Izrada priručnika o kvaliteti: postupak razvoja, značajke, uvjeti i zahtjevi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Upravljanje kvalitetom, izrada priručnika o kvaliteti - danas su to najvažniji zadaci u sustavu upravljanja kvalitetom proizvoda ili usluga koje se pružaju. Preporučljivo je detaljnije analizirati ovo pitanje, razmotriti sve njegove aspekte zasebno.

Odabir pristupa razvoju dokumenata

Na ovaj ili onaj način, razvoju priručnika o kvaliteti organizacije prethodi izbor specifičnog pristupa. Drugim riječima, morate shvatiti koje točke vrijedi opisati u dokumentu, a koje nisu. Zaposlenici bilo koje tvrtke trebali bi koristiti ovu "uputnicu" u svojim profesionalnim aktivnostima, pa se ovaj čimbenik mora uzeti u obzir pri izradi iste. Kako organizirati razvoj priručnika za upravljanje kvalitetom tako da bude učinkovit i učinkovit?

Da bi bilo koji dokument bio učinkovit, mora se razumjeti da mora biti i razumljiv i sveobuhvatan. On morabiti prikladan za korištenje. Zato je u procesu izrade priručnika o kvaliteti važno voditi računa da on u pravilu sadrži sve osnovne podatke o sustavu upravljanja kvalitetom strukture. Ako je potrebno, poveznice na dodatnu dokumentaciju postaju relevantne. Jednostavnost prezentacije i jasnoća omogućuju korištenje priručnika kako stručnjacima koji rade na području kvalitete tako i ostalim zaposlenicima tvrtke. Jednostavnost korištenja, koju je toliko važno uzeti u obzir pri izradi priručnika o kvaliteti, osigurava da će se zaposlenici češće pozivati na ovaj dokument, a ne tražiti rješenja preko kolega ili sami.

Potpunost kao osnovni uvjet za razvoj smjernica

Preporuke za izradu priručnika o kvaliteti za laboratorij, proizvodni pogon ili drugu tvrtku uključuju cjelovitost prezentiranog materijala. Čini se da je ovaj zahtjev jedan od najtežih. Ali ne treba se bojati. Na sreću, u našem slučaju trnovit je put već prijeđen, jer trenutno postoje ISO standardi upravljanja kvalitetom. Oni su jasan propis o tome od kojih elemenata bi se trebao sastojati sustav upravljanja kvalitetom poduzeća. Osim toga, standardi vam omogućuju da se ne pitate kako je ovaj sustav stvoren i kako bi trebao funkcionirati.

Kada razvijate priručnik za upravljanje kvalitetom, morate znati da je ključni dio dokumenta opis ciljeva strukture upodručju kvalitete. Drugim riječima, riječ je o idejama koje tvrtka planira realizirati u određenom vremenskom razdoblju. Postizanje ciljeva koje je odredio programer je rezultat kompetentnog ispunjavanja zahtjeva u području kvalitete. Dakle, prilikom izrade priručnika o kvaliteti za poduzeće, vrijedno je istaknuti kako se svaki od ovih zahtjeva zasebno implementira u ovoj strukturi. Tipično, naslovi zahtjeva su naslovi odjeljaka dotičnog dokumenta. Pritom treba dodati da se u procesu izrade priručnika ne smije dati na volju vlastitoj mašti glede numeriranja odjeljaka. Prilikom izrade priručnika o kvaliteti, nema smisla odstupiti od numeracije koja je odobrena u standardu. Tek tada će konačni dokument biti razumljiv i prepoznatljiv i među zaposlenicima tvrtke i vanjskim revizorima.

Važno je imati na umu da su određeni ljudi obično odgovorni za ispunjavanje zahtjeva standarda u poduzeću. Sukladno tome, ti službenici moraju biti naznačeni prilikom izrade priručnika o kvaliteti, odnosno nakon opisa pojedinačnih zahtjeva. Odgovorni mogu biti i vlasnici procesa i određeni službenici koji upravljaju aktivnostima opisanim u dokumentaciji.

Jasnoća kao uvjet za izradu smjernica

Prilikom izrade priručnika o kvaliteti za laboratorij, proizvodni pogon ili drugu strukturu, važno je uzeti u obzir niz zahtjeva. Osim cjelovitosti izlaganja, značajnu ulogu imarazumijevanje gradiva. Na ovaj ili onaj način, menadžment bi trebao stvoriti ideju o procesima koji se odvijaju u tvrtki i njihovoj interakciji. To je učinjeno radi ispunjavanja zahtjeva standarda.

