi tvrtki - ukazati na probleme, planirati nove strategije i osigurati bolju koordinaciju između različitih odjela i odjela.