Dakle, ako postoji određeni proces čija implementacija ispunjava određeni zahtjev standarda, potrebno je u dokumentu navesti ne samo sam proces, već i njegovog vlasnika. Ako je zahtjev ispunjen za aktivnost koja nije okarakterizirana kao proces, potrebno je navesti dokumentiranu proceduru s uputama za provedbu ove aktivnosti s odgovarajućim komentarima koji su uzročno posljedični.

Pri izradi priručnika kvalitete za nove zahtjeve treba voditi računa da je za ispunjavanje ovih zahtjeva u pravilu potrebna dodatna dokumentacija. To su, primjerice, procesni propisi koji određuju sastav odgovornih i faze samih procesa. Važno je znati da su reference na te dokumente nužno fiksirane u priručniku. Kao rezultat provedbe ovih operacija, svaki zaposlenik bi iz prvog čitanja trebao shvatiti što se od njega očekuje u smislu provođenja zahtjeva standarda kvalitete i odgovarajućih ciljeva u ovom području. Zaposlenik mora imati na umu koji su načini za postizanje tih ciljeva, barem na svom radnom mjestu. Provedba ovih preporuka o izradi priručnika o kvaliteti omogućit će uključivanje svih zaposlenika organizacije u proces upravljanja parametrima kvalitete proizvoda ili usluga koje se pružaju.

Jednostavnost upotrebepriručnici

Još jedan važan zahtjev za razvoj priručnika o kvaliteti za laboratorij, proizvodno poduzeće ili drugu strukturu je njegova jednostavnost korištenja. Nemoguće je raspravljati s činjenicom da čak ni na najsnažnijem automobilu ne možete otići daleko, a zapravo ne možete uopće otići ako je njegov upravljač ugrađen u prtljažnik. A preopterećenje ploče s instrumentima svim vrstama sekundarnih senzora na neki će način dovesti do činjenice da će vozač početi odvraćati pozornost od glavnog procesa u svom slučaju kako bi pročitao zanimljive pokazatelje.

Primjer ISO priručnika o kvaliteti

Bilo bi korisno pregledati priručnik i njegove standardne odjeljke s konkretnim primjerom. Za to ćemo uzeti laboratorij za ispitivanje. Prvi dio dokumenta je uvod. Piše:

• naziv strukture u punom i skraćenom obliku;
• propis rada laboratorija, gdje je potrebno navesti nazive radova i njihove matične brojeve;
• lokacija pravne osobe, gdje trebate navesti i poštansku i pravnu adresu;
• podaci za kontakt (e-pošta, telefonski broj);
• organizacijska struktura poduzeća, koja se u pravilu nalazi u prilozima glavnog dokumenta.

Usput, najbolje je shematski prikazati organizacijsku strukturu.

Opseg primjene

Nakon uvođenja u proces izrade priručnika o kvalitetivažno je da ispitni laboratorij naznači opseg. Ova tema je izdvojena u poseban odjeljak, obično prvi u nizu. Na primjer:

1. Ovaj dokument predstavlja politiku upravljanja kvalitetom i ključne principe i prakse koje osiguravaju funkcioniranje sustava kvalitete u istraživačkom laboratoriju.
2. Priručnik izrađuje jedan ili drugi zaposlenik, potpisuje ga direktor istraživačkog centra, a također ga odobrava uprava organizacije i osigurava pečatom pravne osobe.
3. Kako bi se osiguralo održavanje sustava kvalitete na visokoj razini i učinkovito, te pravodobno poduzimanje korektivnih radnji, priručnik se revidira i dopunjava u slučaju promjene ili reorganizacije pravne osobe, kao i u slučaju promjene opsega akreditacije strukture ili poboljšanja sustava kvalitete.
4. Ovaj dokument je sastavljen u skladu sa zahtjevima zakona i propisa određene zemlje.
5. Opseg sustava upravljanja kvalitetom proteže se na sve točke provedbe laboratorijskih aktivnosti.

Normativne reference

Drugi dio dotičnog dokumenta obično sadrži normativne reference. Važno je napomenuti da svi zakoni, propisi, priručnici i drugi izvori koji se koriste u izradi priručnika o kvaliteti moraju biti jasno i detaljno opisani i označeni. Nadalje, preporučljivo je prijeći na upoznavanje s trećim dijelom priručnika, koji opisuje sve pojmove i definicije,korišten u radu.

Uvjeti i definicije

Ovaj odjeljak je prilično velik, pa ga razmotrimo na konkretnom primjeru našeg laboratorija. U ovom dokumentu primjenjuju se sljedeći pojmovi i definicije:

• Akreditacija je potvrda usklađenosti pravne osobe ili individualnog poduzetnika s određenim kriterijima.
• Izvadak iz registra (drugim riječima, potvrda o akreditaciji) je dokument koji se automatski generira sredstvima državnog informacijskog sustava u području akreditacije. To je certifikat, potvrda činjenice o akreditaciji u određenom području djelatnosti.
• Kvaliteta je skup svojstava svojstvenih objektu. Obično se ove karakteristike odnose na sposobnost ustanove da zadovolji potrebe koje su izvorno utvrđene.
• QCA, ili kvantitativna kemijska analiza, kvantitativno je određivanje formirano eksperimentalno i odnosi se na sadržaj jednog ili više sastojaka uzorka fizičkim ili kemijskim putem.
• Tehnika analize je kompleks specifično okarakteriziranih operacija, čija provedba dovodi do dobivanja CCI rezultata s utvrđenim pokazateljima točnosti.
• Revizija ili interna revizija je dokumentiran, neovisan, sustavan proces dobivanja rezultata revizije i objektivnog vrednovanja tih ishoda kako bi se utvrdilo u kojoj su mjeri ispunjeni prethodno dogovoreni kriteriji revizije..
• Program revizije jeskup utvrđenih kriterija za reviziju jedne ili niza revizija koje su planirane za određeno vremensko razdoblje i usmjerene su uglavnom na postizanje postavljenih ciljeva.
• Kriteriji revizije je skup zahtjeva, postupaka i politika koji se koriste kao reference. Važno je napomenuti da se revizijski kriteriji koriste za uparivanje revizijskih dokaza s njima.
• Revizor je osoba koja pokazuje svoje osobne karakteristike i kompetenciju za provođenje revizije.
• Revizijski tim – jedan ili više revizora koji su uključeni u reviziju.

Popis pojmova i definicija može se nastaviti, ali glavna svrha ovog članka je razjasniti značenje i prirodu materijala objavljenog u svakom dijelu vodiča, pa je preporučljivo prijeći na sljedeći stavak.

Zahtjevi za upravljanje kvalitetom laboratorija

Ovaj odlomak je posljednji u dokumentu koji se razmatra. Međutim, on je najinformativniji. Za početak, ovdje je potrebno navesti naziv laboratorija, kao u prvom dijelu, a zatim navesti podatke o upravljanju strukturom, naime, trebate opisati poziciju voditelja istraživačkog centra ili kvalitetu upravitelja i kome oni odgovaraju. Nakon toga, preporučljivo je okarakterizirati organizacijsku strukturu i upravljačko osoblje s pozicijama i povezanim profesionalnim odgovornostima. Osim toga, važno je zapamtitizamjenskih putova, odnosno zamjenika ravnatelja različitih odjela laboratorija. Zatim razgovarajte o:

• Odgovoran za zaposlenika sustava upravljanja kvalitetom. Potrebno je navesti ne samo njegov položaj, već i podatke odgovarajuće naredbe za zapošljavanje.
• Implementacija QMS-a i osnove njegovog funkcioniranja.
• Odgovornosti i ovlasti zaposlenika istraživačkog centra u području kvalitete, uključujući raspodjelu dužnosti, prava i odgovornosti između zaposlenika istraživačkog centra.
• Propisi o radu strukture.
• Right Research Center.
• Pravila o privatnosti, čak i od trećih strana.
• Odgovornost uprave za aktivnosti koje se organiziraju u laboratoriju.
• Skup regulatorne i tehničke dokumentacije, koja u svakom slučaju djeluje kao vlasništvo kupca. Dakle, nakon laboratorijskog rada ova dokumentacija ostaje u istraživačkom centru ili se vraća kupcu uz prethodni dogovor.
• Rezultati obavljenog posla i izdani papiri koji su vlasništvo naručitelja tek nakon što je rad plaćen.

Što još?

Pored gore navedenih stavki, u odjeljku "Zahtjevi" u vezi s laboratorijskim centrom, morate navesti sljedeće:

• Zaključivanje podugovora za provedbu mjerenja. Treba dodati da je svrha ovog postupka osigurati kvalitetne rezultate ispitivanja uu slučaju podugovaračkih struktura uključenih u njihovu provedbu. Na ovaj ili onaj način, istraživački laboratorij je u potpunosti odgovoran za posao koji obavlja podugovarateljska organizacija.
• Upravljanje radom koji se odnosi na testove koji ne ispunjavaju odobrene zahtjeve.

Nakon opisa svih dijelova priručnika na primjeru istraživačkog centra i detaljne analize svih zahtjeva za dokument danas, preporučljivo je izvući neke zaključke.

Glavna poanta je potreba da se dokumentira cjelokupni niz procesa koji se provode u području osiguranja i poboljšanja kvalitete proizvoda ili usluga koje se pružaju. Također je važno imati dokument koji regulira pitanja upravljanja dokumentima općenito kao dio dokumentiranih procesa.